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Bevor Sie mit dem Einrichten Ihrer Vorlagen und dem Versenden von Dokumenten beginnen, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um Ihre Profilinformationen zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Vor- und Nachname korrekt sind, fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und überprüfen Sie die Benachrichtigungen. Fügen Sie Ihr Profilbild hinzu - es wird in den PandaDoc-E-Mails angezeigt, wenn Sie ein Dokument an jemanden senden!

Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Tarife

Sie können die von Ihrem Konto ausgehenden PandaDoc-E-Mails personalisieren, indem Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen, die Farbe der Schaltflächen und des Schaltflächentextes anpassen und die Fußzeile der E-Mail individuell gestalten.

Warum sollte ich Vorlagen erstellen? - könnten Sie fragen. Das Erstellen und Versenden von Dokumenten wird viel einfacher, wenn Sie nicht bei Null anfangen müssen. Erstellen Sie mit PandaDoc wiederverwendbare Vorlagen, um Ihre Produktivität zu steigern und die Konsistenz aller Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Denken Sie an eine Standardvorlage für Text, Design und Branding, die als Ausgangspunkt für die Erstellung eines neuen Dokuments verwendet werden kann.

Sie können eine Vorlage von Grund auf neu erstellen, eine statische PDF-Datei hochladen oder beide Optionen kombinieren.

Alternativ können Sie auch eine der professionellen Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek auswählen.

Bei einer von Grund auf neu erstellten Vorlage haben Sie die volle Kontrolle über Formatierung und Design, aber die Erstellung dauert länger. Um den Vorgang zu beschleunigen, können Sie Ihre .docx-Datei in ein bearbeitbares PandaDoc konvertieren, was nur wenige Sekunden dauert.

Eine hochgeladene Vorlage kann nicht bearbeitet werden, aber Sie können ihr Text hinzufügen und Felder per Drag & Drop verschieben. Es ist ein schneller und einfacher Weg, wenn Sie eine PDF-Datei einlesen und von jemandem unterschreiben lassen wollen.

Sobald Sie eine Vorlage gestartet haben, müssen Sie als Nächstes Rollen für die Vorlage erstellen. Rollen sind Platzhalter für zukünftige Empfänger, z. B. Kunde, Entscheidungsträger, Buchhaltung oder Absender.

Weisen Sie einer Rolle in Ihrer Vorlage Felder zu, die dann als Platzhalter für Ihre zukünftigen Empfänger dienen. Wenn Sie ein Dokument aus dieser Vorlage erstellen, weisen Sie jeder Rolle in der Vorlage Empfänger zu. Alle vorab zugewiesenen Felder werden automatisch den vorgesehenen Empfängern zugewiesen.

Jede Rolle erzeugt 11 Rollenvariablen für dynamische Informationen über die Empfänger. Wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen, werden die Variablen auf der Grundlage der Informationen in den Kontakten automatisch ausgefüllt.

Wir haben gerade Variablen im Rollenkontext erwähnt, aber Sie können Variablen auch außerhalb dieses Kontexts verwenden! Denken Sie an die Informationen, die immer nur für ein bestimmtes Dokument gelten, und ersetzen Sie diese durch eine Variable.

Wenn Sie ein Dokument auf der Grundlage dieser Vorlage erstellen, müssen Sie die Variablen nur einmal ausfüllen, und die Daten werden in das gesamte Dokument eingefügt. So einfach ist das!

Teamwork macht den Traum wahr. Jetzt können mehrere Teammitglieder ein Dokument gleichzeitig bearbeiten. Avatare erscheinen im Dokument, um anzuzeigen, wer Änderungen vornimmt.

Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Tarife

In der Content-Bibliothek können Sie Informationen speichern, die Sie immer wieder verwenden werden, wie z. B. Empfehlungsschreiben oder Allgemeine Geschäftsbedingungen. Dies ist eine gute Möglichkeit, individuelle Dokumente mit einheitlichem Wortlaut zu versenden.

Melden Sie sich für unseren Kurs zum Selbststudium an, in dem Sie lernen, wie Sie Ihre Content-Bibliothek verwalten.

Gut, Sie haben Ihre Vorlage eingerichtet: Rollen, Inhalte und Felder hinzugefügt. Zeit für mehr Stil! Um Ihre Vorlage zu entwerfen, klicken Sie im rechten Bereich auf Design. Sie haben eine Reihe von Optionen zur Gestaltung von Text, Überschriften, Tabellen, Seitenhintergrund, Kopf- oder Fußzeile und können Ihre Themenfarbe wählen. Alle Änderungen werden auf die gesamte Vorlage angewendet.

Um einen Text zu gestalten, markieren Sie ihn und wenden Sie die Änderungen über die obere Symbolleiste an. Fügen Sie dann über Eigenschaften einen Hintergrund hinzu und passen Sie die Abstände und Ränder an.

Klicken Sie auf die Ellipsen oben rechts, um die Einstellungen für Ihre Vorlage zu ändern, z. B. automatische Erinnerungen, automatisches Auslaufen, Verlängerungen. Alle Dokumente, die mit dieser Vorlage erstellt werden, übernehmen die Einstellungen.

Klicken Sie auf Verwalten oder Rollen/Empfänger hinzufügen > schalten Sie das Kästchen für PDF an E-Mail anhängen auf der rechten Seite um.

Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung "Dokument wurde von allen Empfängern ausgefüllt" aktiviert ist (Sie können dies unter Einstellungen > Profilüberprüfen).

Sie können die meisten Einstellungen auf Arbeitsbereichsebene vornehmen, und alle neuen Vorlagen und Dokumente übernehmen diese Einstellungen. Sie können jederzeit die Einstellungen für bestimmte Vorlagen und Dokumente ändern, die dann die Einstellungen für den Arbeitsbereich überschreiben.

Aber wie sieht es mit Produkten und Preisen aus? In PandaDoc können Sie einen Produktkatalog erstellen, um die Angebotserstellung zu automatisieren. Sie können es entweder von Grund auf neu erstellen oder Produkte über CSV importieren:

Fügen Sie zunächst eine Preistabelle hinzu. Klicken Sie dann darauf, um den Bearbeitungsmodus aufzurufen. Und hier können Sie Artikel aus Ihrem Katalog hinzufügen, die Sie bereits eingerichtet oder importiert haben.

Mit der PandaDoc-Preistabelle haben Sie die Flexibilität, unbegrenzt viele Spalten für Gebühren, Einzelpostenrabatte und Steuern sowie zusätzliche Multiplikatoren hinzuzufügen:

Legen Sie optionale oder nach Anzahl bearbeitbare Artikel fest, fügen Sie Multiple-Choice-Abschnitte hinzu, damit Ihr Kunde die für ihn richtige Option auswählen kann:

Hier finden Sie weitere Tipps und Tricks, um die Preistabelle PandaDoc optimal zu nutzen.

Gut gemacht - Sie haben Ihre Vorlage erstellt! Jetzt können Sie ein Dokument erstellen und verschicken. Wählen Sie in Ihrer Vorlage die Option Diese Vorlage verwenden > weisen Sie die Empfänger den Rollen zu und klicken Sie auf Weiter:

Alternativ können Sie auch Neues > Dokument erstellen wählen und Ihre Vorlage aus der Liste auswählen:

Füllen Sie die nicht ausgefüllten Variablen aus - dies sind die benutzerdefinierten Variablen, die Sie in der Vorlage eingerichtet haben.

Überprüfen Sie das Dokument und senden Sie es ab! Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Versenden und Unterschreiben eines PandaDocs.