Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
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Eine Variable ist ein Briefvorlagenfeld, mit dem Sie Zeit sparen können, indem alle Informationen, die häufig in Ihren Dokumenten vorkommen, automatisch ausgefüllt werden. Es handelt sich um ein Textstück, das von eckigen Klammern umgeben ist, wie dieses hier:
Die Variable hat keinen gelben Hintergrund, wenn ein Empfänger das Dokument anschaut. Sie wird nur so im Editor angezeigt, damit Sie leicht zwischen Text und einer Variablen unterscheiden können.
Wichtige Informationen zu Variablen:
Sie können Variablen sowohl in Vorlagen als auch in Dokumenten hinzufügen
Die Variablen funktionieren in drei Preistabellenfeldern: Name, Beschreibung, Nur-Text-Spalte
Variablen funktionieren nur im Textkörper des Dokuments. Sie funktionieren nicht im Dokumentennamen, in gespeicherten Nachrichten oder im Betreff oder Textteil einer E-Mail.
So fügen Sie Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument Variablen hinzu
Wählen Sie einen Textblock, in dem Sie Ihre Variable platzieren möchten
Geben Sie eine öffnende eckige Klammer ein und wählen Sie entweder den Namen einer Variablen aus der Dropdown-Liste oder geben Sie Ihren eigenen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste
Alternativ, klicken Sie rechts auf Variablen, klicken Sie auf das Pluszeichen und geben Sie einen Variablennamen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Die Variable wird im Abschnitt Variablen angezeigt.
Klicken Sie dann auf das Symbol „Kopieren“, um den Variablennamen zu kopieren und fügen Sie ihn an der gewünschten Stelle in Ihrer Vorlage/Ihrem Dokument ein.
Um eine Variable mit aktuellen Informationen auszufüllen, klicken Sie auf eine Variable in einer Vorlage/einem Dokument oder öffnen Sie rechts unter Variablen die Variablenliste, und geben Sie einen Wert ein. Durch die verwendete Variable werden die Informationen in der gesamten Vorlage/im gesamten Dokument automatisch ausgefüllt.
Um eine Variable zu löschen, müssen Sie sie zunächst im Dokumententext löschen. Klicken Sie dann auf Variablen im rechten Bereich und anschließend auf das Dropdown-Menü „Nicht verwendet“ und suchen Sie die Variable in der Liste. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Variable und klicken Sie auf das Entfernungssymbol, um die Variable aus Ihrer Variablenliste zu löschen.
Wie man Variablen in Titeln verwendet
Warnung:
Formulare und Massenversandfunktionen unterstützen keine Variablen in Titeln.
Hinweis:
Wir empfehlen, Variablen zu Vorlagentiteln hinzuzufügen, damit sie bei jedem Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage automatisch ausgefüllt werden.
Das Hinzufügen von Variablen in einen Vorlagentitel ist einfach:
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
Beginnen Sie mit der Eingabe von eckigen Klammern („[“)
Wählen Sie eine der Variablen aus dem Dropdown-Menü aus und sie wird in den Titel eingefügt.
Alternativ können Sie auch eine Variable aus der Registerkarte „Variablen“ kopieren und in den Vorlagentitel einfügen oder eine neue benutzerdefinierte Variable direkt im Titel erstellen
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen von benutzerdefinierten Variablen beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage nicht funktioniert. Variablen werden anstelle einer Variablen als einfacher Textwert an den Dokumenttitel übergeben.
Verwenden von CRM-Variablen in Titeln
Wenn Sie ein Dokument erstellen, wird der Titel der Vorlage standardmäßig durch den Namen des Deals oder der Opportunity ersetzt. Wenn Sie jedoch CRM-Variablen in den Titel der Vorlage aufnehmen, die Sie für die Erstellung von Dokumenten aus Ihren Deals/Opportunities verwenden, basiert der Name des Dokuments auf dem Namen der Vorlage, und die Variablen in den Titeln werden automatisch mit den entsprechenden Feldwerten gefüllt.
Kopieren Sie eine CRM-Variable, die Sie in den Vorlagentitel einfügen möchten
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Ihrer CRM verwenden, und fügen Sie die kopierte Variable in den Titel der Vorlage ein
Erstellen Sie ein Dokument aus dieser Vorlage über Ihre CRM und die Variable wird automatisch mit dem Wert des Feldes ausgefüllt
Arten von Variablen
Es gibt 4 Arten von Variablen:
Rollenvariablen
Hinweis:
Rollenvariablen können nur auf Vorlagenebene eingerichtet werden.
Diese Variablen fügen automatisch Informationen über Ihren Empfänger ein, wenn ihm eine Rolle zugewiesen ist. Sie können den Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das Unternehmen Ihres Empfängers eingeben, sofern diese Informationen in Ihren PandaDoc -Kontakten vorhanden sind. Wenn der Empfänger nicht in Ihren PandaDoc -Kontakten vorhanden ist, können Sie ihn beim Erstellen des Dokuments hinzufügen.
Erstellen Sie eine Vorlagenrolle (dazu müssen Sie sich in einer Vorlage befinden)
PandaDoc erzeugt automatisch die Standard-Rollenvariablen: Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Telefon, Titel und Adresse
Klicken Sie im rechten Bereich auf „Variablen“ und suchen Sie dann die Standardrollenvariablen anhand des Rollennamens am Anfang, z. B. Client.FirstName
Kopieren Sie eine Variable und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle in die Vorlage ein
Klicken Sie dann auf „Diese Vorlage verwenden“ und erstellen Sie ein Dokument aus dieser Vorlage, weisen Sie den Empfängern Rollen zu und klicken Sie auf „Weiter“. Die Rollenvariablen wurden bei der Erstellung des Dokuments ausgefüllt.
Systemvariablen
Diese Variablen sind bereits von PandaDocvordefiniert. Sie füllen automatisch Informationen über Ihr Dokument aus, die für das jeweilige Dokument und seinen Inhalt spezifisch sind (z. B. Erstellungsdatum des Dokuments, Versanddatum des Dokuments, Referenznummer, Wert des Dokuments, usw.).
Hinweis:
Die Variablen [Document.ExpirationDate] und [Document.SentDate] werden ausgefüllt, sobald Sie Ihr Dokument versenden. Das Datumsformat der Variablen hängt vom Standard-Datumsformat und der Einstellung der Lokalisierung der Empfängeransicht ab, die Sie in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt haben.
Preistabellenvariablen
Mit Preistabellenvariablen können Sie Daten aus der Fußzeile der Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Formular problemlos wiederverwenden. Jede Zeile, die Sie der Fußzeile Ihrer Preistabelle hinzufügen, wird als Variable angezeigt, solange sie einen Wert hat.
Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, klicken Sie zunächst auf eine Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular. Klicken Sie dann auf „Eigenschaften“ im schwebenden Bedienfeld und wählen Sie Variablen auf der rechten Seite aus. Klicken Sie abschließend auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.
Sie finden die Preistabellenvariablen auch auf der Registerkarte „Variablen“ auf der rechten Seite.
Hinweis:
Wenn Sie eine Preistabelle umbenennen, werden die Variablen diese Änderung automatisch berücksichtigen.
Benutzerdefinierte Variablen
Diese Variablen dienen als Platzhalter für alle Informationen, die Sie beim Erstellen eines Dokuments manuell eingeben müssen. Sie können sie beliebig benennen, und sie sind nützlich, wenn die Informationen nicht in Ihren Kontakten vorhanden sind.
Um eine benutzerdefinierte Variable hinzuzufügen, öffnen Sie die eckige öffnende Klammer, geben Sie den Namen Ihrer Variablen ein und klicken Sie auf „Enter“.
So bearbeiten Sie den Namen einer benutzerdefinierten Variablen:
Gehen Sie auf die Registerkarte „Variablen“
Finden Sie Ihre benutzerdefinierte Variable
Wählen Sie das Menü mit den drei Ellipsen neben dem Variablennamen > „Umbenennen“
Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie „Speichern“