Verfügbar sind: die Pläne Essentials, Business und Enterprise
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Eine Vorlage ist eine Masterkopie Ihrer Dokument. Nehmen wir an, Sie haben einen allgemeinen Kostenvoranschlag, den Sie an die meisten Ihrer Kunden senden. Sie müssen also nur ein paar Dinge in dem Dokument ändern, aber der Rest der Informationen bleibt gleich. In diesem Fall können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden.
Springen zu:
Greifen Sie auf Ihre Vorlagen zu, indem Sie in der App Dokumente die Option Vorlagen wählen.
Erstellen bearbeitbarer Vorlagen
Gehen Sie in der App Dokumenten auf die Registerkarte Vorlagen und wählen Sie oben links +Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen. Sie haben mehrere Möglichkeiten:
Mit +Blank können Sie von Grund auf eine Vorlage mit dem PandaDoc Editor erstellen.
Wählen Sie eine Vorlage aus unserer Vorlagen-Galerie. Schauen Sie sich das an, sie sehen fantastisch aus!
Sie können die ersten beiden Optionen später im Dokument mischen und anpassen.
Alternativ können Sie auch eine .docx-Datei in ein bearbeitbares PandaDoc konvertieren.
Hochgeladene Vorlagen erstellen
Klicken Sie auf Dateien auswählen oder ziehen Sie Ihre Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
Unterstützte Dateiformate für den Upload sind: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpeg, .jpg, .png.
Beim Hochladen Ihres Dokuments kann es zu einem Fehler kommen, wenn eines der folgenden Kriterien erfüllt ist:
Der Passwortschutz ist aktiviert
Es enthält Formularfelder, eingebettete Schriftarten oder Kommentare
Es überschreitet 50 MB oder hat mehr als 500 Seiten
Es handelt sich um eine .doc-, .xls- oder .ppt-Datei aus Microsoft Office 95 oder älter
Es handelt sich um eine PDF-Datei, die aus mehreren Ebenen besteht (lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Ihre PDF-Datei reduzieren können)
Erfahren Sie hier mehr über häufige Upload-Probleme.
Tipp:
Wenn Sie den Inhalt einer hochgeladenen PDF-Datei ändern müssen, können Sie einen Textblock über den zu bearbeitenden Text legen, den ursprünglichen Inhalt mit einer Hintergrundfarbe ausblenden und den gewünschten Text darüber schreiben.
Wenn Sie hochgeladene Inhalte ersetzen möchten, ohne die Blöcke und Felder zu verändern, können Sie die Funktion für das Ersetzen einer Quelldatei verwenden.
Vorlagen bündeln
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente auf Vorlage-Ebene bündeln können.
Beginnen Sie mit der Erstellung einer einzigen Vorlage und fügen Sie dieser dann Dokumente hinzu. Verwenden Sie mehrere Vorlagen, die Sie bereits haben, fügen Sie Vorlagen aus unserer Vorlagen-Galerie hinzu oder laden Sie Dateien hoch.
Laden Sie mehrere Dokumente hoch, um ein Bündel zu erstellen, das Sie selbst bearbeiten können. Wählen Sie dazu in der Liste Vorlage die Option Erstellen . Wählen Sie dann entweder Datei hochladen, um Dateien von Ihrem Desktop auszuwählen, oder ziehen Sie einfach mehrere Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
Wählen Sie mehrere Vorlagen aus, um ein Bündel zu erstellen. Wählen Sie dazu zunächst Erstellen aus Ihrer Vorlagen-/Dokumentenliste. Wählen Sie dann die Vorlagen aus, die Sie einbinden möchten, und wählen Sie dann Artikel hinzufügen. Alternativ können Sie auch die Vorlagen/Dokumente, die Sie bündeln möchten, in der Vorlagen-/Dokumentenliste auswählen und dann oben auf der Seite auf Bündeln klicken.
Erfahren Sie hier mehr.
Vorlagenrollen und Rollenvariablen
Nun gut, Sie haben Ihre Vorlage gestartet. Als allererstes müssen Sie Ihre Rollen hinzufügen. Rollen sind Platzhalter für zukünftige Empfänger, wie Kunde, Buchhaltung, Unterzeichner usw.
Jede Rolle erzeugt Rollenvariablen. Variablen werden als Platzhalter für dynamische Informationen über Ihre Empfänger verwendet, die sich von Dokument zu Dokument ändern werden, z. B. Name, Adresse, Firmenname.
Fügen Sie Inhalte in Form von Inhaltsblöcken und Feldern hinzu, in denen die Empfänger Informationen eingeben können. Weisen Sie die Felder den Rollen der Vorlage zu.
Wie Sie Dokumente erstellen
Jetzt, wo Sie Ihre Vorlage eingerichtet haben, können Sie ein Dokument erstellen. Sie können ein Dokument starten von:
Innerhalb der Vorlage, indem Sie oben rechts auf Diese Vorlage verwenden klicken
Aus der Dokumentenliste durch Auswahl von +Dokument und Auswahl Ihrer Vorlagenliste
Aus der Vorlagenliste, indem Sie mit dem Mauszeiger auf Vorlage fahren und dann Dokument erstellen wählen
Weisen Sie dann den Rollen der Vorlage die tatsächlichen Empfänger zu und klicken Sie auf Weiter. Und das war's!
Ihre Variablen wurden mit den Empfängerdaten ausgefüllt, und die Felder wurden den Empfängern automatisch zugewiesen. So einfach ist das! Richten Sie einmal eine Vorlage ein und sparen Sie Zeit, indem Sie mit ein paar Klicks professionell aussehende Dokumente erstellen!