Verfügbarkeit: Enterprise Plan
Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Mit unserer Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Inhalten können Sie Vorlagen und Content-Bibliothekselemente ganz einfach über Ihre Arbeitsbereiche hinweg gemeinsam nutzen. Sie können einzelne Dateien und/oder ganze Ordner mit Vorlagen und Content-Bibliothekselementen freigeben.
Anmerkung:
Alle freigegebenen Inhalte sind nur als Nur-Lesen-Lizenz verfügbar. Geteilte Inhalte können zwar zum Erstellen und Versenden neuer Dokumente verwendet, aber nicht bearbeitet werden.
Weiter zu:
Freigabe einzelner Inhalte über Arbeitsbereiche hinweg
Anmerkung:
Nur ein Arbeitsbereichs-Admin kann Inhalte für Arbeitsbereiche freigeben.
Um eine Vorlage oder Content-Bibliothekselemente freizugeben, gehen Sie zunächst zu Ihrer Vorlagen/Content-Bibliotheksliste.
Bewegen Sie den Mauszeiger ganz nach rechts über den Inhalt, den Sie freigeben möchten, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Arbeitsbereich freigeben.
Unter der Überschrift Verfügbare Arbeitsbereiche sehen Sie, welche Arbeitsbereiche für zum Teilen zur Verfügung stehen. Wählen Sie den/die Arbeitsbereich(e), in dem/denen Sie den Inhalt freigeben möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie einen Genehmigungs-/Arbeitsablauf für Ihre Vorlagen verwenden, behalten Ihre gemeinsamen Vorlagen diese Genehmigungseinstellungen bei, und alle Dokumente, die aus diesen Vorlagen erstellt werden, übernehmen diese Einstellungen. Daher muss jedes genehmigende Teammitglied ein Mitglied des Arbeitsbereichs der freigegebenen Vorlage sein, um auf ein Dokument zugreifen und es genehmigen zu können. Falls die benannte Person kein Teammitglied ist, wird sie die folgende Meldung sehen, wenn sie versucht, das Dokument über die E-Mail-Benachrichtigung zu öffnen:
Geteilte Inhalte überprüfen
Um zu prüfen, in welchem Arbeitsbereich ein Element freigegeben ist, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und dann im Dropdown-Menü auf Für den Arbeitsbereich freigeben. Wenn Sie markierte Arbeitsbereiche sehen, bedeutet dies, dass das Element dort bereits freigegeben ist. Um die Freigabe Ihrer Inhalte mit einem Arbeitsbereich zu beenden, deaktivieren Sie ihn einfach unter Verfügbare Arbeitsbereiche.
Freigabe von Inhaltsordnern
Sie können auch ganze Ordner mit Inhalten freigeben.
Bewegen Sie den Mauszeiger ganz nach rechts über den Ordner, den Sie freigeben möchten, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Für den Arbeitsbereich freigeben.
Als Nächstes können Sie unter Verfügbare Arbeitsbereiche herausfinden, welche Arbeitsbereiche zum Teilen zur Verfügung stehen, und den/die Arbeitsbereich(e) auswählen, für die Sie Inhalte freigeben möchten. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
Zugriff auf freigegebene Inhalte
In den Abschnitten Vorlage und Content-Bibliothek sehen Sie einen Ordner mit dem Namen Für mich freigegeben. Dieser Ordner enthält Elemente, die für diesen Arbeitsbereich freigegeben sind.
Verwendung von geteilten Vorlagen und Content-Bibliothekelementen
Geteilte Vorlage
Beginnen Sie mit dem Zugriff auf den Ordner Für mich freigegeben (siehe oben). Erstellen Sie dann ein Dokument, das diese geteilte Vorlage auf eine der folgenden drei Arten verwendet:
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Element in der Vorlagenliste und klicken Sie dann auf Dokument erstellen.
Klicken Sie auf die Vorlage und dann auf Dokument erstellen oben auf der Seite.
Klicken Sie auf Neues Dokument > Geteilte Vorlagen > Erstellen Sie ein neues Dokument mit einer freigegebenen Vorlage.
Hinweis:
Freigegebene Vorlagen können nicht bearbeitet oder geändert werden. Um eine geteilte Vorlage zu bearbeiten, nehmen Sie Änderungen in dem ursprünglichen Arbeitsbereich vor, von dem aus sie freigegeben wurde. Die geteilte Vorlage wird automatisch aktualisiert.
Geteilte Content-Bibliothek
Sie können geteilte Content-Bibliothekselemente verwenden und sie zu Dokumenten und Vorlagen genauso hinzufügen wie reguläre Content-Bibliothekselemente.
Anmerkung:
Geteilte Content-Bibliothekselemente können nicht bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie ein freigegebenes Element aus Ihrer Content-Bibliothek bearbeiten möchten, nehmen Sie die Änderungen in dem ursprünglichen Arbeitsbereich vor, von dem aus es freigegeben wurde, und geben das Element dann erneut frei.