Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Sie können einen automatisierten internen Workflow einrichten, um Dokumente an bestimmte Genehmiger zu senden, bevor Sie sie an Ihre Empfänger senden.
Verfügbarkeit: Business und Enterprise.
Springen zu:
Videoübersicht:
Anmerkung:
Kontoinhaber, Administratoren oder Manager innerhalb eines Arbeitsbereichs können den Workflow verwalten und als Dokumentgenehmiger fungieren (sofern als Genehmiger ausgewählt).
So verwenden Sie den genehmigten Workflow
Die Funktion Genehmigungsworkflow wird auf Vorlagenebene aktiviert und verwaltet.
Öffnen Sie eine Vorlage, klicken Sie auf das Kontextmenü Workflow einrichten. Verwenden Sie die Umschalttaste, um die Genehmigungsoption für diese Vorlage zu aktivieren:
Um einen Genehmiger hinzuzufügen, geben Sie einfach seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse im Popup-Fenster ein.
Um eine Gruppe von Genehmigern hinzuzufügen, klicken Sie auf „+Genehmigergruppe hinzufügen“, vergeben Sie einen Namen und fügen Sie Ihre Genehmiger hinzu.
Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie fertig sind.
Anmerkung:
Ein Mitglied einer Genehmigergruppe genehmigt das Dokument im Namen der Gruppe.
Sie können einen Genehmigungsauftrag einrichten und denselben Genehmiger mehrmals hinzufügen, wenn Sie ihn benötigen, um das Dokument in mehreren Phasen zu prüfen.
Anmerkung:
Sie können dieselbe Genehmigergruppe nicht für andere Vorlagen wiederverwenden, Sie müssen sie neu erstellen.
Workflow und Genehmiger bearbeiten oder löschen
Um Ihre Workflow-Einrichtung zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu löschen, rufen Sie Ihre Vorlage auf und klicken Sie dann auf das Kontextmenü Workflow einrichten.
Klicken Sie auf „Genehmigungseinstellungen“, um Ihre Genehmiger zu verwalten und klicken Sie auf das Icon zum Löschen, um einen einzelnen Genehmiger oder eine ganze Gruppe zu löschen:
Verwenden Sie den Schalter, um die Genehmigung für Ihre Vorlage zu deaktivieren:
Anmerkung:
Sie können Genehmigungen für ein Dokument nicht ein- oder ausschalten.
Was passiert, wenn ein Genehmiger aus einem Arbeitsbereich gelöscht wird?
Der Genehmiger sollte aus dem Workflow entfernt werden, bevor er aus dem Arbeitsbereich entfernt wird. Wenn nicht, bleibt der Genehmiger im Genehmigungsworkflow und Dokumente bleiben im Genehmigungsprozess hängen. Senden Sie eine E-Mail an [email protected], wenn Ihr Dokument hängen bleibt.
Senden von Dokumenten zur Genehmigung
Sobald ein Dokument erstellt wurde, sendet der Dokumentersteller es zur Genehmigung, bevor es an den Empfänger gesendet wird:
Der Dokumentstatus ändert sich in „Zu genehmigen“ und der Genehmiger erhält die Benachrichtigungs-E-Mail. Sie können das Dokument öffnen und haben folgende Optionen: Genehmigen oder Ablehnen.
Sie können auch einen begleitenden Kommentar für den Dokumentersteller bereitstellen
Sobald der Genehmiger das Dokument ablehnt oder genehmigt, erhält der Dokumentersteller eine E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Kommentar (falls zutreffend).
Der Dokumentstatus lautet dann „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“. Im Status „Genehmigt“ kann das Dokument gesendet werden.
Anmerkung:
Entweder der Genehmiger oder der Dokumentautor kann das Dokument senden, sobald es genehmigt wurde.
Bei Ablehnung muss das Dokument bearbeitet und erneut zur Genehmigung gesendet werden.
Die neueste Aktivität in der Dokumentinfo zeigt Genehmigungsereignisse.
Bedingte Genehmigungen
Verfügbarkeit: Enterprise-Plan
Mit unserer Funktion für Genehmigungen können Sie Ihren Workflow für die Genehmigung von Dokumenten automatisieren. Genehmiger erhalten nur dann ein Dokument, wenn die in der Vorlage festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, wechselt das Dokument automatisch in den genehmigten Status.
Sie können eine Bedingung festlegen für:
Dokumentenwert
Werbebuchungsrabatt
Gesamtrabatt
Werbebuchungsrabatt gesamt
So richten Sie bedingte Genehmigungen ein
Um Bedingungen für Ihren Genehmigungsworkflow einzurichten, öffnen Sie zunächst Ihre Vorlage und führen Sie dann diese Schritte aus:
Wählen Sie oben auf der Seite das Menü mit den vertikalen Ellipsen und dann im Dropdownmenü die Option Workflow
Aktivieren Sie auf der Kachel Genehmigt den Schalter, um auf die Genehmigungseinstellungen zuzugreifen.
Fügen Sie einzelne Genehmiger oder eine Genehmigergruppe hinzu
Klicken Sie auf die Schaltfläche +Bedingung hinzufügen und fügen Sie dann eine oder mehrere Bedingungen hinzu
Klicken Sie auf Speichern
Tipp:
Sie können unterschiedliche Bedingungen für einzelne Genehmiger separat einrichten oder bestimmte Genehmiger ohne Bedingungen belassen, wenn sie jedes Dokument genehmigen müssen.
Tipp:
Legen Sie einen Genehmigungsauftrag fest, wenn das Dokument jeweils nur an einen Genehmiger gesendet werden soll.
Anmerkung:
Da die Währung der bedingten Genehmigung von der Währung des Dokumentwerts gesteuert wird, wird die Währung der bedingten Genehmigung mit dieser synchronisiert, wenn Sie die Währung des Dokumentwerts ändern.
Genehmigungen verfolgen
Audit Trail und die Kachel mit den neuesten Aktivitätenverfolgen jeweils den Genehmigungsstatus eines Dokuments, beispielsweise wenn eine Genehmigung automatisch umgangen wird oder ein Dokument genehmigt wurde.
