Verfügbarkeit: Business* und Enterprise

* Business-Benutzer können unbegrenzt viele Räume erstellen, aber maximal drei veröffentlichen.

Anmerkung:

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Early-Access-Phase. Bitte wenden Sie sich an Ihren Account Manager oder Customer Success Manager, um sich über die Nutzung zu erkundigen.

Mit Räumen können Sie einen sicheren Raum für die Zusammenarbeit schaffen - einen zentralen Knotenpunkt für die Organisation von Ressourcen, den Austausch von Dokumenten und die Zusammenarbeit und Verhandlung mit Käufern.

Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:

Sie können eine Raumvorlage erstellen, die Sie wiederholt verwenden können.

Um zu beginnen, wählen Sie Räume auf der rechten Seite und dann Vorlagen > +Vorlage oben links.

Um den Vorlagennamen des Raums zu ändern, ersetzen Sie "Neuer Raum" auf der linken Seite durch den Namen des Raums, den Sie verwenden möchten.

Jeder Raum besteht aus einer Wohnung und zwei Nebenräumen:

Sie können die Namen der Erweiterungen und ihre Reihenfolge jederzeit ändern.

Sie können eine der Standardaktionen in einer Vorlage verwenden oder mit +Aufgabe eine neue hinzufügen. Erfahren Sie hier mehr über Aufgaben.

Wählen Sie Dokumente und Dateien und fügen Sie Dateien, PandaDoc Vorlagen, oder Links hinzu, die Sie in eine Raumvorlage einfügen möchten.

Um Inhalte aus der Raumvorlage zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über ein Element und wählen Sie die vertikale Ellipse (drei Punkte) ganz rechts aus, dann wählen Sie Aus Vorlage entfernen.

Jeder Benutzer in Ihrem Konto kann Räume erstellen. Jedes KoJedes Kontoteammitglied kann auch bestehende Räume einsehen, die von anderen Benutzern erstellt wurden, aber sie können keine Dokumente einsehen, es sei denn, sie sind ein Dokumententeilnehmer.

Wählen Sie Räume in der linken Navigationsleiste, +Raum oben links, dann eine Ihrer Raumvorlagen oder +Leer, um einen Raum von Grund auf neu zu erstellen.

Wählen Sie alternativ Vorlagen, klicken Sie auf die von Ihnen erstellte Vorlage und wählen Sie dann Diese Vorlage verwenden, um einen Raum zu erstellen.

Sobald Sie einen Raum erstellt haben, erscheint ein neuer Dokumentenordner in Ihrer Dokumentenliste. Alle Dokumente, die Sie in den Raum hochladen, werden automatisch in diesen Ordner verschoben.

Um den Namen eines Raums zu ändern, wählen Sie "Neuer Raum" in der oberen linken Ecke, fügen Sie den gewünschten Namen hinzu und wählen Sie "Enter".

Sie können dem Raum eine persönlichere Note verleihen, indem Sie ein Logobild hochladen und eine kurze Beschreibung hinzufügen, die in dem Raum angezeigt wird.

Sie können einen Raum ganz einfach in eine Raumvorlage für die spätere Verwendung umwandeln. Öffnen Sie einfach einen veröffentlichten oder unveröffentlichten Raum, klicken Sie auf die vertikale Ellipse (drei Punkte) oben rechts und wählen Sie im Dropdown-Menü In Vorlage konvertieren.

Benutzer mit einer Teammitglieds- oder benutzerdefinierten Rolle, die keine Berechtigung zum Erstellen von Raumvorlagen haben, können einen Raum nicht in eine Vorlage umwandeln.

Nachdem Sie In Vorlage konvertieren gewählt haben, werden Sie zu der neu erstellten Vorlage weitergeleitet, die denselben Namen wie der ursprüngliche Raum trägt.

Dokumente innerhalb eines Raums, die von Grund auf neu erstellt wurden, werden automatisch in Vorlagen umgewandelt.

Nachdem Sie alle erforderlichen Inhalte hinzugefügt haben, wählen Sie oben rechts Veröffentlichen, um den Raum für alle Mitglieder freizugeben.

Sobald Sie die Aktion mit Veröffentlichen bestätigen, erhalten alle Raummitglieder eine E-Mail mit einem Link zu dem Raum. Der Status des Raums wird auf "Veröffentlicht" geändert und alle PandaDoc-Dokumente im Entwurfsstatus, deren Zugriffsstufe auf "Nur Unterzeichner" oder "Alle im Raum" eingestellt ist, werden automatisch an die jeweiligen Empfänger gesendet.

Bevor Sie den Raum über einen Link freigeben, stellen Sie sicher, dass der richtige Inhalt als 'für alle Raummitglieder sichtbar markiert ist'.

Sobald Sie Ihren Raum veröffentlicht haben, können Sie den Link dazu mit Raummitgliedern über Ihre bevorzugte Messenger-App oder per SMS teilen.

Um den Link zum Raum zu erhalten, klicken Sie oben rechts auf Link kopieren oder unten links auf Mitglieder > Link kopieren.

Wenn Benutzer den Raum über den freigegebenen Link öffnen, gelangen sie in den Vorschaumodus. Dieser Modus ermöglicht es ihnen, Inhalte zu sehen, die als 'für alle Raummitglieder sichtbar' gekennzeichnet sind. Um ein Dokument zu signieren oder auf eingeschränkte Inhalte zuzugreifen, müssen die Benutzer Anmelden wählen und ihren Zugang per E-Mail bestätigen.

Um einen Raum nicht mehr mit Raummitgliedern zu teilen, öffnen Sie einen veröffentlichten Raum und wählen Sie oben rechts die Option Nicht veröffentlichen. Sobald Sie die Veröffentlichung des Raums aufheben, können die Mitglieder des Raums nicht mehr auf ihn zugreifen.

Ein gelöschter Raum kann nicht wiederhergestellt werden.

Bewegen Sie den Mauszeiger ganz nach rechts über einen Raum und wählen Sie dann die vertikale Ellipse (drei Punkte) > Löschen.

Um mehrere Räume zu löschen, markieren Sie den Bereich links von ihrem Namen und wählen dann oben rechts Löschen.

Als Raumcreator (Eigentümer) erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Aktivitäten im Raum. Zu diesen Benachrichtigungen gehören die folgenden:

Sie können Raumbenachrichtigungen jederzeit verwalten, indem Sie in der linken Navigationsleiste "Räume" und dann das Zahnradsymbol unten links auswählen. Deaktivieren/aktivieren Sie dann die Benachrichtigungen, die Sie deaktivieren/aktivieren möchten, und wählen Sie schließlich Speichern.

Sie können Aufgaben und Inhalte zu Ihrem Raum hinzufügen und bearbeiten, nachdem Sie ihn veröffentlicht haben.

Die Startseite ist das, was Raummitglieder zuerst sehen, wenn sie eine Einladung zum Beitritt öffnen. Um die Startseite Ihres Raums anzupassen, navigieren Sie zunächst zu "Home" auf der linken Seite. Wählen Sie dann Seite bearbeiten und verwenden Sie Inhaltsblöcke wie Text, Bild, Video und Tabelle, um die Seite zu gestalten. Sie können auch eine Willkommensnachricht einfügen, Anweisungen hinzufügen und sogar ein Video oder Bild einbetten. Gestalten Sie Ihren Raum so, dass er für alle Mitglieder einladend und informativ ist.

Wenn die Startseite Ihres Raums leer ist und keine Blöcke enthält, ist die Registerkarte nicht sichtbar.

Eine Aktion Abonement ermöglicht es Ihnen, Ihre Stakeholder von einem einzigen Ort aus durch komplexe Geschäfte zu führen, die Dokument Vorbereitung, Due Diligence und Zeitplanmanagement umfassen können.

Wenn in dem Raum keine Aufgaben erstellt wurden, ist die Registerkarte Aktionsplan für die Mitglieder nicht sichtbar.
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Um eine Aufgabe zu erstellen, wählen Sie +Aufgabe und beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld "Aufgabenname".

Bewegen Sie dann den Mauszeiger über die Aufgabe und wählen Sie Details zum Zuweisen, Fälligkeitsdatum festlegen und Dateien an die Aufgabe anhängen.

Eine Aufgabe kann zugewiesen werden:

Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe:

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe, wählen Sie Details, bearbeiten Sie die Aufgabe und schließen Sie dann das Fenster Details.

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe und wählen Sie Löschen.

Wählen Sie Dokumente und Dateien und dann Element hinzufügen/+ Ordner hinzufügen > aus dem Dropdown-Menü.

Benennen Sie den neuen Ordner und wählen Sie Speichern.

Klicken Sie auf Element hinzufügen/ +Hinzufügen und wählen Sie Dokument erstellen aus dem Dropdown-Menü, um ein neues Dokument hinzuzufügen. Alternativ können Sie auch ein Dokument aus einer bestehenden Vorlage erstellen. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt oder die Option Leeres Dokument gewählt haben, um ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen, benennen Sie das Dokument um, weisen Sie die Empfänger zu und wählen Sie Weiter.

Die Empfänger der Dokumente werden automatisch als Raummitglieder hinzugefügt, erhalten jedoch nur dann Zugang zum Raum, wenn dieser den Status "Veröffentlicht" hat.

Sie können einige Ihrer zuvor erstellten Dokumente auswählen, indem Sie auf Artikel hinzufügen oder > Dokument hinzufügen klicken.

Um ein vorhandenes Dokument zu suchen, verwenden Sie die Suchleiste, um die gewünschte Datei zu finden, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Element hinzufügen, um sie einzubinden.

Wenn Sie den Raum veröffentlichen, sehen die Teilnehmer das Dokument nur im Status "Gesendet".

Sie können ein Entwurfsdokument ganz einfach versenden, indem Sie mit dem Mauszeiger über das Dokument im Raum fahren und Senden wählen.

Sobald Sie Ihre Dokumente hinzugefügt haben, haben diese standardmäßig die Zugriffsstufe "Unterzeichner", d.h. wenn Sie Mitglieder einladen und den Raum veröffentlichen, können nur Dokumentunterzeichner diese einsehen.

Sie können jede beliebige Datei in Ihren Raum hochladen, wobei die maximale Dateigröße auf 2 GB begrenzt ist.

Um eine Datei in einen Raum hochzuladen, wählen Sie Hinzufügen > Datei hochladen.

Wenn Sie einen öffentlichen Link zu einem Raum hinzufügen, können Sie verschiedene Arten von Inhalten wie Videos, Kalender, Marketingpräsentationen und vieles mehr teilen. So können die Mitglieder in Ihrem gemeinsamen Raum ganz einfach auf Ihre Inhalte zugreifen und mit ihnen interagieren.

Sie können einem Dokument eine beliebige Verknüpfung hinzufügen, indem Sie Artikel hinzufügen oder +Hinzufügen > Link wählen.

Ein Benutzer kann einen Link öffnen und damit interagieren, ohne den Raum zu verlassen.

Mit den Zugriffsstufen in Räumen können Sie die Sichtbarkeit von Ordnern, Dokumenten und anderen Inhalten für jedes eingeladene Teammitglied steuern.

Die Ordnerzugriffsstufen steuern, wer Zugriff auf bestimmte Ordner und Unterordner innerhalb eines Raums hat.

Sie können zwischen drei Zugangsstufen wählen:

Für PandaDoc-Dokumente können Sie zwischen Zugriffsstufen wie "Unterzeichner", "Alle Mitglieder" und "Interne Mitglieder" wählen.

Für andere Inhaltstypen, wie z.B. hochgeladene Dateien und Links, sind die Zugriffsstufen "Alle Raummitglieder" und "Keiner" verfügbar.

Wählen Sie in einem unveröffentlichten Raum +Einladen oben rechts oder Mitglieder unten links und geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Teammitglieds in das Feld "Mitglieder" ein.

Wählen Sie in einem veröffentlichten Raum +Einladen oben rechts oder Mitglieder unten links, geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Teammitglieds in das Feld "Mitglieder" ein und wählen Sie dann das Teammitglied aus dem Dropdown-Menü. Für einen neuen Kontakt wählen Sie Teammitglied aus dem Dropdown-Menü, geben eine Nachricht für die E-Mail-Einladung ein und wählen dann Veröffentlichen.

Wenn Sie eine Einladung erneut senden müssen, wählen Sie unten links Mitglieder, dann Teammitglied und schließlich die Option Einladung erneut senden.

Navigieren Sie zu Mitglieder in der linken unteren Ecke, wählen Sie den Namen des Teammitglieds, das Sie entfernen möchten, und wählen Sie dann Teammitglied löschen.

Wenn Sie ein Teammitglied löschen, wird es nicht automatisch als Empfänger von Dokumenten, die in einem Raum gespeichert sind, entfernt.

Um die Berechtigungseinstellungen eines Teammitgliedsanzupassen, wählen Sie unten links Mitglieder und dann den Namen des Teammitglieds. Unter "Teammitglied-Einstellungen," finden Sie zwei Berechtigungen: "Kann Mitglieder einladen" und "Kann Inhalte hinzufügen".

Sobald Ihr Dokumententeilnehmer die Einladung zum ersten Mal öffnet, um dem Raum beizutreten, erhält der Creator des Raums (Eigentümer) eine E-Mail-Benachrichtigung.

Der Teilnehmer wird zur Startseite des Raums geschickt, sobald er Raum beitreten ausgewählt hat.

Wenn der Teilnehmer Unterzeichner eines Dokuments ist, wird oben auf der Seite Jetzt unterschreiben angezeigt. Sobald sie Dokumente unterschreiben auswählen, werden sie aufgefordert, jedes Dokument einzeln anzusehen und auszufüllen.

Jedes Dokument kann unabhängig voneinander signiert werden, so dass der Alles-oder-Nichts-Ansatz, der normalerweise mit Bündeln verbunden ist, entfällt.

Sie können Informationen zu einem Dokument ansehen, ohne das Dokument zu öffnen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Namen eines Dokuments und wählen Sie Dokumentinfo, um die Analysen und die letzten Aktivitäten anzuzeigen.

Ein Audit Trail ist eine Aufzeichnung aller in einem Raum durchgeführten Aktionen, einschließlich der Angabe, wer eine Aktion durchgeführt hat, wann sie durchgeführt wurde und was die Aktion war. Diese Informationen können verwendet werden, um Benutzeraktivitäten zu verfolgen, Probleme zu beheben und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

Um den Audit Trail für einen Raum anzuzeigen, wählen Sie die Registerkarte Audit Trail in der Seitenleiste des Raums. Auf Audit Trail werden alle im Raum durchgeführten Aktionen in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren PandaDoc-Arbeitsbereich mit Ihrem HubSpot-Konto verbinden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Sie können einen Raum von HubSpot aus erstellen. Öffnen Sie ein Geschäft, ein Unternehmen oder einen Kontakt und suchen Sie dann den Abschnitt PandaDoc-Räume auf der rechten Seite. Wählen Sie in diesem Bereich Raum erstellen.

Sie können einen Raum auch über den rechten Schieberegler mit einem HubSpot-Angebot verknüpfen oder die Verknüpfung aufheben.