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Es kann nützlich sein, den Status Ihres PandaDoc-Dokuments zu aktualisieren, um den Abschluss oder die Zahlung eines Offline-Dokuments anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie alle Ihre unterzeichneten Verträge an einem Ort aufbewahren.

Verfügbarkeit: Alle Pläne

Sie können Ihr Dokument manuell in die Status Abgeschlossen, Abgelaufen, Abgelehnt oder Bezahlt ändern.

Um die Rechtsverbindlichkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten, erhalten Sie für alle unsere signierten und vom Empfänger ausgefüllten Dokumente ein Signaturzertifikat sobald das Dokument fertiggestellt ist. Wenn Sie ein Dokument manuell in den Status „Abgeschlossen" ändern, wird kein Signaturzertifikat erzeugt.

Beispiel: Sie senden ein PandaDoc-Dokument und Ihr Empfänger druckt, unterschreibt, scannt und sendet es als E-Mail-Anhang an Sie zurück. Der Vorgang ist abgeschlossen, aber das Dokument bleibt in Ihrem PandaDoc-Dashboard als „Gesendet" oder „Gesehen" stehen. Jetzt können Sie den Status manuell ändern, um das Dokument von „Gesehen" nach „Abgeschlossen" zu verschieben.

Wenn Sie ein Dokument haben, das nicht mehr gültig ist und kein Signaturzertifikat benötigt, können Sie das Dokument manuell ablaufen lassen.

Beispiel: Sie senden ein PandaDoc-Dokument und die Empfänger unterschreiben es nicht. Sie möchten, dass die Empfänger keinen Zugriff mehr auf das Dokument haben (die Vertragslaufzeit ist abgelaufen usw.), also möchten Sie das Dokument sofort auslaufen lassen.

Wenn Sie ein Dokument mit einer Zahlungsfunktion haben und der Kunde das Dokument vervollständigt (ausgefüllt, unterschrieben und abgeschlossen), aber die Zahlung nicht geleistet hat, lautet der Status des Dokuments „Warten auf Zahlung". Falls der Kunde mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt, können Sie das Dokument manuell auf „Bezahlt" ändern.

Entwürfe, abgelehnte und abgelaufene Dokumente können nur dann in Bezahlt geändert werden, wenn sie eine Zahlungssperre enthalten.

Beispiel: Der Empfänger füllt ein Dokument mit einem Zahlungsfeld aus, zahlt aber in bar oder mit einem Postscheck. Sie können die manuelle Statusänderung verwenden, um den Dokumentstatus von „Warten auf Zahlung" auf „Bezahlt" zu ändern.

Sie können den Status nicht ändern von derStartseite oder innerhalb eines Dokuments. Sie können den Status nur über die Dokumentenliste ändern.

Wenn Sie die Option zum manuellen Ändern des Dokumentstatus nicht sehen, bitten Sie Ihren Kontoinhaber, dies im Marketplace zu aktivieren (im linken Bereich Ihres PandaDoc-Kontos).

Wenn Sie auf Status ändern klicken, sehen Sie die Optionen:

Status von/bis: Ändern Sie den Status eines Dokuments gemäß der obigen „Statusmatrix".

Private Notizen: Geben Sie „private Notizen" zur manuellen Statusänderung an.

Datei anhängen: Hängen Sie eine Datei an, auf die der Autor und die Empfänger zugreifen können, wenn die manuelle Änderung abgeschlossen ist. Dies ist nützlich, wenn das Dokument offline unterschrieben oder bezahlt wurde und Sie eine Quittung/unterschriebene Kopie per E-Mail erhalten haben.

Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 25 MB hinzufügen.

Benachrichtigungen: Senden Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail über die Statusänderung an alle Empfänger.

Wenn Sie die manuellen Änderungen eingerichtet haben, um Ihre Empfänger zu benachrichtigen, finden Sie unten ein Beispiel für diese E-Mail.