Anmerkung:
Einige der Bilder und Links in diesem Artikel sind möglicherweise nur in US-Englisch verfügbar.
Verfügbarkeit:
PandaDoc-Automatisierungen (PandaDoc zu PandaDoc): Enterprise-Plan
Externe Automatisierungen (PandaDoc zu externen Plattformen wie CRM, HR und Speicher-Tools): Enterprise-Plan
Nutzer des Enterprise-Tarifs erhalten ein kostenloses Kontingent von 20 Dokumenten pro Monat bei Monatsabonnements und 250 Dokumenten bei Jahresabonnements, die alle durch Automatisierungen erstellt werden und pro Konto kostenlos zur Verfügung stehen. Wenn das Limit erreicht ist, kann der Kontoinhaber unter Einstellungen > Abrechnung ein zusätzliches Volumenpaket erwerben. Die beiden Rezepte, die auf dieses Limit angerechnet werden, sind:
* Senden eines Folgedokuments, wenn ein Dokument gesendet oder fertiggestellt wurde
* Senden eines neuen Dokuments, wenn ein neuer Mitarbeiterdatensatz in BambooHR erstellt wird
Mit Automatisierungen können Sie Zeit sparen und Aufgaben automatisieren, wenn der Status eines Dokuments auf "Gesendet" oder "Fertiggestellt" wechselt.
Automatisierungen basieren auf Vorlagen, das heißt, sobald Sie eine Automatisierung in Ihrer Vorlage eingerichtet haben, übernehmen alle neuen Dokumente, die mit dieser Vorlage erstellt werden, diese Einstellung.
Anmerkung:
Wenn Sie eine Vorlage duplizieren, werden Ihre Automatisierungen nicht für die duplizierte Version übernommen.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
Springen zu:
Eine Automatisierung einrichten
Anmerkung:
Nutzer mitder Rolle "Teammitglied" können keine Automatisierungen einrichten.
Klicken Sie zunächst im linken Bedienfeld auf "Automatisierungen" und wählen Sie "+Neue Automatisierung".
Oder öffnen Sie eine Vorlage, für die Sie eine Automatisierung einrichten möchten, und wählen Sie dann im rechten Bedienfeld "Automatisierungen".
Anmerkung:
Automatisierungen funktionieren nicht bei Formularen, die mit einer Vorlage erstellt wurden, für die bereits eine Automatisierung eingerichtet wurde.
Wählen Sie dann eine der empfohlenen Automatisierungen oder klicken Sie auf +Automatisierung, um alle verfügbaren Optionen zu prüfen.
Derzeit verfügbare Aktionen:
Ein Dokument in einen Cloud-Speicher (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, und Box) verschieben
Ein Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben
Ein weiteres PandaDoc-Dokument senden, wenn sich der Status eines Dokuments ändert
Den Status eines Angebots/einer Opportunity/eines Deals in Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell aktualisieren, wenn sich der Status eines Dokuments ändert
Positionen in Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho oder Zendesk Sell aktualisieren, wenn sich der Status eines Dokuments ändert
Eine PDF-Datei in Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint, und NetSuite anhängen
Einen Eintrag in BambooHR oder Greenhouse erstellen, wenn sich der Status eines Dokuments ändert
Erstellen Sie eine Notiz in Microsoft Dynamics
Automatisierungen haben keine Auswirkungen auf Ihre nativen Integrationseinstellungen.
Warnung:
Möglicherweise müssen Sie die Einstellung "Cookies von Drittanbietern blockieren" in Ihrem Browser deaktivieren, damit die Automatisierungen funktionieren.
Workflow-Automatisierungen
Speichern von fertiggestellten PDF-Dateien in Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox und Box
Über das Feld " Dateien sammeln" können Sie ganz einfach fertiggestellte PDFs mit ihren Anhängen in Ihrem Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box-Konto speichern.
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Dokumentenstatus" "Gesendet" oder "Fertiggestellt" (wir empfehlen, hier den Status "Fertiggestellt" zu wählen, um sicherzustellen, dass nur fertiggestellte Dokumente mit einem Signaturzertifikat angehängt werden).
Wählen Sie "Autorisieren" > "Verknüpfen", um Ihr Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box-Konto mit Ihrem PandaDoc-Konto zu verknüpfen.
Wählen Sie einen Ordner, in den die Dokumente hochgeladen werden sollen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Gesammelte Dateien hochladen", um auch diese Dokumente anzuhängen.
Wählen Sie " Automatisierung speichern"
Anmerkung:
Wir empfehlen, den Namen des Dokuments vor dem Versenden zu ändern, damit die in Ihrem Cloud-Speicherordner erstellte Version einen eindeutigen Namen hat. Der Dokumentenname darf keine eckigen Klammern "[ ]", Schrägstriche "/, \" oder "Größer als"-/"Kleiner als"-Zeichen "<>" enthalten.
Bei jedem Versenden oder Fertigstellen eines mit dieser Vorlage erstellten Dokuments (auch wenn der Status manuell geändert wird) wird ein neuer Ordner mit einer PDF-Datei und den etwaigen hochgeladenen Dateien in Ihrem Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox oder Box-Konto erstellt, wenn Sie beim Einrichten der Automatisierung keinen Ordner auswählen. Der Ordner übernimmt den Namen des Dokuments.
Gesendete oder fertiggestellte Dokumente in einen ausgewählten PandaDoc-Ordner verschieben
Wählen Sie "Ein Dokument in einen PandaDoc-Ordner verschieben".
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Dokumentenstatus" "Gesendet" oder "Fertiggestellt".
Wählen Sie "Ordner auswählen" und wählen Sie dann entweder einen der vorhandenen Ordner oder erstellen Sie einen neuen Ordner.
Wählen Sie "Speichern".
Jedes Mal, wenn ein mit dieser Vorlage erstelltes Dokument fertiggestellt wird, wird es automatisch in den ausgewählten Ordner verschoben.
Ein weiteres Dokument senden, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments ändert
Wählen Sie "Ein weiteres PandaDoc-Dokument senden, wenn sich der Status des PandaDoc-Dokuments geändert hat".
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Dokumentenstatus" "Gesendet" oder "Fertiggestellt".
Wählen Sie "Vorlage auswählen".
Wählen Sie eine der vorhandenen Vorlagen und klicken Sie auf "Auswählen".
Wählen Sie "Speichern".
Bei jedem Versenden oder Fertigstellen eines mit dieser Vorlage erstellten Dokuments (je nach Einrichtung Ihrer Automatisierung) wird automatisch ein weiteres Dokument mit der von Ihnen ausgewählten Vorlage erstellt und an dieselben Empfänger gesendet (in dieser Vorlage bereits zugewiesene Empfänger werden ignoriert).
CRM-Automatisierungen
Öffnen Sie einen der unten stehenden Links, um mehr über Automatisierungen mit einem von Ihnen verwendeten CRM-System zu erfahren:
Automatisierungen deaktivieren
Sie können Ihre Automatisierungen jederzeit deaktivieren oder löschen. Wählen Sie dazu im linken Bedienfeld "Automationen", klicken Sie auf "Aktiv" und schalten Sie das Kontrollkästchen unter er betreffenden Automatisierung aus.
Alternativ können Sie auch auf die drei übereinanderliegenden Punkte in der oberen rechten Ecke der Automatisierung klicken und "Löschen" wählen.