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Disponibilidad: Planes Essentials, Business y Enterprise

Compartir un documento es una forma ideal de colaborar sin problemas con compañeros de otros espacios de trabajo o que tengan permisos inferiores, o incluso con colegas que no tengan una licencia de PandaDoc.

Puedes invitar a usuarios a colaborar en documentos en cualquier estado. Puedes añadir hasta 20 colaboradores a tu cuenta.

Esta función es especialmente útil cuando quieres invitar a alguien ajeno a tu cuenta de PandaDoc para que vea tu documento y te sugiera mejoras, todo ello sin adquirir una licencia ni concederle acceso a otros documentos del mismo espacio de trabajo.

Cualquier usuario con un rol demiembro, gestor o administrador con permiso para ver documentos creados por otros usuarios puede invitar a colaboradores.

Los usuarios invitados con rol de colaborador pueden

Para invitar a alguien que no forma parte de tu equipo, sigue estos pasos:

Los usuarios externos también pueden solicitar acceso a un documento si les envías un enlace. Un administrador recibirá una notificación por correo electrónico y podrá conceder el acceso.

En cuanto selecciones Enviar invitación, se añadirá el usuario a la lista de colaboradores, donde podrás modificar sus permisos.

Por defecto, tu colaborador externo será invitado al documento con el nivel de permiso «Ver y comentar». Tendrá un rol de colaborador en el espacio de trabajo y una licencia de Invitado.

Vista del colaborador:

Si quieres que tu colaborador externo tenga capacidad de edición, necesitarás una licencia estándar. Si solo cambias su permiso a «Puede editar» dentro de un documento, seguirá teniendo una función de colaborador sin acceso a las plantillas y documentos creados por otros usuarios. Puedes cambiar fácilmente surol y licencia en ajustes de Equipo.

Si tu cuenta no tiene una licencia sin usar, se aplicará un cargo adicional.

Una vez que selecciones Enviar invitación, tu colaborador externo recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace al documento. Este enlace le permitirá unirse fácilmente a tu espacio de trabajo con una licencia de Invitado y ver el documento en cuanto cree su propio perfil de invitado.

Para degradar un usuario a la licencia de invitado, primero elimina al usuario deEquipo y licenciasy vuelve a invitarlo al nivel de documento haciendo clic enInvitar.

Puedes conceder a cualquier usuario de tu cuenta acceso a un documento concreto, independientemente de su espacio de trabajo o rol.

Hay dos tipos de permisos de colaborador en un documento:

Para compartir un documento con tus compañeros, sigue estos pasos:

Una vez que selecciones Enviar invitación, puedes cambiar sus permisos a «Puede ver y comentar» o «Puede editar» y cada uno de tus colaboradores recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace al documento.

Cuando invites a colaboradores de otro espacio de trabajo, se añadirán al documento con «Puede ver y comentar» como permiso por defecto, y tendrán un rol de colaborador en su nuevo espacio de trabajo.

Invitar a colaboradores de otros espacios de trabajo no supondrá cargos adicionales, puesto que ya tienen una licencia en tu cuenta.

Si invitas a usuarios del espacio de trabajo al que pertenece el documento, su nivel de permiso corresponderá al rol de su cuenta. Por ejemplo, si un compañero tiene un rol de Administrador o Gestor, se le concederá «Puede editar» como permiso por defecto. Por el contrario, el permiso por defecto para un rol de miembro será «Puede ver y comentar» (Haz clic aquí para obtener más información sobre los roles de cuenta).

Puedes cambiar los permisos en cualquier momento una vez que hayas invitado a los colaboradores.

No se aplicará ningún cambio a los permisos hasta que el colaborador actualice la página.

Los colaboradores pueden encontrar los documentos a los que han sido invitados en la carpeta «Compartidos conmigo», situada en la pestaña Documentos.

Si quieres cambiar el rol de un usuario existente a colaborador, puedes hacerlo en la Configuración del equipo o en el Panel de administración. Una vez cambiado el rol de un usuario de esta forma, dejará de tener acceso al Panel de control, Contactos, Biblioteca de contenidos, Plantillas, Formularios y Documentos. Sin embargo, seguirá teniendo acceso a los documentos que haya creado, así como a los documentos compartidos con él.

Aprende a compartir carpetas de documentos con colaboradores aquí.

Para eliminar un colaborador, selecciona su nombre en la esquina inferior izquierda y ve a Equipo y licencias. Pasa el ratón por encima de un usuario y selecciona tres elipses verticales en el extremo derecho. A continuación, selecciona Eliminar usuario en el desplegable. Si esta persona es miembro de varios espacios de trabajo, puedes eliminarla de todos ellos a la vez. Para ello, marca la opción «Eliminar de todos los espacios de trabajo». De esta forma, el colaborador será eliminado automáticamente de todos los documentos que se compartieron con él y no tendrá acceso a la cuenta.