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Capacidades de importación
Nota:
Para utilizar esta función, el estado del documento debe ser «Borrador».
Si modificas información de tu acuerdo después de que el documento ya se haya creado o vinculado a la operación, puedes modificar fácilmente tu documento con los nuevos valores del acuerdo vinculado. He aquí cómo:
En el documento de PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de HubSpot de la derecha.
En Datos del documento, haz clic en Importar desde CRM.
Las variables y la información del producto en tu lista de precios/constructor de presupuesto se actualizarán con la información correcta de HubSpot. Ten en cuenta que no podrás actualizar los campos de PandaDoc ni las variables de perfil.
Si un producto se ha eliminado de la oferta vinculada, también se eliminará de la lista de precios/del constructor de presupuesto. Si se ha añadido un producto a la oferta vinculada, también se reflejará en la lista de precios/el constructor de presupuesto.
Para actualizar la moneda de un documento de PandaDoc cuando no coincide con la moneda de HubSpot, sigue estos pasos:
En HubSpot, a la derecha, desplázate hasta el módulo PandaDoc. Haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc. A continuación, busca la variable [Deal.DealCurrencyCode] en la pestaña Acuerdos y asegúrate de que la variable incluya el código de divisa.
En el documento PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de HubSpot de la derecha.
En Datos del documento, haz clic en Importar desde CRM.
La divisa se modificará en la tabla de precios o en el generador de presupuestos y se reflejará en el valor del documento.
Nota:
Un acuerdo de HubSpot debe incluir el código de divisa en la variable [Deal.DealCurrencyCode]. Si esta variable carece de valor, es un indicador de que la cuenta de HubSpot está configurada para utilizar una única divisa. Recomendamosactivar una divisa adicional en HubSpotsi quieres utilizar esta función.
Atención:
En los casos en los que la variable esté vacía en la negociación de HubSpot, la función «Importar desde CRM» no actualizará la moneda del documento asociado y sus productos en la lista de precios.
Capacidades de exportación
Puedes actualizar las negociaciones de HubSpot cuando cambie el estado de un documento Pandadoc con la ayuda de Automatizaciones.
Nota:
Ten en cuenta que la función de automatizaciones externasestá disponible como complemento de pago para el plan Business (39 $ al mes por cuenta/ 468 $ al año por cuenta) y está incluida en el plan Enterprise.
Aprende a configurar automatizaciones en tus plantillas aquí.
Advertencia:
Cuando conectes tu cuenta de HubSpot a través de Automatizaciones, no selecciones ningún valor en «Alcances» durante el paso de Autorización.
Cambiar la etapa de negociación de HubSpot cuando se actualice el estado de un documento
Selecciona «Cambiar la etapa de negociación de HubSpot cuando cambie el estado del documento»
Selecciona el estado de activación de los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot
SeleccionaConectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona el pipeline: todas las etapas de negociación disponibles se reflejarán en el menú desplegable
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que creas a través de una negociación de HubSpot utilizando esta plantilla se completa o se rechaza, la etapa de la negociación cambiará automáticamente a «Cerrada ganada» o «Cerrada perdida» (dependiendo de tu configuración de automatización).
Mover un documento a archivos adjuntos en las ofertas de HubSpot
Selecciona «Adjuntar PDF a Hubspot cuando cambie el estado del documento de PandaDoc»
Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado a través de HubSpot; puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
Autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que crees a través de una negociación de HubSpot utilizando esta plantilla se envíe o se complete (dependiendo de tu configuración de automatización), se adjuntará automáticamente a la negociación.
Actualizar las propiedades de negociación en HubSpot al cambiar el estado del documento de PandaDoc
Para sincronizar los valores de campo actualizados en un documento de PandaDoc con la negociación de HubSpot, primero tienes que vincular el campo en HubSpot con el campo en tu plantilla utilizando el campo Fusionar.
Abre tu negociación de HubSpot, a la derecha, desplázate hasta el módulo PandaDoc y haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc
Copia la variable sin corchetes
En tu plantilla de PandaDoc, selecciona el campo cuyo valor deseas sincronizar con un campo de HubSpot y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, pega la variable que has copiado de HubSpot en el área del campo Fusionar sin corchetes
Nota:
Solo se pueden sincronizar con HubSpot los tipos de campo Texto, Fecha, Desplegable, Casilla de verificación y Botón de radio.
A continuación, en tu plantilla, tienes que configurar la automatización:
Ve a Automatizaciones en el panel derecho
Selecciona «Actualizar las propiedades de negociación en HubSpot al cambiar el estado del documento de PandaDoc»
Selecciona el estado de activación de los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
SeleccionaConectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato. Verás el botónDesconectar si tu cuenta ya está conectada
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona Guardar automatización
Crear un documento a través de una negociación de HubSpot utilizando esta plantilla
Si eliges el estado de documento «Enviado» como desencadenante y actualizas los campos extraídos de la operación, tanto las propiedades en HubSpot como la empresa principal asociada a la operación se actualizarán cuando se envíe el documento.
Como alternativa, si seleccionas «Completado» como estado de activación, la información sobre las propiedades de campo de la operación y la empresa principal asociada se actualizará en cuanto el estado del documento cambie a Completado, siempre que el destinatario edite los valores extraídos de la operación.
Algunas notas importantes:
Si no es posible rellenar un determinado campo con la información enviada al campo de fusión, la automatización no funcionará. Razones por las que es esto puede ocurrir:
no hay permisos para el campo de HubSpot asignado
el formato del valor no coincide con las reglas de tipo/formato del campo de HubSpot.
Los campos cuyos nombres solo contengan símbolos especiales no funcionarán.
Actualizar, añadir y eliminar artículos de línea en HubSpot cuando cambie el estado de un documento
Ve a Automatizaciones en el panel derecho
Selecciona «Actualizar, añadir y eliminar artículos de línea en HubSpot cuando cambie el estado de un documento de PandaDoc»
Selecciona el estado de activación de los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
SeleccionaConectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato. Verás el botónDesconectar si tu cuenta ya está conectada
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona la casilla para sincronizar los artículos de línea añadidos o eliminados (opcional). Esta funcionalidad garantiza que cuando cambie el estado de un documento, cualquier elemento añadido a la lista de precios o al constructor de presupuesto se generará en la operación asociada. Del mismo modo, si un artículo originario de la negociación de HubSpot se elimina de la lista de precios o del constructor de presupuesto, también se eliminará de la negociación de HubSpot.
Selecciona Guardar automatización
Crear un documento a través de una negociación de HubSpot utilizando esta plantilla
Si seleccionas el estado de documento «Enviado» como desencadenante y actualizas los productos extraídos de una negociación, la información del producto se actualizará en la negociación cuando envíes el documento.
Si seleccionas «Completado» como estado de activación, la información del producto en tu acuerdo se actualizará si modificas los productos de la lista de precios/del constructor de presupuesto antes de enviarlo o si un firmante del documento actualiza la cantidad de productos en la lista de precios/el constructor de presupuesto (siempre que tengas activada la edición de cantidades antes de enviarlo).
Algunas cosas importantes:
Los principales campos de producto, incluyendo SKU, Nombre, Descripción, Precio, Cantidad y Descuento, reflejarán consistentemente los valores de PandaDoc. Los campos personalizados solo se actualizan si la columna correspondiente está visible en el documento de PandaDoc.
Si el mismo campo se utiliza más de una vez y tiene valores diferentes, damos prioridad al que se haya modificado más recientemente.
Si no se supera la validación de alguno de los campos, la automatización fallará.
El importe de la negociación se recalcula automáticamente en función de los artículos de línea en HubSpot.
Cuando se activan artículos opcionales en la lista de precios/el constructor de presupuesto, las elecciones realizadas afectarán a la lista de productos de la negociación:
Los artículos seleccionados se sincronizarán, y si un artículo seleccionado no existe en HubSpot, se creará.
Los artículos no seleccionados se eliminarán de la negociación.