Esta guía describe la funcionalidad de la última versión 1.71 de la integración de PandaDoc <> con Salesforce.

Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).

Disponibilidad del plan:

PandaDoc: planes Business anual* y Enterprise anual*

Salesforce: "Professional", "Enterprise", "Unlimited", "Developer edition" y "Performance"

*Esta integración está disponible como complemento de pago.

Obtén más información aquí

Consulta nuestra guía de configuración, que encontrarás en la esquina inferior derecha de la pestaña Salesforce en PandaDoc, para configurar la integración de forma rápida y fácil.

Esta integración permite crear documentos de PandaDoc, realizar su seguimiento y transferir datos a ellos en varios espacios de trabajo. Activa la integración una vez e inicia sesión en el espacio de trabajo que quieras. En la sección Documentos relacionados, solo verás los documentos creados dentro de la integración y ubicados en el espacio de trabajo en el que has iniciado sesión. La funcionalidad de activadores de sincronización solo funcionará para un espacio de trabajo que se haya conectado primero.

Debes tenerderechos de administrador de Salesforce para instalar el módulo PandaDoc y configurarlo.

Las siguientes instrucciones muestran la configuración de la Oportunidad, pero puedes utilizar esta guía para los demás objetos (Oportunidad, Cliente potencial, Cuenta, Contacto).

Si utilizas Lightning, sigueesta guía de instalación.

Si quieres añadir el módulo PandaDoc a un Objeto personalizado, obtén más información aquí.

Si has creado un Objeto personalizado, consultaesta guía para aprender a añadir PandaDoc a Objetos personalizados en Salesforce.

Para configurar tu cuenta PandaDoc.eu, tendrás que hacer dos cambios importantes:

Para transferir los datos de Salesforce al documento PandaDoc, primero debes crear tu plantilla y configurarla con Variables (como en Combinar campos). Obtén más información sobre las Variables aquí.

Aunque puedes añadir tus propias variables en los documentos, configura variables para transferir información de Salesforce en una plantilla.

Antes de configurar tu plantilla con variables, crea una lista de variables para cada objeto con el que vayas a utilizar PandaDoc.

Las variables se deben configurar para cada objeto individualmente. Al crear un documento a partir de un objeto, solo estarán disponibles las variables que figuren en dicho objeto (no se rellenarán campos entre diferentes objetos).

El campo de texto cifrado no se puede transferir a través de una variable.

Cuando crees un documento desde Salesforce utilizando esta plantilla, las variables se rellenarán con la información del CRM.

También puedes revisar la lista de Variables junto con los datos que se transferirán en un registro de Salesforce.

El valor de la Variable que se transfiere a PandaDoc puede ser diferente del aspecto que tiene el campo en Salesforce, consulta la segunda captura de pantalla que aparece a continuación. Esto se debe a que, en algunos casos, PandaDoc transfiere el valor del campo raíz y no el valor de visualización. Aprendeaquí cómo dar formato a los campos de fecha que se transfieren desde Salesforce.

En caso de que el campo en Salesforce esté vacío, la variable en el documentono se rellenará y tendrás que rellenarla manualmente.

La transferencia de información de los destinatarios funciona mejor con los Perfiles de PandaDoc. Aprende a configurar Perfiles en una Plantillaaquí.

Salesforce envía de forma predeterminada la siguiente información del destinatario en función del objeto en el que se encuentre tu módulo PandaDoc:

Puedes configurar qué campo de Salesforce se asignará a un Perfil en PandaDoc, así como configurar qué campos se enviarán como los siguientes parámetros:

Si quieres que PandaDoc asigne automáticamente destinatarios a un Perfil específico, necesitas 2 cosas:

Si tienes bien configurada esta opción, PandaDoc insertará el Destinatario respectivo en el Perfil respectivo cuando vayas a crear documentos.

PandaDoc transfieretodos los contactos relacionados de Salesforce al documento. Si quieres eliminar alguno, elimínalo en la ventana emergente de perfil o en la sección de destinatarios de documento.

Si generas documentos a partir de un presupuesto o un caso, puede que utilices un campo de búsqueda para un registro de contacto concreto. Puedes especificar qué campos de búsqueda utilizar como destinatarios yendo a Configuración de PandaDoc y desplazándote hasta los ajustes de Personalización de objetos. Busca el objeto para el que necesitas personalizar esto y haz clic en Configurar en la parte derecha.

A continuación, selecciona el campo que quieres utilizar como destinatario y haz clic en Guardar. Puedes elegir hasta cinco campos.

A continuación, configura la asignación de destinatarios. ¡Y eso es todo!

Puedes filtrar los contactos que se transfieren a los documentos PandaDoc como destinatarios en función de los campos Sí/No de un registro (también conocidos como campos booleanos).

Si has configurado la Asignación de destinatarios para las Cuentas, puedes configurarla para que transfiera la información de esta Cuenta (correo electrónico, número de teléfono, etc.) como un Destinatario a PandaDoc.

Para ello, ve a Configuración de PandaDoc - > Desplázate hasta Ajustes de JSON Builder, junto al nombre del Objeto de la cuenta haz clic en "Configuración" -> Marca la casilla junto a "Enviar Cuenta como destinatario" y haz clic en "Guardar".

Los Perfiles de los contactos de Salesforce y los Perfiles de la plantilla de PandaDoc no pueden tener dos contactos asignados a un Perfil.

Si tienes alguna sugerencia sobre las funcionalidades de PandaDoc ->, envíanos una idea al Portal de ideas o ponte en contacto con nosotros.

Puedes transferir datos a los campos de PandaDoc de forma similar a como funcionan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tienes que incluir corchetes.

En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en el campo Fusionar.

Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos prerrellenados y podrá actualizar este campo, siempre que se le haya asignado el campo.

PandaDoc puede configurarse para seleccionar Productos de una Oportunidad, Clientes potenciales, Contactos o Cuenta y añadirlos a una lista de precios en un documento.

Puedes asignar los campos de producto de un objeto a los campos de la lista de precios de PandaDoc para transferir los datos de forma aún más precisa.

Ahora, asegúrate de que tu Oportunidad, Cliente potencial, Contacto o Cuenta tiene productos añadidos. A continuación, abre tu plantilla de PandaDoc y añade una lista de precios. En las Propiedades de la Lista de precios, pon el selector de Combinación de datos en la posición ON (activada).

A veces, necesitas transferir más datos que el conjunto estándar de campos de producto.

Si te parece que añadir campos personalizados de columnas ocultas cada vez que creas un documento requiere demasiados clics, hay una forma de evitarlo.

Ahora que has creado y configurado tu plantilla, puedes proceder a crear y enviar documentos desde Salesforce.

Si tienes varios espacios de trabajo y creas documentos desde Oportunidades o Cuentas en Salesforce, puedes configurarlo para que los documentos de TODOS los espacios de trabajo se muestren en el módulo PandaDoc. Consulta más información aquí.

Si tienes un documento creado en PandaDoc que quieres vincular a una Oportunidad en Salesforce, ¡podemos ayudarte!

Para desvincular un documento de una Oportunidad o vincularlo a otra, haz clic en la acción deseada en el panel de Integraciones. Si has creado el documento a partir de otro objeto (Cuenta, Contacto, etc.), no podrás desvincularlo de ese objeto y vincularlo a una Oportunidad ni ver la información relacionada.

El documento debe tener estado de Borrador para utilizar esta función.

Si la información de un registro de Salesforce se actualiza después de que el documento ya se haya creado a partir de este registro, puedes actualizar el documento con los valores correctos:

Si el campo en Salesforce está vacío, la variable correspondiente no se actualizará.

No podrás actualizar tu lista de precios con datos de productos de Salesforce, ni podrás actualizar campos de PandaDoc o variables de perfil.

Abre tu Salesforce, haz clic en Ajustes en la parte superior y escribe "paquetes instalados" en la Búsqueda rápida. A continuación, haz clic en la sección de Paquetes instalados que aparece en la búsqueda. Busca PandaDoc entre las aplicaciones instaladas y consulta la versión en la columna Número de versión.

El equipo de Soporte puede solicitar acceso a tu cuenta de Salesforce para ayudarte con un problema o una duda. No concedas acceso sin que nuestro equipo de Soporte te lo haya solicitado.

En Salesforce Lightning:

En Salesforce Classic:

Establece la "Duración del acceso" para "Soporte de PandaDoc" en 3 días.

A continuación, envía por correo electrónico a nuestro equipo de asistencia tu ID de organización de Salesforce que encontrarás en la página de información de la empresa. Haz clic . Haz clic en Configurar > Perfil de empresa > Información de la empresa y busca el ID que figura en ID de organización de Salesforce.

Haz clic en un problema para desplegar la solución.

Esto ocurre cuando el objeto para el que has configurado variables, una lista de precios, o la asignación de destinatarios se borra o se cambia de nombre.

Puedes solucionarlo siguiendo estos pasos:

Si ves este mensaje, es posible que no tengas permisos para determinados objetos de Salesforce relacionados con la oportunidad. Por ejemplo, es posible que los archivos no estén activados para tu perfil o que tu empresa haya añadido recientemente un objeto nuevo que todavía no se ha activado para tu perfil.

Para solucionarlo, pide a tu administrador de Salesforce que compruebe los permisos de tu perfil y se asegure de que tienes acceso a los objetos relacionados.

Puede que acabes de empezar a probar la integración con Contactos de prueba. Es posible que no haya direcciones de correo electrónico asociadas con estos Contactos en Salesforce. Para solucionarlo, añade direcciones de correo electrónico válidas a los Contactos en Salesforce y vuelve a intentarlo.

Para empezar, asegúrate de que está activado el Acceso a la Definición de Ajustes personalizados para dos objetos de PandaDoc (AjustesPandaDoc.pandadoc.PandaDoc y Asignación PandaDoc.pandaDoc.PandaDoc JsonBuilder). Podrás encontrar este ajuste en Configuración > Perfiles > Selecciona el perfil en cuestión.

Después, tienes que permitir a este usuario el acceso completo a los siete objetos que se indican más abajo. Para hacerlo, puedes ir al perfil en cuestión y pulsar Editar. A continuación, desplázate hasta los Permisos de objetos personalizados.

A continuación, comprueba el acceso a los campos relacionados con los siete objetos que se indican en el paso anterior. Para ello, ve al perfil en cuestión y desplázate hasta la opción Seguridad a nivel de campo (Seguridad a nivel de campo personalizado). A continuación, pulsa Ver para cada uno de los siete objetos, Editar y permite el acceso de Solo lectura a todos los campos.

¿Quieres obtener más información sobre nuestra integración con Salesforce? Echa un vistazo a nuestro curso Integración de Salesforce: Fundamentos en la Academia de Aprendizaje de PandaDoc.