Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
Disponibilidad:
PandaDoc: Plan para empresas y negocios
HubSpot: Visita el marketplace de HubSpot
Esta integración funcionará para Contactos, Empresas y Acuerdos en HubSpot.
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Funciones
Variables: Puedes enviar información de HubSpot a documentos de PandaDoc de forma automática con la ayuda de variables.
Productos: Transfiere la información de los productos de los acuerdos de HubSpot a las tablas de precios de PandaDoc.
Crear documentos: Puedes crear documentos de PandaDoc desde Acuerdos, Contactos y Empresas de HubSpot.
Seguimiento de estado: Puedes hacer un seguimiento del estado de los documentos en HubSpot.
Cómo instalar la integración de PandaDoc y HubSpot
¿Quién puede hacer la instalación? Propietarios de cuentas de PandaDoc y administradores con permisos de administrador en HubSpot.
Asegúrate de que has iniciado sesión en tu cuenta de HubSpot. En PandaDoc, ve a Configuración > Integraciones > HubSpot, y haz clic en Conectar HubSpot. Esto abrirá una nueva ventana, haz clic en «Conceder acceso» > Conectar
Ve a HubSpot y abre cualquier registro de Acuerdo, Contacto o Empresa. En la parte derecha de la pantalla, verás el módulo PandaDoc.
Esta integración funciona con varios espacios de trabajo. Para ello, asegúrate de activar la integración en cada espacio de trabajo. En la sección Documentos relacionados, solo verás los documentos creados dentro de la integración y ubicados en el espacio de trabajo en el que hayas iniciado sesión.
Atención:
Debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un HubSpot CRM activo para utilizar la integración.
Nota:
Las cuentas de PandaDoc EU deben iniciar la conexión de integración desde PandaDoc. Conectar la integración desde HubSpot no funcionará.
Enviar información de HubSpot a PandaDoc
Atención:
Esta función no está disponible para los usuarios del plan eSignature.
Para enviar información de HubSpot a los documentos de PandaDoc, primero debes configurar tu plantilla para determinar qué y dónde pasar. En las siguientes secciones, te explicaremos cómo pasar información de los campos de HubSpot al bloque de texto de PandaDoc, y la información del producto a una tabla de precios o a un generador de presupuestos. En primer lugar, aprende a enviar información con variables.
Abre la plantilla (haz clic aquí para saber cómo crear una nueva)
Utiliza las variables de HubSpot: Dentro de HubSpot, a la derecha, desplázate hasta el módulo PandaDoc. Haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc
Copia estos tokens o variables con los corchetes y pégalos en un bloque de texto de tu plantilla
Cuando se crea un documento con esta plantilla, la información de HubSpot se rellena mediante variables.
Nota:
El formato de las variables de fecha depende del formato de fecha por defecto establecido en la configuración de tu espacio de trabajo.
El formato de las variables monetarias se basa en la configuración regional de la vista del destinatario. Las variables monetarias personalizadas pasarán al documento sin símbolo de moneda ni formato.
Utiliza las propiedades personalizadas de HubSpot como variables
Del mismo modo, puedes arrastrar las propiedades personalizadas creadas en HubSpot a los documentos de PandaDoc. Una propiedad personalizada creada en HubSpot para un objeto específico (Acuerdo, Contacto o Empresa) se mostrará en la lista de tokens o variables correspondiente.
Abre tu Acuerdo, ve a Acciones > selecciona Ver todas las propiedades.
A continuación, haz clic en Establecer propiedades predeterminadas en el panel izquierdo y configura esta propiedad para que se vea en la sección Acerca de este acuerdo > Guardar.
Abre el Acuerdo > busca tu propiedad a la izquierda > introduce el valor.
Después de eso, desplázate hacia abajo, hasta el módulo PandaDoc a la derecha, y haz clic en Acciones > Mostrar tokens PandaDoc para encontrar allí tu variable. Para que se rellene en los documentos, basta con copiar la variable y pegarla en un bloque de texto de la plantilla.
Pasar información de HubSpot a PandaDoc (mediante campos)
Puedes pasar datos a los campos de PandaDoc de forma similar a como operan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no debes incluir corchetes.
En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en el campo Fusionar.
Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos precumplimentados y podrá actualizar este campo, siempre que se le haya asignado el campo.
Utilizar roles y variables de rol para rellenar la información de contacto
¿No se rellena la información de contacto cuando creas documentos a partir de un acuerdo o un objeto de empresa? Lamentablemente, las variables de contacto no están disponibles dentro de una operación o empresa, pero hay una solución. Los roles de plantilla y las variables de rol son una excelente forma de pasar algunos datos de contacto sin dejar de crear documentos dentro de un acuerdo o empresa. Podrás pasar el nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico, el teléfono, el nombre de la empresa, el cargo, la dirección postal, la ciudad, el código postal, el país y el estado o región de un contacto asociado a una operación o empresa. Ten en cuenta que las variables no están disponibles para los usuarios del plan eSignature.
En caso de que preasignes un destinatario en el nivel de plantilla, se le asignará automáticamente el rol cuando se cree el documento.
En tu plantilla, haz clic en + Añadir roles, en la parte superior, y añade uno
Haz clic en Variables y busca el nombre específico de tu rol
Haz clic en el icono de duplicado situado junto a una variable para copiarla y pégala en tu plantilla. Ejemplo: [Client.Name]
Al crear un documento a partir de una oferta o empresa, asigna el contacto asociado al mismo al rol que has creado
Nota:
Un contacto vinculado a un registro de HubSpot aparecerá en el menú desplegable al asignar destinatarios a funciones. Para asignar un destinatario de tus contactos de PandaDoc, empieza a escribir su nombre o dirección de correo electrónico.
Preguntas frecuentes
Ampliar para obtener información importante sobre las variables
Para utilizar variables que estén asignadas a otros campos de PandaDoc o de tu CRM, estas deben coincidir exactamente. Las variables distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y un carácter incorrecto hará que el token no se rellene. Ejemplo: [Contacto.Direccion] [contactodireccion]
Las variables no funcionarán en todos los objetos. Para encontrar la lista de variables disponibles para usar en tu registro de HubSpot, ve a Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc. Si creas un documento a partir de un Contacto, puedes utilizar las variables Empresa y Contacto. Si creas un documento a partir de una Empresa, solo puedes utilizar variables de Empresa. Si creas un documento a partir de una Operación, puedes utilizar las variables Empresa y Acuerdo.
Enviar información sobre productos a PandaDoc
Envía la información del producto a una tabla de precios de PandaDoc
Nota:
Los productos de HubSpot están disponibles en los planes Profesional y Empresa de HubSpot.
Qué información se transferirá:
Precio
Cantidad
Descuento por partida
Nombre de la partida
Descripción de la partida
Lo que no se admite:
Impuestos (ya que los impuestos no se admiten en HubSpot).
Los pagos recurrentes configurados en HubSpot se transferirán como opción de pago único a la tabla de precios. Si necesitas incluir pagos recurrentes en tu documento de PandaDoc, puedes utilizar CPQ.
Orden de la lista de productos. En una tabla de precios de PandaDoc, los productos pueden aparecer en un orden diferente al de HubSpot.
Cómo enviar productos desde HubSpot
En la plantilla, selecciona la tabla de precios que deseas rellenar. A continuación, haz clic en Propiedades, en la parte superior de la tabla, en las propiedades de la tabla a la derecha, y asegúrate de que la Fusión de datos esté activada. Cuando esté activada, verás marcadores de posición azules de fusión de datos en la tabla de precios.
Asegúrate de que tus productos estén adjuntos a tu Registro de acuerdos de HubSpot.
Crea tu documento a partir de tu ficha de Registro de acuerdos en HubSpot. Consulta tu tabla de precios para asegurarte de que tus productos están rellenados.
Para que el descuento aparezca en la tabla de precios, haz clic en el signo más situado a la derecha de la tabla de precios y selecciona Descuento en las columnas ocultas. Puedes añadir la columna Descuento por adelantado en tu plantilla.
Haz clic aquí para obtener más información sobre descuentos e impuestos en una tabla de precios.
Enviar información del producto a un bloque de creación de presupuestos en PandaDoc
Para enviar información de productos desde tus ofertas de HubSpot al bloque del generador de presupuestos, en primer lugar, añade el bloque del generador de presupuestos a tu plantilla. A continuación, crea un documento a partir de una operación en HubSpot.
Una vez que crees un documento con esta plantilla, la siguiente información del producto se enviará al bloque de presupuestos:
Precio
Cantidad
Descuento por partida
Nombre de la partida
Descripción de la partida
Frecuencia de facturación (solo anual, trimestral y mensual)
Para desocultar los campos personalizados en el documento creado, haz clic en el bloque de creación de presupuesto > selecciona Editar presupuesto en el panel flotante, selecciona Añadir columna en la parte superior derecha de una sección > y selecciona tu columna personalizada en el desplegable que aparece en «Mostrar ocultos».
Nota:
Si tienes varias secciones en el bloque de creación de presupuestos, los productos se colocarán en la última sección. Si tienes varios bloques de creación de presupuestos en tu plantilla, los productos de tu presupuesto u oportunidad se arrastrarán a cada bloque.
Crear y hacer un seguimiento de los documentos
Ve a HubSpot y abre cualquier registro de Contacto, Empresa o Acuerdo. A continuación, haz clic en «Crear documento».
Elige la plantilla que quieres utilizar y asigna los destinatarios. A continuación, revisa el documento y haz los cambios necesarios para personalizarlo para tu destinatario.
Haz clic en Enviar y sigue las instrucciones para personalizar el título del documento y el mensaje de correo electrónico.
Ve al módulo PandaDoc de tu ficha de HubSpot para hacer un seguimiento del estado de tu documento.
Vincular un documento a una oferta en HubSpot
Si has creado un documento en PandaDoc que deseas vincular a un acuerdo en HubSpot, ¡tenemos la solución!
Asegúrate de que has iniciado sesión tanto en HubSpot como en PandaDoc.
En la pestaña PandaDoc, abre el documento y haz clic en el icono de HubSpot de la derecha.
Haz clic en Vincular documento y se te pedirá que selecciones una oferta de tu cuenta de HubSpot. Elige una oferta y haz clic en Enlazar. La lista mostrará todas las ofertas a las que tienes acceso, y las diez ofertas que hayas actualizado más recientemente aparecerán en la parte superior.
A la derecha, en «Información sobre el acuerdo», puedes ver la fecha de creación, el estado y el importe total del mismo. Ten en cuenta que es posible que tengas que actualizar la información del acuerdo que aparece en PandaDoc para asegurarte de que estás viendo la última actualización. Si el importe de la oferta o la fecha de creación muestran «Desconocido», significa que este campo está vacío en HubSpot.
Ahora ve al registro de acuerdos de HubSpot. ¡El documento se mostrará en el módulo PandaDoc como si se hubiese creado a través de HubSpot!
Para desvincular un documento de un acuerdo o vincularlo a otro, selecciona las tres elipses verticales situadas junto al nombre de la operación y selecciona Desvincular operación en el menú desplegable. Si has creado el documento a partir de otro objeto (Empresa, Contacto), no podrás desvincularlo de ese objeto ni vincularlo a una operación ni ver la información relacionada.
Si la integración con HubSpot no está conectada a tu cuenta, verás uno de los errores que se muestran en las capturas de pantalla siguientes. Ponte en contacto con tu administrador de PandaDoc Workspace para que conecte la integración o, si tú eres el administrador, conéctala tú mismo en Configuración > Integraciones.
Modifica un documento con valores desde HubSpot
Nota:
Para utilizar esta función, el estado del documento debe ser «Borrador».
Si modificas información de tu acuerdo después de que el documento ya se haya creado o vinculado a la operación, puedes modificar fácilmente tu documento con los nuevos valores del acuerdo vinculado. He aquí cómo:
En el documento de PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de HubSpot de la derecha.
En Datos del documento, haz clic en Importar desde CRM.
Las variables y la información del producto de tu tabla de precios (cantidad, precio unitario y descuento unitario) se actualizarán con la información correcta de HubSpot. No podrás actualizar los campos de PandaDoc ni las variables de rol.
Nota:
Tu documento debe crearse a través de HubSpot para actualizar la información del producto de tu acuerdo en la tabla de precios.
Para cambiar la divisa de un documento de PandaDoc cuando no coincide con la divisa de HubSpot, sigue estos pasos:
En HubSpot, a la derecha, desplázate hasta el módulo PandaDoc. Haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc. A continuación, busca la variable [Deal.DealCurrencyCode] en la pestaña Acuerdos y asegúrate de que la variable incluya el código de divisa.
En el documento PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de HubSpot de la derecha.
En Datos del documento, haz clic en Importar desde CRM.
La divisa se modificará en la tabla de precios o en el generador de presupuestos y se reflejará en el valor del documento.
Nota:
Un acuerdo de HubSpot debe incluir el código de divisa en la variable [Deal.DealCurrencyCode]. Si esta variable carece de valor, es un indicador de que la cuenta de HubSpot está configurada para utilizar una única divisa. Recomendamos activar una divisa adicional en HubSpot si quieres utilizar esta función.
Atención:
En los casos en los que la variable esté vacía en el acuerdo de HubSpot, la función «Importar desde CRM» no modificará la divisa del documento asociado y sus productos en la tabla de precios.
Flujos de trabajo de HubSpot
Puedes configurar un flujo de trabajo en HubSpot para automatizar ciertas acciones basadas en la actividad de los documentos de PandaDoc. Obtén más información aquí.
Cómo desinstalar la integración de PandaDoc con HubSpot
¿Quién puede desinstalarla? Propietarios de cuentas de PandaDoc y administradores con permisos de administrador de HubSpot.
En PandaDoc, ve a Configuración > Integraciones > HubSpot y selecciona Desconectar en la pestaña Visión general. Selecciona Desconectar una vez más en la ventana emergente para confirmar tu acción.
Ve a HubSpot y selecciona el icono Marketplace en la barra de navegación superior. En Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas. Selecciona Acciones en la aplicación «PandaDoc | eSignatures & More» y, a continuación, haz clic en Desinstalar. En el cuadro de diálogo, escribe «desinstalar» en el campo de texto y haz clic en Desinstalar.
Nota:
La desinstalación de la aplicación no borrará ningún dato existente de PandaDoc | eSignatures & More en HubSpot, pero dejará de actualizarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar el estado de un acuerdo una vez firmado el documento?
No dentro de nuestra integración. No obstante, puedes utilizar Zapier para actualizar el estado del acuerdo una vez que se haya firmado un documento. También puedes utilizar nuestras automatizaciones para actualizar la fase de la operación cuando cambie el estado del documento.
Resolución de problemas
Algunas de mis variables de HubSpot no se rellenan
Esto puede ocurrir por varias razones.
Los caracteres de la variable no coinciden exactamente con la variable asignada. Ve a Acciones > Ver tokens de PandaDoc para comprobar que coinciden.
Utilizas una variable de otro tipo de registro de HubSpot que no es compatible con el registro a partir del cual creas el documento. Por ejemplo, los tokens o variables de acuerdo no funcionarán cuando crees documentos a partir de contactos.
No se ha proporcionado ningún valor en la propiedad asignada a tu variable de HubSpot.
Mis productos no se transfieren a la tabla de precios
Comprueba si la tabla de precios de la plantilla a partir de la cual creas los documentos tiene activada la «Fusión de datos». Para ello, selecciona la tabla de precios que quieras rellenar. A continuación, haz clic en Propiedades en el panel flotante, en las propiedades de la tabla a la derecha, activa el selector que pone Fusión de datos. Ya puedes empezar a crear un documento.
Si la opción 1 no ayuda o es irrelevante, pide a alguien de tu equipo con acceso a permisos de superadministrador en HubSpot que vuelva a conectar la integración (recomendado por HubSpot). Para hacer esto en PandaDoc, ve a Configuración > Integraciones > HubSpot > haz clic en Desactivar. Después, vuelve a activarlo.
PandaDoc te pide continuamente que inicies sesión
1. Es probable que tengas activada la opción «Bloquear cookies de terceros» en tu navegador. Según el navegador que utilices, haz clic en uno de estos enlaces para desactivar esta opción:
En Safari, ve a Preferencias > Privacidad > Gestionar datos de sitios web. Haz clic en Eliminar todo o selecciona hubspot.com y pandadoc.com y haz clic en Eliminar.
2. Asimismo, es posible que tengas que desactivar la opción «Impedir el seguimiento entre sitios» en Safari (debería estar desactivada):
Haz clic en este enlace para saber cómo desactivar esta opción en otros navegadores.
Veo un error en la aplicación de HubSpot en mi documento de PandaDoc «Admitimos datos de registros y la posibilidad de importar datos de Acuerdos. Crea uno nuevo o abre el documento existente creado en PandaDoc».
Los documentos de PandaDoc solo se pueden vincular o desvincular del objeto Acuerdos en HubSpot. Si ves este error en tu documento de PandaDoc, significa que este documento se ha creado a partir de un objeto diferente (Empresa o Contacto). No podrás desvincularlo de ese objeto para vincularlo a una operación o ver información relacionada. Puedes duplicar este documento y vincularlo a un acuerdo en PandaDoc, o crear uno nuevo directamente a través del acuerdo en HubSpot.
Veo un error en la aplicación de HubSpot en mi documento de PandaDoc «PandaDoc no está conectado a HubSpot. Ponte en contacto con tu administrador de PandaDoc para configurar la integración».
Para utilizar la integración, debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un HubSpot CRM activo. Ve a Configuración > Integraciones, haz clic en HubSpot y comprueba si la integración está conectada al espacio de trabajo en el que has iniciado sesión.