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Certaines images et certains liens dans cet article ne sont disponibles qu'en anglais américain.
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Une variable est un champ de convergence conçu pour vous faire gagner du temps en remplissant automatiquement toute information qui apparaît fréquemment dans vos documents. C'est un bout de texte entouré de crochets, comme ceci :
La variable n'aura pas de fond jaune lorsqu'un destinataire visualisera le document, elle n'apparaît ainsi que dans l'éditeur pour que vous puissiez facilement distinguer le texte d'une variable.
Informations importantes sur les variables :
Vous pouvez ajouter des variables dans les modèles et les documents.
Les variables fonctionneront dans trois champs du tableau de prix : Nom, Description, Colonne de texte brut.
Les variables ne fonctionnent que dans le corps du document. Elles ne fonctionneront pas dans le nom du document, les messages sauvegardés ou le sujet/corps de l'e-mail
Comment ajouter des variables à votre modèle/document
Sélectionnez un bloc de texte où vous souhaitez placer votre variable.
Tapez un crochet et choisissez le nom d'une variable dans la liste déroulante ou tapez le vôtre et appuyez sur Entrée.
Vous pouvez aussi cliquer sur Variables à droite, cliquer sur le signe "plus" et saisir un nom de variable, puis appuyer sur Entrée. La variable apparaîtra dans la section Variables.
Ensuite, cliquez sur l'icône Copier pour copier le nom de la variable et le coller là où vous en avez besoin dans votre modèle/document.
Pour remplir une variable avec des informations actuelles, cliquez sur une variable dans un modèle/document ou ouvrez la liste des variables sous "Variables" à droite, et saisissez une valeur. Les informations sont renseignées dans tout le modèle/document par le biais de la variable utilisée.
Pour supprimer une variable, il faut d'abord la supprimer dans le corps du document. Ensuite, cliquez sur Variables dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Non utilisé et trouvez la variable dans la liste. Survolez-la et cliquez sur l'icône de la poubelle pour supprimer la variable de votre liste de variables.
Comment utiliser les variables dans les titres
Avertissement :
Les formulaires et les fonctions d'envoi en masse ne prennent pas en charge les variables dans les titres.
Remarque :
Nous suggérons d'ajouter des variables aux titres des modèles afin qu'elles soient remplies automatiquement chaque fois que vous créerez un document à partir du modèle.
Il est facile d'ajouter des variables dans le titre d'un modèle :
Ouvrez un modèle que vous souhaitez modifier
Commencez à taper des crochets ("[")
Choisissez l'une des variables dans le menu déroulant et elle sera insérée dans le titre.
Vous pouvez aussi copier une variable de l'onglet des variables et la coller dans le titre du modèle, ou créer une nouvelle variable personnalisée directement dans le titre
Remarque :
Notez que l'ajout de variables personnalisées lors de la création d'un document à partir d'un modèle ne fonctionnera pas. Les variables seront transmises au titre du document comme une simple valeur de texte au lieu d'une variable.
Utilisation de variables CRM dans les titres
Par défaut, lorsque vous créez un document, le titre du modèle est remplacé par le nom de l'offre ou de l'opportunité. Cependant, si vous incluez des variables CRM dans le titre du modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de vos offres/opportunités, le nom du document sera basé sur le nom du modèle, et les variables dans les titres seront remplies automatiquement avec les valeurs de champ correspondantes.
Copiez une variable CRM que vous souhaitez insérer dans le titre du modèle.
Ouvrez un modèle que vous utilisez pour créer des documents à partir de votre CRM et collez la variable copiée dans le titre du modèle.
Créez un document à partir de ce modèle via votre CRM et la variable sera remplie automatiquement avec la valeur du champ.
Types de variables
Il existe 4 types de variables :
Variables de rôle
Remarque :
Les variables de rôle ne peuvent être configurées qu'au niveau du modèle.
Ces variables remplissent automatiquement des informations sur votre destinataire lorsqu'il est assigné à un rôle. Elles peuvent renseigner le nom et le prénom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'entreprise de votre destinataire, à condition que ces informations existent dans les Contacts PandaDoc. Si votre destinataire n'existe pas dans vos Contacts PandaDoc, vous pouvez l'ajouter lorsque vous créerez le document.
Créez un modèle de rôle (vous devez être dans un modèle pour faire cela).
PandaDoc génère automatiquement les variables de rôle par défaut : prénom, nom, email, société, téléphone, titre et adresse.
Cliquez sur Variables dans le panneau de droite, puis trouvez les variables de rôle par défaut par le nom de rôle au début, par exemple Client.FirstName.
Copiez une variable et collez-la à l'endroit où vous en avez besoin dans le modèle.
Ensuite, cliquez sur Utiliser ce modèle et créez un document à partir de ce modèle, assignez-les destinataires aux rôles et cliquez sur Continuer. Les variables de rôle auront été renseignées lors de la création du document.
Variables système
Ces variables ont été prédéfinies par PandaDoc. Elles rempliront automatiquement des informations sur votre document, spécifiques à ce document individuel et à son contenu (comme la date de création du document, la date d'envoi du document, le numéro de référence, la valeur du document, etc.)
Remarque :
Les variables [Document.ExpirationDate] et [Document.SentDate] sont remplies une fois que vous avez envoyé votre document. Le format de date des variables dépend du format de date par défaut et de la localisation de l'affichage du destinataire dans les paramètres de votre espace de travail.
Variables du tableau de prix
Les variables du tableau de prix vous permettent de réutiliser facilement les données du pied de page du tableau de prix dans votre modèle, votre document ou votre formulaire. Chaque ligne que vous ajoutez au pied de page de votre tableau de prix apparaîtra comme une variable, à condition qu'elle ait une valeur.
Pour accéder à la liste des variables, cliquez d'abord sur un tableau de prix dans votre modèle, votre document ou votre formulaire. Ensuite, cliquez sur Propriétés dans le panneau flottant et sélectionnez Variables sur la droite. Enfin, cliquez sur l'icône de copie à côté du nom de la variable et collez la variable dans le contenu de votre document.
Vous pouvez aussi trouver les variables du tableau de prix dans l'onglet Variables à droite.
Remarque :
Si vous renommez un tableau de prix, les variables refléteront automatiquement ce changement.
Variables personnalisées
Ces variables servent d'espaces réservés pour toutes les informations que vous devez remplir manuellement lors de la création d'un document. Vous pouvez leur donner le nom que vous voulez, et elles sont utiles si l'information n'existe pas dans vos Contacts.
Pour ajouter une variable personnalisée, ouvrez le crochet d'ouverture, tapez le nom de votre variable et cliquez sur Entrée.
Pour modifier le nom d'une variable personnalisée :
Allez dans l'onglet Variables.
Trouvez votre variable personnalisée.
Sélectionnez le menu à trois ellipses à côté du nom de la variable > Renommer.
Tapez le nom dont vous avez besoin et sélectionnez Enregistrer.