Grâce à notre fonction de rappels automatiques, vous pouvez configurer des rappels qui seront automatiquement envoyés par e-mail à tous les signataires qui n'ont pas encore complété le document.
Disponibilité Disponibilité : Forfaits Commerce et Enterprise
Vous pouvez désactiver/activer les rappels automatiques en accédant à la section « Workflow » de la Marketplace.
Nous vous recommandons de configurer des rappels automatiques sur vos modèles. Tous les nouveaux documents créés à partir de ces modèles hériteront de ces paramètres de rappel automatique.
Remarque :
les rappels ne peuvent être envoyés qu'aux signataires.
Configurer des rappels automatiques pour tous les modèles et documents
Sélectionnez votre image de profil située dans le coin inférieur gauche pour ouvrir Paramètres, puis choisissez Paramètres par défaut de l'espace de travail > Paramètres de rappel automatique.
Ici vous pouvez :
Activer/désactiver les rappels automatiques. Ce paramètre est activé par défaut, mais vous pouvez facilement le désactiver et envoyer des rappels manuellement en cas de besoin
Choisir le type d'envoi des rappels automatiques.
Remarque :
Lorsque vous sélectionnez des rappels automatiques par SMS (SMS), assurez-vous que les numéros de téléphone des destinataires sont ajoutés au format international, tel que +15551234567.
Personnaliser le paramètre du premier rappel : « Envoyer dans… »
Personnaliser le réglage de l'option « Répéter les rappels... ».
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications en bas.
Une fois le rappel envoyé, le destinataire recevra un message : « {Nom de l'expéditeur} vous demande de signer {Nom du document} – vous pouvez l'ouvrir sur {Lien du document}. »
Configurer des rappels automatiques dans un modèle ou un document
Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour un modèle spécifique et tous les documents créés à partir de ce modèle.
Ouvrez n'importe quel modèle, puis cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit, choisissez Paramètres, et sélectionnez Rappels dans la liste déroulante (ou allez à Informations sur le document> Paramètres > Rappels automatiques) pour configurer et personnaliser les rappels automatiques :
Activer/désactiver les rappels automatiques. Une fois désactivé, vous aurez toujours la possibilité d'envoyer des rappels manuellement en cas de besoin.
Choisir le type d'envoi des rappels automatiques.
Remarque :
Lorsque vous sélectionnez des rappels automatiques par SMS (SMS), assurez-vous que les numéros de téléphone des destinataires sont ajoutés au format international, tel que +15551234567.
Personnaliser le paramètre du premier rappel : « Envoyer dans… »
Personnaliser le réglage de l'option « Répéter les rappels... ».
Sélectionnez Appliquer une fois que vous avez terminé.
Remarque :
Vous pouvez configurer des rappels automatiques de la même manièrepour un document spécifique.
Vérification des paramètres des rappels automatiques avant l'envoi d'un document
Après avoir sélectionné Envoyer et modifié le nom du document, vous verrez la fenêtre contextuelle « Envoyer le document ». Vous verrez également le paramètre de rappels en bas — sélectionnez-le pour activer ou modifier les rappels automatiques.
Vérifier/modifier les rappels automatiques sur un document envoyé
Ouvrez le document, puis cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit. Ensuite, choisissez Paramètres et sélectionnez Rappels dans la liste déroulante pour modifier les rappels automatiques sur un document envoyé.
Rappels automatiques dans Dernière activité
Lorsqu'un rappel automatique est envoyé à vos signataires, cet événement apparaîtra dans la chronologie et sous « Dernière activité » dans le panneau Informations sur le document.
Voici à quoi ressemble un e-mail de notification de rappel automatique pour un destinataire :