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Disponibilité : forfaits Commerce et Entreprise

Notre fonctionnalité de négociations de contrat vous permet, à vos destinataires et à vous, de facilement suggérer et de discuter des modifications, puis de les appliquer dans le document avant de signer sa version finale.

Le flux est simple :

C'est tout ! Maintenant, approfondissons le sujet.

Activer le mode Suggestion au niveau du modèle permet à tout document créé à partir de ce modèle d'hériter de ce paramètre.

Pour permettre à vos destinataires d'effectuer des modifications dans le document que vous leur envoyez, ouvrez le modèle ou le document, puis sélectionnez +Ajouter des rôles et des destinataires en haut de la page. (Si vous avez déjà des rôles et des destinataires dans votre modèle ou document, sélectionnez Gérer.) Enfin, activez le bouton à bascule de Suggestion.

Sinon, vous pouvez activer le mode Suggestion dans la fenêtre contextuelle lors de l'envoi d'un document aux destinataires.

Vous pouvez également activer le mode Suggestion dans un document dans les paramètres du flux de travail. Il vous suffit de cliquer sur les ellipses verticales en haut de la page, puis de sélectionner Flux de travail et d'activer le bouton à bascule à côté de Suggérer des modifications.

Vous pouvez activer le mode Suggérer des modifications même après l'envoi du document. Votre destinataire n'aura qu'à rafraîchir la page pour commencer à suggérer des modifications.

Les destinataires du document peuvent suggérer des modifications uniquement dans le contenu des blocs de texte.

Une fois qu'un destinataire ouvre votre document, il n'a qu'à l'examiner, remplir les champs et le signer si tout lui paraît acceptable.

Lorsqu'il décide d'effectuer une modification dans le document, il verra un message l'informant que tous les champs qu'il a déjà remplis seront effacés. Dès qu'il sélectionne Commencer à suggérer des modifications, le document passera en mode Suggestion, et son état passera à « Suggérer des modifications ».

Les destinataires sont autorisés à supprimer, ajouter et remplacer le contenu dans les blocs de texte. En tant que propriétaire du document, vous verrez leurs suggestions en temps réel et tous les participants du document recevront une notification par e-mail pour chaque nouvelle suggestion.

Les reviseurs peuvent facilement se rendre dans toute nouvelle suggestion à partir de la notification par e-mail en sélectionnant Voir dans le document.

Une modification suggérée sera appliquée au document une fois qu'elle sera approuvée soit par l'expéditeur du document, soit par un autre utilisateur ayant l'autorisation de modifier le document. Les destinataires ne peuvent supprimer que leurs propres suggestions.

Si vous avez besoin d'inviter quelqu'un à examiner le document, soit un destinateur, soit vous pouvez inviter d'autres réviseurs dans le document tandis qu'il est à l'état de « Suggérer des modifications ». Les réviseurs invités ont les mêmes permissions que les autres destinataires du document : ils peuvent suggérer des modifications dans le contenu et également inviter des réviseurs.

Les destinataires sont autorisés à modifier le contenu dans des blocs verrouillés. Cependant, seuls les utilisateurs avec des rôles de gestionnaire et d'administrateur du compte ou des utilisateurs avec un rôle personnalisé leur permettant de modifier les documents et de restreindre la modification du bloc de contenu, peuvent accepter les suggestions du contenu dans un bloc verrouillé.

Allez ici pour en savoir plus sur les rôles du compte.

Chaque suggestion doit être soit acceptée, soit rejetée avant la finalisation et l'envoi du document pour collecter les signatures.

Le propriétaire du document, ou tout utilisateur de son compte avec l'autorisation de voir et de modifier des documents, peut accepter ou rejeter les suggestions du destinataire avant de finaliser le document. (Allez ici pour en savoir plus les autorisations de l'utilisateur.)

Pour rejeter ou accepter les suggestions, sélectionnez l'icône dans la zone de commentaire de la suggestion.

Les destinataires recevront une notification par e-mail lorsque leurs suggestions seront acceptées ou rejetées.

Une fois que toutes les suggestions ont été prises en compte, le document sera automatiquement envoyé après que vous ayez sélectionné Finaliser.

si le flux d'approbation de votre document est activé, vous aurez l'option Envoyer pour approbation au lieu de Finaliser.

Si vous avez activé à la fois l'Ordre de signature et le mode Suggestion dans votre document, votre meilleure option est de le partager avec les destinataires via un lien. De cette façon, les destinataires peuvent simultanément ajouter des suggestions au document. Une fois que le document est finalisé, les destinataires devront le signer un par un.

Si vous décidez d'envoyer le document aux destinataires par e-mail, le premier signataire devra signer le document deux fois. Cela est nécessaire, non seulement pour transférer le document aux signataires suivants, mais également pour compléter le document une fois que toutes les parties ont terminé la négociation du document.

Si vous partagez votre document par e-mail plutôt que par lien, voici comment les destinataires peuvent suggérer des modifications et signer votre document avec l'ordre de signature activé :