Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.

Neem even de tijd om je profielgegevens te bekijken, voordat je begint met het instellen van je sjablonen en het versturen van documenten. Controleer of je voor- en achternaam kloppen, zet je handtekening en bekijk de meldingen. Voeg je profielfoto toe - deze verschijnt in de PandaDoc e-mails wanneer je een document naar iemand verstuurt!

Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-plannen

Je kunt de PandaDoc e-mails van je account personaliseren door je bedrijfslogo toe te voegen, de kleur van de knop en de tekst van de knop aan te passen en de voettekst van de e-mail aan te passen.

Waarom zou ik sjablonen willen maken? - kun je je afvragen. Het maken en versturen van documenten wordt veel eenvoudiger als je niet vanaf nul hoeft te beginnen. Maak herbruikbare sjablonen met PandaDoc om je productiviteit te verhogen en consistentie te creëren in al je documenten.

Denk aan een boilerplate voor tekst, ontwerp en branding die kan worden gebruikt als uitgangspunt bij het genereren van een nieuw document.

Je kunt een sjabloon vanaf nul maken, een statische PDF uploaden of beide opties combineren.

Je kunt ook een van de professionele sjablonen uit de Sjabloonbibliotheek selecteren.

Een sjabloon die je helemaal vanaf nul maakt, geeft je volledige controle over de opmaak en het ontwerp, maar het duurt langer om te maken. Om het te versnellen kun je je .docx-bestand omzetten in een bewerkbaar PandaDoc, wat een paar seconden duurt.

Een geüploade sjabloon is niet bewerkbaar, maar je kunt er wel tekst op zetten en velden verslepen. Het is een snelle en gemakkelijke manier om een PDF op te halen en door iemand te laten ondertekenen.

Als je eenmaal een sjabloon hebt gestart, is de volgende stap het maken van sjabloonrollen. Rollen zijn placeholders voor toekomstige ontvangers, bijv. Klant, Beslisser, Boekhouding of Afzender.

Wijs velden vooraf toe aan een rol in je sjabloon en ze zullen fungeren als placeholders voor je toekomstige ontvangers. Wanneer je een document maakt van deze sjabloon, wijs je ontvangers toe aan elke rol in de sjabloon. Alle vooraf toegewezen velden worden automatisch toegewezen aan de aangewezen ontvangers.

Elke rol genereert 11 rolvariabelen voor dynamische informatie over ontvangers. Als je een document maakt op basis van de sjabloon, worden variabelen automatisch ingevuld op basis van de informatie in de contacten.

We hebben het net gehad over variabelen in de rolcontext, maar je kunt variabelen ook daarbuiten gebruiken! Denk aan de informatie die altijd uniek is voor elk specifiek document en vervang die door een variabele.

Als je een document maakt op basis van deze sjabloon, hoef je de variabelen maar één keer in te vullen en de gegevens worden overal in het document ingevuld. Zo eenvoudig is het!

Teamwerk is de sleutel naar succes. Nu kunnen meerdere teamleden tegelijkertijd een document bewerken. Avatars verschijnen in het document om te laten zien wie er wijzigingen aanbrengt.

Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-plannen

In de Inhoudsbibliotheek kun je informatie opslaan die je steeds opnieuw kunt gebruiken, zoals Testimonials of Algemene voorwaarden. Dit is een geweldige manier om aangepaste documenten met consistente bewoordingen te versturen.

Schrijf je in voor onze cursus over het beheren van je inhoudsbibliotheek.

Goed, je hebt je sjabloon ingesteld: rollen, inhoud en velden toegevoegd. Tijd om wat stijl toe te voegen! Klik op Ontwerp in het rechterpaneel om je sjabloon te ontwerpen. Je hebt een heleboel opties om Tekst, Koppen, Tabellen, Pagina Achtergrond, Koptekst of Voettekst te stylen en je themakleur te kiezen. Alle wijzigingen worden toegepast op de hele sjabloon.

Om een stuk tekst te stylen, markeer je het en pas je wijzigingen toe met de werkbalk bovenaan. Gebruik vervolgens Eigenschappen om een achtergrond toe te voegen en opvullingen en marges aan te passen.

Klik op de ellipsen rechtsboven om de instellingen van je sjabloon te wijzigen, zoals Automatische herinneringen, Automatisch verlopen, Vernieuwingen. Alle documenten die vanuit deze sjabloon worden gemaakt, nemen de instellingen over.

Klik op Beheren of Rollen/ontvangers toevoegen > en schakel rechts de knop in voor PDF bij e-mail voegen.

Zorg ervoor dat de melding "Document is voltooid door alle ontvangers" is aangevinkt (je kunt dit dubbel controleren in Instellingen > Profiel).

Je kunt de meeste instellingen aanpassen op het niveau van de werkruimte en alle nieuwe sjablonen en documenten nemen de instellingen over. Je kunt altijd de instellingen van specifieke sjablonen en documenten wijzigen, waardoor de instellingen van de werkruimte worden overschreven.

Maar hoe zit het met producten en prijzen? In PandaDoc kun je een productcatalogus aanmaken om het maken van offertes te automatiseren. Je kunt het vanaf nul maken of producten importeren via CSV:

Voeg eerst een prijstabel toe. Klik er vervolgens op om de bewerkingsmodus te openen. En hier kun je items toevoegen uit je catalogus die je al hebt ingesteld of geïmporteerd.

Met de prijstabel van PandaDoc heb je de flexibiliteit om onbeperkt aangepaste kolommen toe te voegen voor kosten, kortingen en belastingen per post en extra vermenigvuldigingsfactor:

Stel items in op optioneel of QTY bewerkbaar, voeg meerkeuzedelen toe zodat je klant de juiste optie kan kiezen:

Hier zijn meer tips en trucs om het meeste uit de prijstabel van PandaDoc te halen.

Goed gedaan - je hebt je sjabloon ingesteld! Nu ben je klaar om een document te genereren en te versturen. Selecteer in je sjabloon Gebruik deze sjabloon > ontvangers toewijzen aan Rollen en klik op Doorgaan:

Je kunt ook Nieuw > document aanmaken selecteren en je sjabloon uit de lijst kiezen:

Vul de niet-ingevulde variabelen in - dit zijn de aangepaste variabelen die je hebt ingesteld in de sjabloon.

Bekijk het document en verstuur het! Hier vind je een gedetailleerde handleiding voor het verzenden en ondertekenen van een PandaDoc.