Beschikbaarheid: Business en Enterprise.

* Business gebruikers kunnen onbeperkt ruimte aanmaken, maar er maximaal drie publiceren.

Deze functie bevindt zich momenteel in de early-access fase. Neem contact op met je Account Manager of Customer Success Manager voor informatie over het gebruik ervan.

Met ruimte kun je een veilige samenwerkingsruimte creëren, een centraal punt voor het organiseren van bronnen, het delen van documenten en het samenwerken en onderhandelen met kopers.

Bekijk een overzichtsvideo:

Je kunt een ruimte maken template om herhaaldelijk te gebruiken.

Om te beginnen selecteer je Ruimte in het rechterpaneel en vervolgens Templates > +Template linksboven.

Om de naam template van de ruimte te wijzigen, vervang je 'Nieuwe ruimte' in het linker paneel door de ruimtenaam die je wilt gebruiken.

Elke ruimte bestaat uit een huis en twee uitbreidingen:

Je kunt de namen van extensies en hun volgorde altijd wijzigen.

Je kunt een van de standaardactie-items gebruiken in een template, of kies +Taak om een nieuwe toe te voegen. Lees hier meer over taken.

Selecteer Documenten en bestanden en voeg bestanden, PandaDoc templates, of links toe die je wilt opnemen in een ruimte template.

Om inhoud te verwijderen uit de ruimte template, ga je met de muis over een item en selecteer je de verticale ellips (drie puntjes) helemaal rechts en vervolgens Verwijder van template.

Elke gebruiker op je account kan ruimte maken. Elke account Lid kan ook bestaande ruimtes bekijken die door andere gebruikers zijn gemaakt, maar ze kunnen geen documenten bekijken tenzij ze een deelnemer zijn op document.

Selecteer Ruimte in het linker navigatiepaneel, +Ruimte linksboven, dan een van je ruimte templates of +Blank om een ruimte helemaal opnieuw te maken.

Als alternatief selecteer je templates, klik je op de template die je hebt gemaakt en selecteer je vervolgens Gebruik deze template om een ruimte te maken.

Zodra je een ruimte hebt gemaakt, verschijnt er een nieuwe documentmap in je documentlijst. Alle documenten die je uploadt naar de ruimte worden automatisch naar deze map verplaatst.

Om de naam van een ruimte te wijzigen, selecteer je "Nieuwe ruimte" in de linkerbovenhoek, voeg je de naam toe die je wilt gebruiken en selecteer je 'Enter'.

Je kunt de ruimte een persoonlijk tintje geven door een afbeelding met logo te uploaden en een korte beschrijving toe te voegen die in de ruimte wordt weergegeven.

Je kunt een ruimte gemakkelijk ombouwen tot een ruimte template voor toekomstig gebruik. Open gewoon een gepubliceerde of ongepubliceerde ruimte, selecteer de verticale ellips (drie puntjes) rechtsboven en selecteer Converteren naar template in het vervolgkeuzemenu.

Gebruikers met een lid of aangepaste rol die geen rechten hebben om ruimte templates te maken, kunnen een ruimte niet omzetten naar een template.

Nadat je Converteren naar template hebt geselecteerd, word je doorgestuurd naar de nieuw gemaakte template, die dezelfde naam krijgt als de oorspronkelijke ruimte.

Documenten binnen een ruimte die vanaf nul zijn gemaakt, worden automatisch geconverteerd naar templates.

Nadat je alle benodigde inhoud hebt toegevoegd, selecteer je Publiceren rechtsboven om de ruimte met alle leden te delen.

Zodra je de actie hebt bevestigd door Publiceren te selecteren, ontvangen alle leden van de ruimte een e-mail met een link naar de ruimte. De status van de ruimte wordt gewijzigd in 'Gepubliceerd' en alle PandaDoc documenten in conceptstatus met toegangsniveau ingesteld op 'Alleen ondertekenaars' of 'Iedereen in de ruimte' worden automatisch verzonden naar hun respectievelijke ontvangers.

Voordat je de ruimte deelt via een link, moet je ervoor zorgen dat de juiste inhoud is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle ruimteleden'.

Zodra je je ruimte hebt gepubliceerd, kun je de link ernaar delen met ruimteleden via de messenger-app van je voorkeur of via sms.

Om de link naar de ruimte te krijgen, selecteer je Kopieer link rechtsboven, of selecteer je Leden linksonder > Kopieer link.

Als gebruikers de ruimte openen via de gedeelde link, komen ze in de voorbeeldmodus. In deze modus kunnen ze inhoud bekijken die is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle ruimteleden. Om een document te ondertekenen of toegang te krijgen tot afgeschermde inhoud, moeten gebruikers Aanmelden selecteren en hun toegang verifiëren via e-mail.

Om een ruimte niet langer te delen met ruimteleden, open je een gepubliceerde ruimte en selecteer je Unpublish rechtsboven. Zodra je de ruimte niet meer publiceert, hebben de leden van de ruimte er geen toegang meer toe.

Een verwijderde ruimte kan niet worden hersteld.

Ga met je muis helemaal rechts over een ruimte en selecteer dan de verticale ellips (drie puntjes) > Verwijderen.

Om meerdere ruimte te verwijderen, selecteer je het gebied links van hun naam en selecteer je vervolgens Verwijderen rechtsboven.

Als ruimte-creator (eigenaar) ontvang je e-mailmeldingen over activiteiten in de ruimte. Deze meldingen omvatten het volgende:

Je kunt ruimtemeldingen op elk gewenst moment beheren door "Ruimte" te selecteren in het linker navigatiepaneel en vervolgens het tandwielpictogram linksonder te selecteren. Haal vervolgens het vinkje weg bij de meldingen die je wilt in- of uitschakelen en kies tot slot Opslaan.

Je kunt taken en inhoud aan je ruimte toevoegen en bewerken nadat je deze hebt gepubliceerd.

Home is wat ruimteleden voor het eerst zien als ze een uitnodiging openen om lid te worden. Om het begin van je ruimte aan te passen, ga je eerst naar 'Begin' in het linker paneel. Selecteer vervolgens Pagina bewerken en gebruik contentblokken zoals tekst, afbeelding, video en tabel om de pagina vorm te geven. Je kunt ook een welkomstbericht opnemen, instructies toevoegen en zelfs een video of afbeelding invoegen. Maak het huis van je ruimte uitnodigend en informatief voor alle leden.

Als het begin van je ruimte leeg is en er geen blokken zijn, is het tabblad niet zichtbaar.

Met een actieplan kun je je belanghebbenden vanuit één ruimte begeleiden bij complexe deals waarbij documentvoorbereiding, due diligence en tijdlijnbeheer een rol kunnen spelen.

Als er geen taken zijn aangemaakt in de ruimte, is het tabblad Actie Plan niet zichtbaar voor leden.
​
​

Om een taak te maken, selecteer je +Taak en begin je te typen in het veld 'Taaknaam'.

Ga vervolgens met de muis over de taak en selecteer Details om toe te wijzen, Stel vervaldatum in en Voeg bestanden toe aan de taak.

Een taak kan worden toegewezen aan:

De vervaldatum van de taak:

Ga met de muis over een taak, selecteer Details, bewerk de taak en sluit het paneel Details.

Beweeg de muis over een taak en selecteer Verwijderen.

Selecteer Documenten en bestanden en vervolgens Item toevoegen/+ Map toevoegen > in het vervolgkeuzemenu.

Geef de nieuwe map een naam en selecteer Opslaan.

Klik op Item toevoegen/+Toevoegen en selecteer document maken in het vervolgkeuzemenu om een nieuw document toe te voegen. Je kunt ook een document maken van een bestaande template. Als je een template hebt geselecteerd of Blank document hebt gekozen om helemaal opnieuw een document te maken, ga je verder door de documenteen andere naam te geven, ontvangers toe te wijzen en Doorgaan te selecteren.

Document Ontvangers worden automatisch toegevoegd als lid van de ruimte, maar krijgen alleen toegang tot de ruimte als deze de status "Gepubliceerd" heeft.

Je kunt een aantal van je eerder gemaakte documenten selecteren door te klikken op Item toevoegen of Toevoegen > Document toevoegen.

Om een bestaand document te vinden, gebruik je de zoekbalk om het gewenste bestand te vinden, selecteer je het en klik je op de knop Item toevoegen om het op te nemen.

Als je de ruimte publiceert, zien deelnemers het document alleen in de status 'Verzonden'.

Je kunt een concept document eenvoudig verzenden door er in de ruimte met de muis overheen te gaan en Verzenden te selecteren.

Zodra je je documenten toevoegt, hebben ze standaard het toegangsniveau 'Ondertekenaars', wat betekent dat wanneer je leden uitnodigt en de ruimte publiceert, alleen ondertekenaars van het document ze kunnen bekijken.

Je kunt elk bestand naar je ruimte uploaden, met een maximale bestandsgrootte van 2 GB.

Als je een bestand naar een ruimte wilt uploaden, selecteer je Voeg toe > Bestand uploaden.

Door een openbare link toe te voegen aan een ruimte kun je eenvoudig verschillende soorten inhoud delen, zoals video's, kalenders, marketingpresentaties en meer. Hierdoor kunnen leden eenvoudig toegang krijgen tot je content en deze bekijken in je gedeelde ruimte.

Je kunt elke link aan een document toevoegen door Add item of +Add > Link te selecteren.

Een gebruiker kan een link openen en ermee interageren zonder de ruimte te verlaten.

Met toegangsniveaus in ruimte kun je de zichtbaarheid van mappen, documenten en andere inhoudsitems voor elk uitgenodigd lid regelen.

Toegangsniveaus voor mappen bepalen wie toegang heeft tot specifieke mappen en submappen binnen een ruimte.

Je kunt kiezen uit drie toegangsniveaus:

Voor PandaDoc-documenten kun je kiezen uit toegangsniveaus zoals 'Ondertekenaars', 'Alle leden' en 'Interne leden'.

Voor andere inhoudstypen zoals geüploade bestanden en links zijn de beschikbare toegangsniveaus "Alle ruimteleden" en "Niemand".

Selecteer in een ongepubliceerde ruimte +Invite rechtsboven of Members linksonder en typ de naam of het e-mailadres van een lid in het veld 'Members'.

Selecteer in een gepubliceerde ruimte +Uitnodigen rechtsboven of Leden linksonder, typ de naam of het e-mailadres van een lid in het veld 'Leden' en selecteer het lid in het vervolgkeuzemenu. Selecteer voor een nieuwe contactpersoon lid toevoegen in het vervolgkeuzemenu, typ een bericht voor de e-mailuitnodiging en selecteer vervolgens Publiceren.

Als je een uitnodiging opnieuw moet versturen, selecteer je Leden linksonder, dan het lid en tot slot opnieuw Uitnodiging versturen.

Navigeer naar Leden in de linkerbenedenhoek, selecteer de naam van het lid dat je wilt verwijderen en selecteer vervolgens Lid verwijderen.

Wanneer je een lid verwijdert, wordt deze niet automatisch verwijderd als ontvanger van documenten die zijn opgeslagen in een ruimte.

Om de toestemmingsinstellingen van een lid aan te passen, selecteer je Leden linksonder en vervolgens de naam van het lid. Onder "Lid instellingen" vind je twee rechten: "Kan leden uitnodigen" en "Kan inhoud toevoegen".

Zodra je document deelnemer de uitnodiging opent om voor het eerst deel te nemen aan de ruimte, ontvangt de creator (eigenaar) van de ruimte een e-mailnotificatie.

De deelnemer wordt naar het huis van de ruimte gestuurd zodra hij Join room heeft geselecteerd.

Als de deelnemer een ondertekenaar van een document is, ziet hij nu Ondertekenen bovenaan de pagina. Zodra ze documenten ondertekenen hebben geselecteerd, worden ze gevraagd om elk document afzonderlijk te bekijken en in te vullen.

Elk document kan onafhankelijk worden ondertekend, waardoor de alles-of-niets-aanpak die meestal met bundels wordt geassocieerd, overbodig wordt.

Je kunt eenvoudig documentinformatie bekijken zonder de document te openen. Ga hiervoor met de muis over een documentnaam en selecteer documentinfo om de statistieken en laatste activiteit te bekijken.

Auditspoor is een registratie van alle acties die in een ruimte zijn uitgevoerd, inclusief wie een actie heeft uitgevoerd, wanneer deze is uitgevoerd en wat de actie was. Deze informatie kan worden gebruikt om gebruikersactiviteiten bij te houden, problemen op te lossen en naleving van het organisatiebeleid te garanderen.

Als je het Auditspoor voor een ruimte wilt bekijken, selecteer je het tabblad Auditspoor in de zijbalk van de ruimte. Op Auditspoor staan alle acties die in de ruimte zijn uitgevoerd in chronologische volgorde.

Zorg ervoor dat je je PandaDoc-werkruimte verbindt met je HubSpot account. Ga voor meer informatie naar hier.

Je kunt een ruimte maken vanuit HubSpot. Open een deal, bedrijf of contactentiteit en zoek vervolgens de sectie PandaDoc Ruimte in het rechterpaneel. Selecteer in dit gedeelte Ruimte aanmaken.

Je kunt een ruimte ook koppelen en ontkoppelen van een HubSpot deal via de rechter schuifbalk.