Deze handleiding heeft betrekking op de werking van de nieuwste 1.71 versie van de PandaDoc <> Salesforce-integratie.

Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.

Beschikbaarheid van het plan:

PandaDoc: Jaarlijks Business*- en Jaarlijks Onderneming*-plan

Salesforce: 'Professional', 'Onderneming', 'Unlimited', 'Developer edition', 'Performance'.

*Deze integratie is beschikbaar als betaalde invoegtoepassing.

Klik hier voor meer informatie

Bekijk onze installatiegids rechtsonder in het tabblad Salesforce in PandaDoc voor een snelle en eenvoudige set-up van de integratie.

Deze integratie maakt het mogelijk om gegevens aan te maken, bij te houden en door te sturen naar PandaDoc-documenten in meerdere werkruimtes. Schakel de integratie eenmalig in en log in op de gewenste werkruimte. In de sectie Gerelateerde Documenten zie je alleen de documenten die binnen de integratie zijn aangemaakt en die zich bevinden in de werkruimte waarop je bent ingelogd. De sync-triggers werken alleen voor de werkruimte die als eerste is gekoppeld.

Je moetSalesforce beheerder rechten hebben om de PandaDoc-module te kunnen installeren en configureren.

De onderstaande instructies laten de configuratie van Opportunity zien, maar je kunt deze handleiding ook gebruiken voor de andere objecten (Opportunity, Lead, Account, Contact).

Als je Lightning gebruikt, volg dandeze installatiegids.

Als je de PandaDoc-module wilt toevoegen aan een Aangepast object, lees dan hier meer.

Als je een Aangepast object hebt aangemaakt, raadpleeg dandeze gids om te leren hoe je PandaDoc toevoegt aan Aangepaste objecten in Salesforce.

Om je PandaDoc.eu account te configureren, moet je twee belangrijke wijzigingen aanbrengen:

Om gegevens door te sturen van Salesforce naar PandaDoc-document, moet je eerst een template maken en deze instellen met Variabelen (hetzelfde als Velden Samenvoegen). Meer informatie over Variabelen vind je hier.

Hoewel je je eigen variabelen aan documenten kunt toevoegen, moet je variabelen instellen om informatie van Salesforce door te geven in een template.

Voordat je je template instelt met variabelen, maak je een variabelenlijst voor elk object waarmee je PandaDoc gaat gebruiken.

Variabelen moeten voor elk object afzonderlijk worden ingesteld. Alleen de variabelen die in dat specifieke object staan vermeld, zijn beschikbaar wanneer van dat object een document wordt aangemaakt (geen objectoverschrijdende populatie).

Een gecodeerd tekstveld kan niet via een variabele worden doorgegeven!

Als je een document aanmaakt vanuit Salesforce met behulp van deze template, worden de variabelen ingevuld met de informatie uit de CRM.

Je kunt ook de lijst met variabelen bekijken, samen met de gegevens die worden doorgegeven in een Salesforce-record.

De waarde van de variabele die wordt doorgegeven aan PandaDoc kan afwijken van hoe het veld eruitziet in Salesforce, zie de tweede schermafdruk hieronder. Dit komt doordat PandaDoc in sommige gevallen de waarde van het basisveld doorgeeft en niet de weergegeven waarde. Leerhier hoe je datumvelden opmaakt die worden doorgegeven vanuit Salesforce.

Als het veld in Salesforce leeg is, wordt de variabele in het documentniet ingevuld en moet je het handmatig invullen.

Ontvangersinfo doorsturen werkt het beste met PandaDoc Rollen. Leer hoe je rollen instelt in een templatehier.

Salesforce geeft standaard de volgende ontvangerinformatie door, afhankelijk van het object waar je PandaDoc-module zich bevindt:

Je kunt instellen welk veld uit Salesforce wordt toegewezen aan een rol in PandaDoc en bepalen welke velden worden verzonden in de vorm van de volgende parameters:

Als je wilt dat PandaDoc de ontvanger automatisch koppelt aan een specifieke rol, dan heb je 2 dingen nodig:

Als dit goed is ingesteld, zal PandaDoc de respectievelijke ontvanger in de respectievelijke rol invoegen wanneer je documenten aanmaakt.

PandaDoc zetalle gerelateerde contactpersonen uit Salesforce in het document. Als je er een wilt verwijderen, verwijder deze dan in het pop-upvenster van de Rol of in het gedeelte Ontvangers in het document.

Als je documenten aanmaakt op basis van een offerte of een case, kun je een zoekveld gebruiken voor een specifiek contactrecord. Je kunt aangeven welke zoekvelden je wilt gebruiken als ontvangers door naar PandaDoc Setup > te gaan en naar beneden te scrollen naar Aangepaste objectinstellingen. Zoek het object waarvoor je dit wilt instellen en klik op Instellingen aan de rechterkant.

Kies vervolgens het veld dat je als ontvanger wilt gebruiken en klik op Opslaan. Je kunt maximaal vijf velden kiezen.

Stel vervolgens de toewijzingen van de ontvangers in. Klaar!

Je kunt contactpersonen die als ontvanger in PandaDoc-documenten worden gezet, filteren op basis van ja/nee-velden in een record (ook wel Booleaanse velden genoemd).

Als je Ontvangers toewijzen voor Accounts hebt ingesteld, kun je dit configureren om deze Accountinformatie (e-mail, telefoonnummer, etc) als Ontvanger door te geven aan PandaDoc.

Ga daarvoor naar PandaDoc Setup -> Scrol naar beneden naar JSON Builder Settings, klik naast de Account Objectnaam op 'Setup' -> Vink het vakje aan naast 'Account versturen als ontvanger' en klik op 'Opslaan'.

Salesforce Contact-rollen en PandaDoc Template-rollen kunnen geen 2 contactpersonen hebben die aan één rol zijn toegewezen.

Als je suggesties hebt met betrekking tot de functionaliteiten van PandaDoc ->, dien dan een idee in op het Ideeënportaal of neem contact met ons op.

Je kunt gegevens doorsturen naar PandaDoc-velden op dezelfde manier als variabelen dat doen. In tegenstelling tot variabelen hoef je echter geen vierkante haakjes te gebruiken.

Kopieer in de lijst met tokens het token zonder vierkante haakjes naar het veld Samenvoegen.

Zodra het document is verzonden, zal de ontvanger de vooraf ingevulde gegevens zien en dit veld kunnen bijwerken, op voorwaarde dat het veld aan hem is toegewezen.

PandaDoc kan worden geconfigureerd om producten te kiezen uit een Opportunity, Leads, Contacten of Account en ze toe te voegen aan een prijstabel in een document.

Je kunt productvelden van een object toewijzen aan prijstabelvelden in PandaDoc om gegevens nog nauwkeuriger door te sturen.

Zorg ervoor dat je Opportunity, Lead, Contact of Account producten heeft toegevoegd. Open daarna je PandaDoc template, voeg een prijstabel toe. Zet in de prijstabel Eigenschappen de schakelaar Gegevens samenvoegen op AAN.

Soms moet je meer dan de standaardset productvelden doorgeven.

Als het toevoegen van aangepaste velden uit verborgen kolommen telkens als je een document aanmaakt te veel klikken vergt, is er een manier om dat te omzeilen.

Nu je je template hebt aangemaakt en ingesteld, kun je doorgaan met het aanmaken en verzenden van documenten vanuit Salesforce.

Als je meerdere werkruimtes hebt en documenten aanmaakt vanuit Opportunities of Accounts in Salesforce, dan kun je het zo instellen dat documenten uit ALLE werkruimtes worden weergegeven in de PandaDoc-module, zie hier voor meer informatie.

Als je een document hebt aangemaakt in PandaDoc en je wilt deze koppelen aan een Opportunity in Salesforce, dan doe je dit als volgt.

Om een document te ontkoppelen van een Opportunity of te koppelen aan een andere Opportunity, klik je op de gewenste actie in het paneel integraties. Als je het document hebt aangemaakt vanuit een ander object (Account, Contactpersoon, etc.), dan kun je het niet loskoppelen van dat object en koppelen aan een Opportunity of gerelateerde informatie bekijken.

Voor deze functie moet het document zich in de conceptstatus bevinden.

Als de informatie in een Salesforce-record wordt bijgewerkt nadat het document al is aangemaakt op basis van dit record, kun je het document bijwerken met de juiste waarden:

Als het veld in Salesforce leeg is, zal de corresponderende variabele niet worden ververst.

Je kunt je prijstabel niet bijwerken met productgegevens uit Salesforce, noch kun je PandaDoc-velden of rolvariabelen bijwerken.

Open je Salesforce, klik bovenaan op Instellingen, typ 'geïnstalleerde pakketten' in Snel zoeken, klik vervolgens op het gedeelte Geïnstalleerde pakketten die in de zoekopdracht verschijnt. Zoek naar PandaDoc tussen de geïnstalleerde applicaties en zoek de versie op in de kolom Versienummer.

Het ondersteuningsteam kan toegang vragen tot je account in Salesforce om je te helpen met een probleem of vraag. Verleen geen toegang zonder het verzoek van ons ondersteuningsteam.

In Salesforce Lightning:

In Salesforce Classic:

Stel de 'Toegangsduur' voor 'PandaDoc Support' in op 3 dagen.

Stuur vervolgens een e-mail naar ons ondersteuningsteam met je SalesForce Organisatie-ID die je kunt vinden op de Bedrijfsinformatie- pagina. Klik op Instellingen > Bedrijfsprofiel > Bedrijfsinformatie en zoek de ID naast Salesforce Organization-ID.

Klik op een probleem om de oplossing te bekijken.

Dit gebeurt wanneer het object waarvoor je variabelen, een prijstabel of het toewijzen van ontvangers hebt ingesteld, wordt verwijderd of een nieuwe naam heeft.

Je kunt dit verhelpen door de volgende stappen te volgen:

Als je dit bericht ziet, heb je mogelijk geen machtigingen voor bepaalde Salesforce-objecten met betrekking tot de Opportunity. Mogelijke voorbeelden zijn dat bestanden niet zijn ingeschakeld voor je profiel, of dat je bedrijf onlangs een nieuw object heeft toegevoegd dat nog niet is ingeschakeld voor je profiel.

Om dit op te lossen, moet je je Salesforce-beheerder vragen om de machtigingen voor je profiel te controleren en ervoor zorgen dat je toegang hebt tot de gerelateerde objecten.

Je bent misschien net begonnen met het testen van de integratie met test Contactpersonen. Het is mogelijk dat er geen e-mailadressen zijn gekoppeld aan deze contactpersonen in Salesforce. Om dit probleem op te lossen, voeg je geldige e-mailadressen toe aan de contactpersonen in Salesforce en probee je het vervolgens opnieuw.

Zorg er om te beginnen voor dat Aangepaste instellingen definiëren toegang voor twee PandaDoc-objecten (PandaDoc.PandaDoc.PandaDoc Instellingen en PandaDoc.PandaDoc.PandaDoc JsonBuilder Mapping) is ingeschakeld. Je vindt deze instelling onder Instellingen > Profielen > Selecteer het desbetreffende profiel.

Daarna moet je deze gebruiker volledige toegang geven tot de onderstaande 7 objecten. Je kunt dit doen door naar het betreffende profiel te gaan en op Bewerken te drukken en vervolgens naar beneden te scrollen naar de Aangepaste objectmachtigingen.

Controleer vervolgens de toegang tot de velden die gerelateerd zijn aan de 7 objecten die in de vorige stap zijn genoemd. Je kunt dat doen door naar het betreffende profiel te gaan en naar beneden te scrollen naar de optie Veldniveau beveiliging (Custom Field-Level Security), vervolgens voor elk van de 7 objecten te drukken op Bekijken, Bewerken en Alleen-lezen toegang voor alle velden toe te staan.

Wil je meer weten over onze Salesforce-integratie? Bekijk dan onze Salesforce-integratie: basiscursus in de PandaDoc Learning Academy!