Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.

Zanim zaczniesz tworzyć szablony i wysyłać dokumenty, poświęć chwilę na przejrzenie informacji w swoim profilu. Upewnij się, że Twoje imię i nazwisko są prawidłowe, dodaj swój podpis i przejrzyj powiadomienia. Dodaj swoje zdjęcie profilowe - pojawi się ono w e-mailach PandaDoc, gdy prześlesz komuś jakiś dokument.

Dostępność: plany Business i Enterprise

Możesz spersonalizować wiadomości e-mail PandaDoc wysyłane ze swojego konta, dodając logo firmy, wybierając kolor przycisku i kolor tekstu przycisku oraz dostosowując stopkę wiadomości.

Dlaczego warto tworzyć szablony? - możesz zapytać. Tworzenie i wysyłanie dokumentów staje się znacznie łatwiejsze, jeśli nie zaczynasz od zera. Twórz szablony wielokrotnego użytku za pomocą PandaDoc, aby zwiększyć swoją produktywność i zapewnić spójność wszystkich dokumentów.

Pomyśl o szablonie z tekstem, wzorem i oznakowaniem marki, który może posłużyć jako punkt wyjścia podczas tworzenia nowego dokumentu.

Możesz stworzyć szablon od zera, przesłać statyczny plik PDF lub połączyć obie te opcje.

Alternatywnie istnieje możliwość wyboru jednego z profesjonalnych szablonów z biblioteki.

Szablon stworzony od zera daje Ci pełną kontrolę nad jego formatowaniem i wyglądem, ale jego zrobienie zajmie więcej czasu. Aby przyspieszyć ten proces, możesz przekonwertować plik .docx na edytowalny plik PandaDoc, co zajmie kilka sekund.

Przesłanego szablonu nie będzie można edytować, ale możesz dodać na nim tekst oraz przeciągać i upuszczać na nim pola. Jest to szybkie i łatwe rozwiązanie, jeśli chcesz pobrać plik PDF i poprosić kogoś o jego podpisanie.

Po rozpoczęciu tworzenia szablonu kolejnym krokiem jest przypisanie do niego ról. Role to symbole zastępujące przyszłych odbiorców, np. Klient, Osoba podejmująca decyzje, Księgowość czy Nadawca.

Przypisz wstępnie pola do funkcji Role w swoim szablonie, a będą one służyć jako symbole zastępujące przyszłych odbiorców. Podczas tworzenia dokumentu przy użyciu tego szablonu, przypiszesz odbiorców do każdej dodanej do niego roli. Wszystkie wstępnie przypisane pola zostaną automatycznie przypisane do wyznaczonych odbiorców.

Każda rola generuje 11 zmiennych dotyczących dynamicznych informacji o odbiorcach. Podczas tworzenia dokumentu przy użyciu szablonu zmienne zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie informacji zawartych w kontaktach.

Właśnie wspomnieliśmy o zmiennych w kontekście ról, ale możesz ich używać również poza nimi. Pomyśl o informacjach, które zawsze są unikalne dla danego dokumentu, a następnie zastąp je zmienną.

Podczas tworzenia dokumentu przy użyciu tego szablonu, wypełnij zmienne tylko raz, a dane zostaną uzupełnione w całym dokumencie. To właśnie tak proste!

Praca zespołowa to praca wyjątkowa. Teraz wielu członków zespołu może edytować dany dokument jednocześnie. W dokumencie pojawią się awatary, aby pokazać, kto wprowadza zmiany.

Dostępność: plany Business i Enterprise

W bibliotece treści możesz przechowywać fragmenty informacji, z których będziesz korzystać wielokrotnie, np. Referencje lub Regulamin. To świetny sposób na wysyłanie niestandardowych dokumentów ze zwrotami, które są spójne.

Zarejestruj się, aby wziąć udział w naszym samodzielnym kursie dotyczącym zarządzania biblioteką treści.

A zatem szablon został utworzony: są dodane role, zawartość i pola. Czas dodać trochę stylu! Aby zaprojektować szablon, kliknij Projekt w prawym panelu. Masz wiele opcji stylizowania tekstu, tytułów, tabel, tła strony, nagłówka lub stopki, a także wybrania koloru motywu. Wszelkie zmiany zostaną zastosowane do całego szablonu.

Aby nadać styl fragmentowi tekstu, zaznacz go i zastosuj zmiany za pomocą górnego paska narzędzi. Następnie użyj Właściwości, aby dodać tło i dostosować dopełnienia i marginesy.

Kliknij w wielokropek w prawym górnym rogu ekranu, aby dostosować ustawienia szablonu, takie jak Automatyczne przypomnienia, Automatyczne wygaśnięcie czy Odnowienia. Wszystkie dokumenty utworzone na podstawie tego szablonu odziedziczą te ustawienia.

Kliknij Zarządzaj lub Dodaj role/odbiorców > przełącz przełącznik Dołącz plik PDF do wiadomości e-mail znajdujący się po prawej stronie.

Upewnij się, że powiadomienie „Dokument został wypełniony przez wszystkich odbiorców” jest zaznaczone (możesz to sprawdzić ponownie w Ustawieniach > Profil).

Większość ustawień możesz dostosować na poziomie obszaru roboczego, a wszystkie nowe szablony i dokumenty odziedziczą te ustawienia. Zawsze możesz zmienić ustawienia konkretnych szablonów i dokumentów, co spowoduje zastąpienie ustawień obszaru roboczego.

Ale co z produktami i cenami? W PandaDoc możesz utworzyć katalog produktów, aby zautomatyzować robienie wycen. Możesz utworzyć go od zera lub zaimportować produkty poprzez plik CSV:

Najpierw dodaj cennik. Następnie kliknij w niego, aby uzyskać dostęp do trybu edycji. Tutaj możesz dodać pozycje ze swojego katalogu, które zostały już przez Ciebie skonfigurowane lub zaimportowane.

Dzięki cennikowi PandaDoc masz możliwość dodawania nieograniczonej liczby niestandardowych kolumn dla opłat, rabatów i podatków dotyczących danej pozycji oraz dodatkowego mnożnika:

Ustaw pozycje jako opcjonalne lub edytowalne ilościowo, dodaj sekcje wielokrotnego wyboru, aby Twój klient mógł wybrać odpowiednią dla siebie opcję:

Oto więcej porad i wskazówek, jak najlepiej wykorzystać cennik PandaDoc.

Dobra robota – Twój szablon został skonfigurowany! Teraz możesz wygenerować dokument i go wysłać. W swoim szablonie wybierz opcję Użyj tego szablonu > przypisz odbiorców do Ról i kliknij Kontynuuj:

Alternatywnie wybierz opcję Utwórz nowy > Dokument i wybierz swój szablon z listy:

Uzupełnij niewypełnione zmienne – będą to zmienne niestandardowe, które zostały ustawione w szablonie.

Przejrzyj dokument i go wyślij. Oto szczegółowy przewodnik na temat wysyłania i podpisywania dokumentów PandaDoc.