Uwaga:
Niektóre obrazy i łącza w tym artykule mogą być dostępne tylko w języku angielskim.
Po skonfigurowaniu automatycznego wewnętrznego przepływu pracy można przesyłać dokumenty do wyznaczonych osób zatwierdzających, zanim trafią one do odbiorców.
Dostępność: plany Business i Enterprise.
Przejdź do:
Przewodnik wideo:
Uwaga:
Właściciele kont, administratorzy lub menedżerowie danego obszaru roboczego mogą zarządzać przepływem pracy i zatwierdzać dokumenty (jeśli wskazano ich jako osoby zatwierdzające).
Korzystanie z przepływu pracy zatwierdzania
Funkcją przepływu pracy zatwierdzania zarządza się z poziomu szablonu.
Otwórz szablon i kliknij kolejno menu kontekstowe Konfiguracja przepływu pracy. Opcję zatwierdzania można włączyć przełącznikiem w tym szablonie:
Aby dodać osobę zatwierdzającą, zacznij pisać jej imię lub adres e-mail w oknie podręcznym.
Aby dodać grupę osób zatwierdzających, kliknij opcję „+Add Approver Group” (+Dodaj grupę zatwierdzających), nadaj jej nazwę i dodaj do niej osoby zatwierdzające.
Po zakończeniu kliknij przycisk „Save” (Zapisz).
Uwaga:
Członkowie grupy zatwierdzających zatwierdzają dokument w imieniu grupy.
Kolejność zatwierdzania można konfigurować — tę samą osobę zatwierdzającą można dodać kilkukrotnie, jeśli ma ona zweryfikować dokument na kilku etapach pracy.
Uwaga:
Nie można ponownie zastosować tej samej grupy osób zatwierdzających w innych szablonach, więc trzeba będzie ją utworzyć ponownie.
Edytowanie/usuwanie przepływu pracy i osób zatwierdzających
Aby przejrzeć, edytować lub usunąć konfigurację przepływu pracy, przejdź do szablonu, a następnie kliknij kolejno menu kontekstowe Konfiguracja przepływu pracy.
Kliknij opcję „Approval settings” (Ustawienia zatwierdzania), aby zarządzać osobami zatwierdzającymi i kliknij ikonę kosza, aby usunąć osobę zatwierdzającą lub całą grupę:
Funkcję zatwierdzania można wyłączyć przełącznikiem w szablonie:
Uwaga:
Nie można włączyć/wyłączyć zatwierdzania w dokumencie.
Co się stanie po usunięciu osoby zatwierdzającej z obszaru roboczego?
Osobę zatwierdzającą najpierw należy usunąć z przepływu pracy, a potem z obszaru roboczego. W przeciwnym razie osoba zatwierdzająca pozostanie w przepływie pracy zatwierdzania, a dokumenty utkną w procesie zatwierdzania. Jeżeli dokument utknął, wyślij e-mail na adres [email protected].
Wysyłanie dokumentów do zatwierdzenia
Po utworzeniu dokumentu jego autor wysyła go do zatwierdzenia, zanim prześle go do odbiorcy:
Status dokumentu zmieni się na „Do zatwierdzenia”, a osoba zatwierdzająca otrzyma e-mail z powiadomieniem. Dostępne będą opcje zatwierdzenia lub odrzucenia.
Osoba zatwierdzająca może także zostawić komentarz dla autora dokument.
Po odrzuceniu lub zatwierdzeniu dokumentu przez osobę zatwierdzającą autor dokumentu otrzyma e-mail z powiadomieniem i komentarzem (jeśli jest).
Status dokumentu zostanie ustawiony na zatwierdzony lub odrzucony. Jeśli dokument zostanie zatwierdzony, będzie można go wysłać.
Uwaga:
Zatwierdzony dokument może wysłać osoba zatwierdzająca lub jego autor.
Jeżeli dokument został odrzucony, należy go edytować i wysłać ponownie do zatwierdzenia.
Zdarzenia zatwierdzania są widoczne w obszarze informacji o ostatniej aktywności w dokumencie.
Zatwierdzenia warunkowe
Dostępność: plan Enterprise
Funkcja zatwierdzania warunkowego pozwala zautomatyzować przepływ pracy zatwierdzania dokumentu. Osoby zatwierdzające otrzymują dokument tylko wtedy, gdy zostały spełnione warunki określone w szablonie. Jeśli warunek nie zostanie spełniony, dokument automatycznie otrzyma status zatwierdzonego.
Warunek można ustawić dla następujących elementów:
Wartość dokumentu
Rabat pozycji
Rabat końcowy
Rabat końcowy pozycji
Konfigurowanie zatwierdzeń warunkowych
Aby skonfigurować warunki zatwierdzania przepływu pracy, otwórz szablon i wykonaj następujące czynności:
Kliknij menu z wielokropkiem pionowym u góry strony, a następnie wybierz opcję Workflow (Przepływ pracy) z menu rozwijanego.
Na kafelku Zatwierdzone przestaw przełącznik, aby uzyskać dostęp do ustawień zatwierdzania.
Dodaj osoby zatwierdzające lub grupę osób zatwierdzających.
Kliknij przycisk +Add condition (+Dodaj warunek), a następnie dodaj co najmniej jeden warunek.
Kliknij przycisk Save (Zapisz).
Wskazówka:
Można konfigurować osobno różne warunki dla poszczególnych osób zatwierdzających lub nie ustawiać żadnych warunków dla osób zatwierdzających, które zatwierdzają każdy dokument.
Wskazówka:
Jeśli chcesz, aby w danej chwili tylko jedna osoba zatwierdzająca miała dostęp do dokumentu, skonfiguruj kolejność zatwierdzania.
Uwaga:
Waluta zatwierdzenia warunkowego zależy od waluty wartości w dokumencie, dlatego zmiana waluty wartości w dokumencie powoduje aktualizację waluty zatwierdzenia warunkowego.
Monitorowanie zatwierdzeń
Kafelki Audit trail (Dziennik inspekcji) i Latest activity(Ostatnia aktywność) umożliwiają monitorowanie statusu zatwierdzania dokumentu, np. automatyczne pominięcie zatwierdzania lub zatwierdzenie dokumentu.
