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Antes de começar a configurar os seus modelos e a enviar documentos, reserve um minuto para rever as informações do seu perfil. Confirme se o seu nome e apelido estão corretos, acrescente a sua assinatura e reveja as notificações. Adicione a sua fotografia de perfil que aparecerá nos e-mails PandaDoc quando enviar um documento a alguém!

Disponibilidade: Planos de Negócios e Empresariais

Pode personalizar os e-mails PandaDoc provenientes da sua conta, adicionando o logótipo da sua empresa, ajustando a cor do botão, a cor do texto do botão e personalizando o rodapé do e-mail.

Porque devo criar modelos? - poderá perguntar. Criar e enviar documentos é muito mais fácil quando não começa do zero. Crie modelos reutilizáveis com o PandaDoc para majorar a sua produtividade e criar consistência em todos os seus documentos.

Pense num modelo de texto, design e identidade que possa utilizar como ponto de partida para criar novos documentos.

Pode criar um modelo de raiz, carregar um PDF estático ou combinar ambas as opções.

Em alternativa, pode selecionar um dos modelos profissionais da biblioteca de Modelos.

Um modelo elaborado de raiz proporciona total controlo sobre a formatação e design, mas demora mais tempo a criar. Para acelerar o processo, pode converter o seu ficheiro .docx num ficheiro editável PandaDoc, o que demorará apenas alguns segundos.

Um modelo carregado não será editável, mas pode adicionar-lhe texto, e arrastar e largar campos. É uma forma rápida e fácil de criar um PDF para alguém assinar.

Após iniciar um modelo, o seu próximo passo será a criação das funções do modelo. As funções são marcadores de posição para futuros destinatários, por exemplo: Cliente, Responsável, Contabilista ou Remetente.

Atribua previamente campos a uma Função no seu modelo que funcionarão como espaços reservados para futuros destinatários. Quando cria um documento a partir deste modelo, poderá atribuir destinatários a cada função no modelo. Todos os campos pré-atribuídos serão automaticamente atribuídos aos destinatários designados.

Cada função gera 11 variáveis de funções para inserção de informações dinâmicas sobre os destinatários. Quando cria um documento a partir do modelo, as variáveis são preenchidas automaticamente com base nas informações dos contactos.

Acabámos de mencionar variáveis no contexto da função, mas pode utilizar variáveis exteriores a esse contexto! Pense em informações exclusivas em cada documento específico e pode substituí-las por uma variável.

Quando cria um documento a partir deste modelo, preencha as variáveis apenas uma vez e as informações serão replicadas em todo o documento. É tão simples quanto isso!

O trabalho de equipa faz o sonho acontecer. Agora, vários membros da equipa podem editar um documento em simultâneo. Aparecerão avatares no documento para indicar quem está a fazer alterações.

Disponibilidade: Planos de Negócios e Empresariais

Na Biblioteca de Conteúdos, pode armazenar informações que utilizará repetidamente, como Testemunhos ou Termos e Condições. Esta é uma ótima forma de enviar documentos personalizados com linguagem consistentes.

Registe-se no nosso curso individualizado sobre gestão da biblioteca de conteúdos.

Muito bem! Já configurou o seu modelo: adicionou funções, conteúdo e campos. Está na altura de introduzir um pouco de estilo! Para o design do seu modelo, clique em Design no painel direito. Tem várias opções para estilizar o Texto, os Títulos, as Tabelas, o Fundo da Página, o Cabeçalho, o Rodapé e selecionar a cor do tema. Todas as alterações serão aplicadas a todo o modelo.

Para estilizar um excerto de texto, selecione-o e aplique as alterações utilizando a barra de ferramentas superior. A seguir, utilize Propriedades para adicionar um fundo e ajustar os preenchimentos e as margens.

Clique nas reticências no canto superior direito para editar as definições do seu modelo, tais como Lembretes automáticos, Cessação automática, Renovações. Todos os documentos criados a partir deste modelo reproduzirão estas definições.

Clique em Gerir ou Adicionar funções/destinatários > e selecione a opção Anexar um PDF ao e-mail, à direita.

Confirme que a notificação «O documento foi preenchido por todos os destinatários» está ativada (pode confirmar em Definições > Perfil).

Pode ajustar a maioria das definições ao nível do espaço de trabalho, e todos os novos modelos e documentos reproduzirão estas definições. Pode sempre alterar as definições em modelos e documentos específicos, o que se sobreporá às definições do espaço de trabalho.

E quanto aos produtos e preços? No PandaDoc, pode criar um catálogo de produtos para automatizar a criação de orçamentos. Pode criá-lo de raiz ou importar produtos via CSV:

Primeiro, adicione uma tabela de preços. A seguir, clique na tabela para aceder ao modo de edição. Aqui pode adicionar itens do seu catálogo já configurados ou importados.

Com a tabela de preços PandaDoc, tem a flexibilidade de adicionar colunas personalizadas ilimitadas para taxas, descontos de items de linha e impostos, e multiplicador adicional:

Defina os itens como opcionais ou QTDE editável, adicione secções de escolha múltipla que permitam aos seus clientes selecionarem a opção mais adequada:

Aqui seguem mais dicas e truques para tirar o máximo partido da tabela de preços PandaDoc.

Muito bem – criou o seu modelo! Agora está tudo a postos para gerar e enviar um documento. No seu modelo, selecione Utilizar este modelo > atribuir destinatários a Funções e clique em Continuar:

Em alternativa, selecione Criar novo documento > e selecione o seu modelo da lista:

Preencha as variáveis incompletas, ou seja, as variáveis personalizadas definidas no modelo.

Reveja o documento e envie-o! Aqui encontra um guia pormenorizado sobre como enviar e assinar um PandaDoc.