Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Disponibilidade: Planos Essenciais, Comerciais e Empresariais
As funções são espaços reservados que o ajudarão a atribuir campos previamente a futuros destinatários.
Quando criar um documento a partir do seu modelo, basta designar que destinatário pertence a que função e os seus campos serão automaticamente atribuídos ao mesmo.
Além disso, pode preencher facilmente informações de contacto sobre o seu destinatário no documento utilizando as Variáveis de função.
Avançar para:
Como adicionar funções de modelo
No canto superior direito do seu ecrã, selecione +Adicionar funções (selecione Gerir para adicionar uma nova se já tiver uma função no seu modelo);
Em seguida, digite o nome da Função (ou seja, Cliente, Representante de Vendas, etc.) no campo e clique em Adicionar.
Nota:
Os nomes de funções são internos e visíveis apenas para si e para os membros da sua equipa.
Como atribuir previamente um destinatário
Se quiser que um destinatário específico seja adicionado em cada documento criado a partir deste modelo (por exemplo, quer um dos seus colegas sempre adicionado no CC), pode criar uma função para esta pessoa e atribuí-la previamente a esta função:
Selecione Gerir e clique na função necessária;
Escolha um destinatário a partir do menu pendente ou adicione um novo em 'Atribuir previamente uma pessoa'.
Agora, cada vez que o documento for criado a partir do modelo, este destinatário será atribuído a esta função.
Finalmente, certifique-se de que todos os campos no seu modelo são atribuídos às sua(s) função(s) e já está! Quando criar um documento a partir do modelo, atribuirá destinatários reais às funções que atribuirão campos automaticamente aos destinatários.
Perguntas frequentes
O que acontece se não atribuir um destinatário à sua função?
Quando criar um documento a partir de um modelo com várias funções, pode deixar uma função não atribuída e a mesma não será apresentada no documento. No entanto, os campos atribuídos a esta função permanecerão no documento. Deverá atribuir os campos manualmente aos seus destinatários ou removê-los.