Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Aviso:
O PandaDoc reserva-se ao direito de suspender temporariamente esta funcionalidade se verificarmos uma utilização excessiva, uma vez que isso terá impacto na capacidade de entrega para todos os nossos utilizadores do PandaDoc.
Veja abaixo para saber como enviar um documento para vários destinatários. Cada destinatário receberá um exemplar único para concluir ou visualizar.
Disponibilidade: Planos Comerciais Anuais* e Empresariais Anuais* + um pacote de volume por uma taxa adicional. Esta funcionalidade não está disponível para contas durante o período de teste.
* Estão incluídos 250 documentos por ano por conta.
Veja um vídeo com uma descrição geral:
O que precisa:
Um ficheiro CSV com os dados dos seus destinatários. Recomendamos que utilize o Google Spreadsheets para criar e transferir o seu ficheiro CSV.
Active a opção "Envio em massa" no Marketplace. (Isto deve ser feito pelo proprietário da conta).
Nota:
Pode enviar um máximo de 1000 documentos por hora e não pode utilizar o mesmo endereço de e-mail para destinatários diferentes.
Clique aqui para obter um curso de aprendizagem individualizado sobre envio em massa.
Selecionar de um modelo
Aceda à aplicação Documentos e selecione a seta junto a +Documento e, em seguida, selecione Envio em massa no menu suspenso.
Selecionar um modelo da lista. Note que todos os campos devem ser atribuídos a funções.
Vamos utilizar um modelo com uma função: Cliente.
Rever as variáveis do modelo, criar um ficheiro CSV para carregar os dados dos seus destinatários
Em primeiro lugar, reveja as variáveis que podem ser preenchidas com os dados dos seus destinatários.
Todas as variáveis de função predefinidas são apresentadas em cada menu pendente de função. Vamos abrir o menu pendente Cliente para descobrir todas as variáveis predefinidas.
As variáveis personalizadas (se tiver alguma) aparecem num menu pendente separado.
Crie um ficheiro CSV com os dados dos seus destinatários.
O PandaDoc gera um ficheiro CSV em branco com base no modelo que está a utilizar. Transfira este ficheiro CSV e preencha-o com os dados dos seus destinatários.
Para além das variáveis, este ficheiro CSV incluirá:
Título do documento - pode personalizar o nome do documento para cada destinatário.
Mensagem de e-mail - pode personalizar mensagens de e-mail para destinatários individuais.
Se já tem um ficheiro CSV que gostaria de ajustar e carregar, expanda para os requisitos
O ficheiro deve ser formatado como um ficheiro de valores separados por vírgulas (CSV)
A primeira linha do ficheiro deve especificar quais as variáveis que vai preencher nos documentos. A variável E-mail é obrigatória e tem de ser preenchida no ficheiro; as outras variáveis/colunas são opcionais. As variáveis são coladas sem parêntesis retos. Consulte o exemplo abaixo:
O CSV não pode conter mais de 1000 destinatários.
Carregar o seu ficheiro CSV
Agora, está pronto para carregar o seu ficheiro CSV. Pode arrastar e largar ou escolher a partir do seu dispositivo, importações do Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive também estão disponíveis.
Rever os avisos e erros
Depois do ficheiro CSV ter sido processado, o PandaDoc mostrar-lhe-á os erros e os espaços em branco que encontrou.
Erros (destacados a vermelho): endereços de e-mail em falta ou inválidos. Não pode prosseguir com erros, pelo que deve fazer as alterações necessárias ao ficheiro e carregá-lo novamente.
Avisos (destacados a amarelo): Variáveis não preenchidas. Pode continuar a enviar com avisos, as variáveis não preenchidas serão apresentadas como espaços em branco nos documentos enviados.
Enviar os seus documentos
Assim que estiver pronto para enviar os seus documentos, clique em Continuar na mesma. Isto irá levá-lo para a última etapa do processo.
Aqui, pode rever quantos documentos serão enviados e adicionar uma mensagem de e-mail, caso não a tenha especificado no seu ficheiro CSV.
O que acontece após o envio
Depois de clicar em Enviar, o PandaDoc criará uma pasta na sua secção de documentos com o nome "Nome do modelo - Data" - utilizando o nome do modelo que escolheu e a data em que o enviou.
A pasta conterá todos os documentos enviados dentro deste volume.
Quando todos os documentos tiverem sido enviados, enviar-lhe-emos uma confirmação por e-mail.
Requisitos e limitações funcionais
Pode enviar 1000 documentos por hora no máximo.
Um modelo, que é utilizado no envio em massa, deve ter pelo menos uma função.
Todos os campos devem ser atribuídos a funções.
O ficheiro deve ser formatado como um ficheiro de valores separados por vírgulas (CSV) e não pode conter mais de 1000 destinatários.
O mesmo endereço de e-mail não pode ser utilizado para destinatários diferentes.
Recomendamos que utilize o Google Spreadsheets para criar e transferir o seu ficheiro CSV.
A primeira linha do ficheiro CSV deve especificar quais as variáveis que vai preencher nos documentos.
A variável e-mail é obrigatória e tem de ser preenchida; as outras variáveis/colunas são opcionais.