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Disponibilidade: Planos Comerciais e Empresariais

A nossa funcionalidade de negociações de contratos permite que o utilizador e os seus destinatários sugiram e debatam facilmente edições e, em seguida, as apliquem no documento antes de assinar a sua versão finalizada.

Assista a um vídeo de visão geral:

O fluxo é simples:

É isso! Agora vamos aprofundar mais.

Ativar o modo Sugerir ao nível do modelo permite que qualquer documento criado a partir deste modelo herde esta definição.

Para permitir que os seus destinatários façam alterações no documento que lhes enviar, abra o modelo ou documento e, em seguida, selecione +Adicionar funções/destinatários no topo da página. (Se já tiver funções/destinatários adicionados no seu modelo ou documento, selecione Gerir.) Finalmente, ative o botão para Sugerir.

Em alternativa, pode ativar Sugerir no pop-up ao enviar um documento para destinatários.

Também pode ativar Sugerir num documento nas definições do fluxo de trabalho. Basta clicar nas reticências verticais no topo da página e, em seguida, selecionar Fluxo de trabalho e ativar o botão ao lado de Sugerir edições.

Pode ativar o modo Sugerir edições mesmo após o envio do documento — o seu destinatário só precisará de atualizar a página para começar a sugerir edições.

Os destinatários de documentos podem sugerir edições apenas para conteúdo em blocos de texto e tabelas.

Assim que um destinatário abrir o seu documento, pode simplesmente revê-lo, preencher os campos e assiná-lo se tudo lhe parecer aceitável.

Quando decidirem editar algo no documento, verão uma mensagem informando-os de que todos os campos que já preencheram serão apagados. Assim que selecionar Começar a sugerir edições, o documento será movido para o modo Sugerir e o seu estado será alterado para “Sugerir edições”.

Os destinatários podem eliminar, adicionar e substituir o conteúdo dentro de blocos de texto e tabelas. Enquanto proprietário do documento, verá as suas sugestões em tempo real e todos os participantes do documento receberão uma notificação por e-mail para cada nova sugestão.

Os revisores podem navegar facilmente para qualquer nova sugestão a partir da notificação por e-mail selecionando Visualizar no documento.

Uma edição sugerida será aplicada ao documento assim que for aprovada pelo remetente do documento ou por outro utilizador com permissão para editar o documento. Os destinatários podem remover apenas as suas próprias sugestões.

Se for um remetente de documentos, os seus destinatários podem informá-lo facilmente (e a outros participantes com permissão para resolver sugestões) assim que tiverem concluído as suas edições selecionando o botão Solicitar revisão.

Este botão é apresentado assim que qualquer participante do documento sugerir edições a um documento. Assim que um destinatário selecionar Solicitar revisão, receberá uma mensagem de confirmação e uma lista de revisores (remetentes/destinatários que podem resolver sugestões).

O botão Solicitar revisão não é apresentado quando o único utilizador com permissão para resolver sugestões faz uma sugestão.

O botão será alterado para Enviar lembrete assim que o pedido for enviado.

Assim que um destinatário solicitar uma revisão das suas sugestões, o remetente do documento e quaisquer participantes do documento com permissão para resolver sugestões receberão uma notificação por e-mail (assim como uma notificação na aplicação se estiverem a visualizar o documento no momento).

Pode desativar as notificações em tempo real para cada sugestão de entrada nas definições do seu perfil e, em vez disso, receber apenas pedidos de destinatários.

Se precisar de convidar alguém para rever o documento, o utilizador ou um destinatário pode convidar outros revisores para o documento enquanto o mesmo estiver no estado “Sugerir edições”. Os revisores convidados têm as mesmas permissões que outros destinatários de documentos — podem sugerir edições ao conteúdo e também convidar revisores.

Os destinatários podem editar conteúdo em blocos bloqueados. No entanto, apenas os utilizadores com funções de Gestor/Administrador na conta — ou os utilizadores com uma função personalizada que lhes permite editar documentos e restringir a edição de blocos de conteúdo é que podem aceitar sugestões sobre conteúdo num bloco bloqueado.

Vá aqui para saber mais sobre funções de conta.

Pode permitir que os seus destinatários resolvam sugestões feitas por um destinatário de documentos.

Para tal, abra o modelo ou documento e, em seguida, selecione +Adicionar funções/destinatários no topo da página. (Se já tiver funções/destinatários adicionados no seu modelo ou documento, selecione Gerir.) Finalmente, ative o botão para Resolver edições sugeridas. Por predefinição, esta definição está desativada.

Assim que ativar esta definição, qualquer destinatário poderá aceitar e rejeitar sugestões adicionadas pelo remetente do documento ou qualquer destinatário do documento. No entanto, este destinatário não poderá aceitar as suas próprias sugestões e sugestões adicionadas a blocos bloqueados.

Pode ativar / desativar a definição Resolver edições sugeridas em documentos enviados, independentemente de uma sugestão já ter sido adicionada.

O remetente e/ou o proprietário do documento receberá uma notificação por e-mail quando um destinatário tiver aceitado ou rejeitado sugestões.

Outros participantes de documentos receberão uma notificação sempre que uma sugestão adicionada for resolvida.

Cada sugestão precisa de ser aceite ou rejeitada antes que o documento possa ser finalizado e enviado para recolher assinaturas.

O proprietário do documento, ou qualquer utilizador na sua conta com permissão para visualizar e editar documentos, pode aceitar ou rejeitar sugestões do destinatário antes de finalizar o documento. (Vá aqui para saber mais sobre permissões de utilizador.)

Para rejeitar ou aceitar sugestões, selecione o ícone na caixa de comentário da sugestão.

Os destinatários receberão uma notificação por e-mail quando as suas sugestões forem aceites ou rejeitadas.

Assim que todas as sugestões forem resolvidas, o documento será enviado automaticamente após selecionar Finalizar.

Se o seu documento tiver o fluxo de aprovação ativado, ser-lhe-á apresentado o Enviar para aprovação como opção, em vez de Finalizar.

Há duas formas de rever sugestões que foram adicionadas ao seu documento:

Para abrir o histórico de versões, selecione a atualização mais recente sob o nome do documento ou selecione as reticências verticais no topo da página e, em seguida, selecione Histórico de versões. Aqui verá apenas sugestões aceites por utilizadores com permissão para o fazer. Quando selecionar uma sugestão aceite, a mesma será destacada e será automaticamente encaminhado para ela.

Cada sugestão aceite contém informações adicionais sobre:

Apenas o remetente do documento e os utilizadores com permissão para visualizar o documento podem visualizar o histórico de versões com as alterações aceites.

Para rever sugestões resolvidas, selecione as reticências verticais no topo da página e, em seguida, selecione Comentários/sugestões resolvidos. Aqui pode rever sugestões aceites e rejeitadas. Também pode filtrar uma lista para mostrar apenas sugestões e escolher as sugestões que gostaria de ver — “Aceite” ou “Rejeitada”.

Os destinatários de documentos podem rever sugestões aceites e rejeitadas selecionando Outras ações Sugestões resolvidas.

No caso de ter tanto Pedido de assinatura e Sugerir ativados no seu documento, a sua melhor opção é partilhá-lo com destinatários através de link. Desta forma, os destinatários podem adicionar sugestões ao documento simultaneamente. Assim que o documento for finalizado, os destinatários precisarão de assiná-lo um a um.

Se decidir enviar o documento para destinatários através de e-mail, o primeiro signatário terá de assinar o documento duas vezes. Isto é necessário não só para enviar o documento para os signatários subsequentes, mas para concluir o documento assim que todas as partes tiverem concluído a negociação do documento.

Se partilhar o seu documento através de e-mail em vez de através de link, veja como os destinatários podem sugerir edições e assinar o seu documento com o pedido de assinatura ativado: