Disponibilidade: planos Business e Enterprise

O Repositório de Contratos do PandaDoc simplifica a gestão de contratos, permitindo-lhe captar facilmente pontos de dados cruciais do contrato, como termos, datas e obrigações do contrato. É possível pesquisar e filtrar documentos utilizando estes dados contratuais.

Saiba como funciona

Vamos aprofundar…

Apenas os utilizadores com funções de Administrador ou Gestor podem aceder ao separador Configuração de dados nas Definições.

Selecione o ícone da engrenagem/a sua imagem de perfil no canto inferior esquerdo para aceder a Definições e, em seguida, selecione Dados. Aqui, pode definir “Tipos de documentos” e “Campos de dados” que irá utilizar nos seus modelos e documentos. Estes podem ser preenchidos manualmente mais tarde e utilizados para filtrar pesquisas e gerar relatórios para analisar contratos na sua organização.

Antes de começar:

- Se pretende monitorizar diferentes pontos de dados para diferentes tipos de documentos, comece por elaborar uma lista dos tipos de documentos. Ignore este passo se o conjunto de pontos de dados for o mesmo para todos os documentos.

- De seguida, pense na lista de dados que irá monitorizar nos seus documentos. Quando tiver essa informação, pode avançar para a criação dos campos de dados e tipos de documentos.

Comece por criar a lista de campos de dados. Quando terminar, pode avançar para a criação de tipos de documentos e ligação dos campos de dados a vários tipos de documentos.

Clique no botão +Campos de dados para criar um novo campo. Insira o nome do campo, indique o tipo de dados e a formatação.

O tipo de dados permite validar a entrada do utilizador quando os valores são inseridos nos campos de dados. Por exemplo, ao criar um campo de dados para monitorizar datas, selecione o tipo de dados Data para garantir que todas as datas seguem o mesmo formato.

depois de um campo estar criado, só é possível alterar o seu tipo de dados se este não contiver qualquer entrada de dados em modelos/documentos.

Estão disponíveis os seguintes tipos de dados para seleção:

Depois de configurar as definições do campo Dados, selecione Guardar, no canto superior direito, ou selecione a pequena seta junto ao botão Guardar para selecionar Guardar e criar outro campo.

Em seguida, aceda ao separador "Tipos de documentos" e clique em +Tipos. Insira o nome do tipo de documento e selecione +Campos de dados para ligar os campos de dados relevantes que serão exibidos quando este tipo de documento for selecionado num modelo ou documento. Selecione Guardar, no canto superior direito, ou selecione a pequena seta junto ao botão Guardar para selecionar Guardar e criar outro tipo.

Se pretende deixar de recolher informações para determinados campos ou tipos de documentos, pode removê-los facilmente.

Passe o cursor sobre um tipo de campo/documento à direita e selecione Arquivo.

Em alternativa, clique no campo/tipo que pretende desativar e selecione Arquivo no canto superior direito.

Selecione vários campos/tipos de documentos de uma só vez para os arquivar. Para o efeito, assinale a caixa de verificação à esquerda dos respetivos nomes e selecione Arquivar no canto superior direito.

Para restaurar campos/tipos de documentos arquivados, abra o separador “Arquivados” em “Campos de dados”/“Tipos de documentos”, selecione os campos/tipos que pretende restaurar e selecione Restaurar no canto superior direito. Em alternativa, selecione as elipses verticais à direita de um campo e selecione Restaurar.

Abra um modelo/documento e selecione Dados no painel direito. Aqui, se tiver configurado Tipos de documentos, selecione um e preencha os valores do campo de dados. Caso contrário, verá a lista completa de campos de dados configurados nas definições do espaço de trabalho. Pode então começar a preenchê-lo com valores.

os utilizadores com a função de Gestor ou Administrador só podem selecionar tipos de documentos e adicionar valores a campos de dados num modelo/documento. Os utilizadores com a função de Membro só podem selecionar tipos de documentos e campos de dados em documentos criados. Os utilizadores com a função de Gestor ou Administrador podem definir campos de dados para um tipo de documento em Definições de dados.

Se não vir o campo de que necessita, selecione Definições de campos de dados. Aqui, pode ligar um campo existente a um tipo de documento correspondente ou criar um novo campo de dados se ainda não existir.

Para filtrar documentos, pode utilizar o tipo de documento ou qualquer campo de dados que tenha um valor de entrada. Basta selecionar o menu de elipses, escolher o tipo de documento/campo de dados que pretende utilizar para filtrar e selecionar Aplicar.

Quando o campo selecionado for exibido na lista dos seus filtros, clique na lista pendente de filtros e escreva ou selecione o valor pelo qual pretende filtrar. Selecione Aplicar.

só pode utilizar os relatórios de dados do documento com o novo aspeto e funcionamento do PandaDoc.

Sim, também pode adicionar campos de dados e tipos de documentos definidos em Definições de dados nos documentos carregados.

Pode criar conjuntos de campos personalizados e aplicá-los a documentos com a ajuda de tipos de documento, configurando o conjunto de campos por tipo de documento e aplicando-o a um documento ou a um modelo.

Arquive campos de dados desnecessários para os remover de Documentos, Filtros e Relatórios.