Nota:
Este guia abrange a funcionalidade da versão 1,71 mais recente da integração do Salesforce do PandaDoc <>.
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Avançar para:
Disponibilidade do plano:
PandaDoc: Planos Business anuais* e Enterprise anuais*
Salesforce: "Professional", "Enterprise", "Unlimited", "Developer edition", "Performance".
*Esta integração está disponível como um complemento pago.
O que pode fazer com a integração?
Criar e enviar documentos a partir de Oportunidades, Leads, Contactos, Contas ou Registos de objetos personalizados do Salesforce;
Extrair informações de registos do Salesforce para documentos do PandaDoc;
Preencha automaticamente tabelas de preços com produtos do Salesforce;
Utilizar os contactos do Salesforce como destinatários de documentos;
Sincronizar dados entre o Salesforce e o PandaDoc (não disponível nas edições de Grupo e Profissional)
Ligar o PandaDoc e o Salesforce
Nota:
Veja o nosso guia de configuração encontrado no canto inferior direito do separador Salesforce no PandaDoc para uma configuração de integração rápida e fácil.
No PandaDoc, vá a “Definições” > “Integrações” > Clique em “Salesforce ” > escolha onde gostaria de ativar a integração: Sandbox ou Ambiente de Produção
Pode ser necessário iniciar sessão no Salesforce nesta altura. Clique em “Permitir” para autorizar o acesso do PandaDoc ao Salesforce
A sua conta do PandaDoc está agora ligada ao Salesforce. Proceda para a instalação do pacote PandaDoc em AppExchange, conforme descrito na próxima secção
Esta integração permite criar, monitorizar e transferir dados para documentos do PandaDoc em várias áreas de trabalho. Ative a integração e inicie sessão no espaço de trabalho desejado. Na secção Documentos relacionados, verá apenas os documentos criados na integração e localizados no dentro da área de trabalho em que tem sessão iniciada. A funcionalidade de gatilhos de sincronização funcionará apenas para uma área de trabalho que foi ligada primeiro.
Instale o pacote PandaDoc no AppExchange
Nota:
Deverá terdireitos de Administrador do Salesforce para instalar o módulo PandaDoc e configurá-lo.
Inicie sessão na sua conta do Salesforce: https://login.salesforce.com/
Pode encontrar a nossa aplicação no SFDC AppExchange;
Clique em “Obtenha-o agora”;
Clique em “Instalar para Todos os Utilizadores” e, em seguida, clique em “Atualizar/Instalar”;
Selecione “Sim, conceder acesso a estes sites de terceiros” e Clique em “Continuar ”.
O processo de instalação será iniciado e pode demorar um pouco. Clique emConcluídoassim que estiver terminado.
Configure o módulo PandaDoc em registo do Salesforce.
Nota:
As instruções abaixo apresentam a configuração de Oportunidade, mas pode utilizar este guia para os outros objetos (Oportunidade, Leads, Conta, Contacto).
Aviso:
Se estiver a utilizar o Lightning, sigaeste guia de instalação.
Se quiser adicionar o módulo PandaDoc a um objeto Personalizado, saiba mais aqui.
Vá a qualquer registo em "Oportunidade" e clique em "Editar Esquema". No módulo "Esquema de Oportunidade" na parte superior, navegue para "Campos" e encontre "Secções";
Clique e arraste "Secção" para o local onde pretende que o PandaDoc seja apresentado no Esquema de Oportunidade. Após adicionar, configure as propriedades da secção. Dê a esta nova secção o nome "Documentos do PandaDoc".Defina o esquema para "1-Column" e selecione "OK";
Volte ao módulo "Esquema de Oportunidade" acima. Encontre "Páginas do Visualforce" à esquerda e arraste oPandaDocpara a secção criada anteriormente.
À direita, clique em "Propriedades" e defina a "Altura (em píxeis)" para, pelo menos, 500. Quanto maior for o número, maior será o módulo apresentado no Salesforce;
No módulo "Esquema de Oportunidade" acima, clique em Guardar e aguarde até que o esquema esteja completamente guardado;
Vá a qualquer objeto em “Oportunidades” para verificar o módulo “Documentos do PandaDoc”.
Nota:
Se criou um objeto personalizado, consulteeste guia para saber como adicionar o PandaDoc a objetos personalizados no Salesforce.
Passos de configuração para contas PandaDoc.eu
Para configurar a sua conta PandaDoc.eu, terá de efetuar duas alterações importantes:
Actualize as definições do PandaDoc para utilizar o domínio pandadoc.eu:
No Salesforce, aceda a "Configuração"
Na barra de pesquisa do QuickFind, procure "Definições Personalizadas"
Selecione "Definições Personalizadas"
Selecione "Gerir" junto a "Definições do PandaDoc"
Selecione "Editar" para PANDADOC_APP_HOST e PANDADOC_DOCSERVICE_HOST
Altere o domínio de "
com" para "eu" e clique em "Guardar"
Para PANDADOC_APP_HOST, tem de ter o valor de domínio https://app.pandadoc.eu/sdk/.
Para PANDADOC_DOCSERVICE_HOST, tem de ter o valor de domínio https://api.pandadoc.eu/public/v1/documents/.
Adicione api.pandadoc.eu às Definições de Site Remoto.
No Salesforce, aceda a "Configuração"
Selecione "Definições do Site Remoto"
Selecione "Editar" junto a PD_API
Altere o domínio de "
com" para "eu"
Transferir dados do SFDC para o PandaDoc
Para transferir dados do Salesforce para documentos do PandaDoc, primeiro deve criar o seu modelo e configurá-lo com Variáveis (o mesmo que Unir Campos). Saiba mais sobre as Variáveis aqui.
Nota:
Embora possa adicionar as suas próprias variáveis em documentos, configure as variáveis de forma a que sejam transferidas informações do Salesforce num modelo.
Transferir campos do Salesforce para o PandaDoc (através de variáveis)
Antes de configurar o seu modelo com variáveis, crie uma lista de variáveis para cada objeto com o qual irá utilizar o PandaDoc.
Nota:
As variáveis devem ser configuradas para cada objeto individualmente. Apenas as variáveis listadas nesse objeto específico estarão disponíveis ao criar um documento a partir do mesmo (sem população de objetos cruzados).
Para isso, clique em “+” e vá a Configuração do PandaDoc. Role para baixo até “Salesforce para ofluxo de dados do PandaDoc” e clique em “Configurar objetos”;
Em seguida, escolha um objeto para o qual deseja modificar a lista de variáveis. Se tiver o PandaDoc instalado noutro objeto, clique em “Adicionar objeto”;
Verá uma lista predefinida de variáveis à direita. Para adicionar mais, verifique os campos que deseja adicionar à lista de variáveis e clique em “Guardar”;
Abra o seu modelo do PandaDoc numa nova janela do navegador, copie e cole os Nomes das variáveis com os parênteses retos no modelo.
Aviso:
O campo de texto criptografado não pode ser transferido através de uma variável!
Quando criar um documento a partir do Salesforce utilizando este modelo, as variáveis serão preenchidas com as informações do CRM.
Nota:
A formatação das variáveis de data depende do formato de data padrão configurado nas definições da sua área de trabalho.
A formatação da variável da moeda é baseada na localização onde o destinatário consulta os dados. Variáveis monetárias personalizadas passam para o documento sem um símbolo da moeda e a formatação.
Também pode rever a lista de Variáveis juntamente com os dados que serão transferidos num registo do Salesforce.
Abra um registo do Salesforce, role para baixo até ao PandaDoc, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do módulo e escolha Variáveis - isto é o que pode transferir;
Abra o seu modelo do PandaDoc numa nova janela do navegador, copie e cole os Nomes das variáveis com os parênteses retos no modelo.
Nota:
O valor da variável transferida para o PandaDoc pode diferir da aparência do campo no Salesforce, consulte a segunda captura de ecrã abaixo. Isto deve-se ao facto do PandaDoc transferir o valor do campo raiz, não o valor de apresentação em alguns casos. Saibaaqui como formatar campos de data transferidos do Salesforce.
Nota:
No caso do campo no Salesforce estar vazio, a Variável no documentonão será preenchida e terá de a preencher manualmente.
Transferir Destinatários do Salesforce para o PandaDoc
Nota:
Transferir informações de destinatários funciona melhor com as Funções do PandaDoc. Saiba como configurar funções num modeloaqui.
Por predefinição, o Salesforce envia as seguintes informações do destinatário, dependendo de um objeto onde o seu módulo PandaDoc está localizado:
da Oportunidade: informações da Função de Contacto
da Conta: Informações de contacto + possibilidade de enviar Informações da conta
do Lead: Informações do Lead
do Contacto: Informações de contacto
Pode configurar qual dos campos do Salesforce será mapeado para uma Função no PandaDoc assim como configurar quais os campos que serão enviados conforme os seguintes parâmetros:
Nome próprio
Apelido
E-mail
Campo da empresa
Campo do telefone
Campo de função
Vá a “PandaDoc Configurar Destinatários”;
Verá o mapeamento predefinido para objetos predefinidos. Pode alterá-los ou adicionar um novo mapeamento para objetos personalizados.
Se quiser que o PandaDoc mapeie automaticamente o destinatário para uma função específica, precisa de 2 coisas:
Campo de função configurado no mapeamento de Destinatários;
Tenha nomes de função idênticos no Salesforce e no modelo do PandaDoc;
Se tiver esta configuração correta, o PandaDoc irá inserir o respetivo Destinatário na respetiva função quando estiver a criar documentos.
Nota:
O PandaDoc puxatodos os contactos relacionados do Salesforce para o documento. Se quiser remover algum, elimine-o na janela pop-up de função ou na secção de destinatários no documento.
Se gerar documentos a partir de um orçamento ou um caso, pode estar a utilizar um campo de pesquisa para um registo de contacto específico. Pode especificar que campos de pesquisa utilizar como destinatários acedendo à Configuração do PandaDoc > rolar para baixo até às definições de Personalização de Objetos. Encontre o objeto que precisa para fazer esta configuração e clique em Configurar no lado direito.
Em seguida, escolha o campo a utilizar enquanto destinatário e clique em Guardar. Pode escolher até cinco campos.
Em seguida, configure o mapeamento do destinatário. E pronto!
Filtrar destinatários
Pode filtrar os contactos que são transferidos para documentos do PandaDoc como destinatários com base nos campos de sim/não de um registo (também conhecidos como Campos booleanos).
Vá a "+" > PandaDoc Configurar destinatários;
Role para baixo até "Filtragem de Destinatários";
Clique em "Ativar filtragem";
Escolha um campo com base no valor pelo qual os destinatários serão filtrados;
Escolha o valor do campo com base nos destinatários que serão filtrados: verdadeiro - sim, falso - não.
Se tiver configurado o Mapeamento do destinatário para Contas, pode configurá-lo para transferir estas informações da Conta (e-mail, número de telefone, etc.) enquanto Destinatário para o PandaDoc.
Para isso, vá a Configuração do PandaDoc -> Role para baixo até às Definições do Criador do JSON, ao lado do Nome do Objeto da Conta, clique em “Configurar” -> Marque a caixa ao lado de “Enviar Conta como destinatário” e clique em “Guardar”.
Nota:
As Funções de Contacto do Salesforce e as Funções de Modelo do PandaDoc não podem ter 2 contactos atribuídos a uma função.
Se tiver alguma sugestão sobre as funcionalidades do PandaDoc ->, envie uma sugestão para o Portal de ideias ou entre em contacto connosco.
Transferir informações do Salesforce para o PandaDoc (através de campos)
Pode transferir dados para campos do PandaDoc de forma similar às das variáveis. Contudo, ao contrário das variáveis, não é necessário incluir os parênteses retos.
Na lista de códigos, copie o código sem parênteses retos e cole-o no campo Fundir.
Assim que o documento seja enviado, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.
Transferir dados de produtos do Salesforce para o PandaDoc
O PandaDoc pode ser configurado para escolher Produtos a partir de uma Oportunidade, Leads, Contactos ou Conta e adicioná-los a uma tabela de preços num documento.
Pode mapear os campos de produto de um objeto para os campos da tabela de preços do PandaDoc para transferir dados de forma ainda mais precisa.
Vá a Configuração do PandaDoc > Configurar Itens de Preços.
Adicione um objeto do qual deseja transferir dados de produtos e selecione que campos deseja mapear exatamente para a tabela de preços do PandaDoc, clique em “Guardar” uma vez concluído.
Abaixo, em Classificação de Itens de Preços, pode configurar a ordem de disposição dos produtos listados na tabela de preços do PandaDoc.
Agora, certifique-se de que a sua Oportunidade, Leads, Contacto ou Conta tem produtos adicionados. Em seguida, abra o seu modelo do PandaDoc, adicione uma tabela de preços. Nas Propriedades da Tabela de preços, mude o botão Unir dados para a posição ON.
Transferir campos de produtos personalizados para a tabela de preços
Por vezes, precisa de transferir mais do que o conjunto Standard de campos de produtos.
Primeiro, adicione campos de Produtos de Oportunidade à lista de tokens/variáveis indo a Configuração do PandaDoc > Configurar tokens. Selecione Produto de Oportunidade, e verifique os campos de que precisa para transferir à direita e os mesmos serão apresentados na lista de tokens à esquerda.
Clique em Guardar. A configuração está feita!
Certifique-se de que a tabela de preços no modelo tem a Importação automática ativada.
Quando criar um documento a partir do modelo, clique no sinal de mais no lado direito da tabela de preços.
Selecione os campos de produtos personalizados em Adicionar oculto.
Se adicionar campos personalizados a partir de colunas ocultas sempre que criar um documento parecem ser demasiados cliques, há uma forma de contornar isso.
Crie um documento e exiba campos de produtos personalizados.
Em seguida, clique nas reticências verticais no canto superior direito e selecione Converter em modelo. O seu novo modelo será aberto num novo separador do navegador.
No modelo, pode eliminar os produtos da tabela de preços, mas certifique-se de que mantém as colunas do campo personalizado.
Da próxima vez que iniciar um documento a partir do Salesforce, utilize este modelo. As colunas serão preenchidas com valores do campo de produtos personalizados.
Criar e Enviar documentos
Agora que criou e configurou o seu modelo, pode prosseguir para a criação e o envio de documentos a partir do Salesforce.
Vá a um registo, role para baixo até ao módulo do PandaDoc, clique em Novo Documento.
Escolha um modelo ou selecione os modelos que gostaria de agrupar e, em seguida, selecione Adicionar itens e atribua destinatários às funções, se aplicável;
Clique em Continuar e verifique o seu documento: variáveis, conteúdo, lista de destinatários, lembretes e Envie o seu documento;
Agora pode voltar ao registo no Salesforce e monitorizar o estado do seu documento;
Quando um documento for concluído, o seu .pdf será apresentado em Notas e Anexos no registo.
Se tiver várias áreas de trabalho e criar documentos a partir de Oportunidades ou Contas no Salesforce, pode configurá-lo para que sejam apresentados documentos de TODAS as áreas de trabalho no módulo do PandaDoc, veja mais aqui.
Associar um documento a uma Oportunidade no Salesforce
Se tiver um documento criado no PandaDoc que gostaria de associar a uma Oportunidade no Salesforce, nós temos a solução!
No seu separador PandaDoc, abra o documento, clique no ícone Salesforce à direita.
Clique em “Associar” e ser-lhe-á pedido que inicie sessão na sua conta do Salesforce.
Selecione uma oportunidade da lista e, em seguida, clique em “Associar”.
À direita, em Informações da Oportunidade, pode visualizar a data de criação, o estado e o valor total da Oportunidade. Tenha em atenção que as informações da oportunidade apresentadas no PandaDoc podem precisar de ser atualizadas para garantir que está a visualizar a atualização mais recente.
Agora, vá ao registo de oportunidade do Salesforce e o documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do Salesforce.
Para desassociar um documento a partir de uma Oportunidade ou associá-lo a outro, clique na ação desejada no painel Integrações. Se tiver criado o documento a partir de outro objeto (Conta, Contacto, etc.), não pode desassociá-lo desse objeto e associá-lo a uma Oportunidade ou visualizar informações relacionadas.
Atualizar um documento com valores de campo a partir do Salesforce
Nota:
O documento deve estar no estado de Rascunho para esta funcionalidade.
Se as informações num registo do Salesforce forem atualizadas após o documento já ter sido criado a partir deste registo, pode atualizar o documento com os valores corretos:
No PandaDoc, vá ao painel Integrações clicando no ícone do Salesforce à esquerda dentro do documento do PandaDoc
Em Dados de Documento, selecione "Importar do CRM"
As variáveis serão atualizadas com as informações mais recentes do Salesforce
Pode utilizar a funcionalidade "Importar de CRM" em qualquer objeto no Salesforce: Oportunidade, Conta, Lead, Contacto, objetos personalizados.
Se o campo no Salesforce estiver vazio, a variável correspondente não será atualizada.
Aviso:
não pode atualizar a sua tabela de preços com dados de produtos do Salesforce nem pode atualizar campos do PandaDoc ou variáveis de função.
Perguntas frequentes
Como posso verificar a minha versão de integração?
Abra o seu Salesforce, clique em Configurar no topo, digite “pacotes instalados” no Encontrar rápido e, em seguida, clique na secção Pacotes Instalados que aparece na pesquisa. Encontre o PandaDoc entre as aplicações instaladas e consulte a versão na coluna Número da Versão.
Como posso fornecer à equipa de suporte do PandaDoc acesso à minha conta no Salesforce?
A Equipa de suporte pode solicitar acesso à sua conta no Salesforce para lhe dar assistência a um problema ou pergunta. Não conceda acesso sem o pedido da nossa Equipa de Suporte.
No Salesforce Lightning:
Inicie sessão no seu Salesforce, clique na sua imagem (ou avatar) no canto superior direito e, em seguida, clique em Definições
À esquerda na pequena caixa de pesquisa, digite "conceder" e, em seguida, clique abaixo em Conceder Acesso a Início de Sessão de Conta
No Salesforce Classic:
Inicie sessão no seu Salesforce e, em seguida, clique em As Minhas Definições no canto superior direito. (Em alternativa, clique no seu nome e, em seguida, em As Minhas Definições.)
À esquerda na pequena caixa de pesquisa, digite "conceder" e, em seguida, clique abaixo em Conceder Acesso a Início de Sessão de Conta
Defina a “Duração do acesso” para "Suporte do PandaDoc" durante 3 dias.
Em seguida, envie o seu ID de Organização do SalesForce encontrado na página de Informações da empresa por e-mail à nossa Equipa de Suporte. Clique em Configurar > Perfil da empresa > Informações da empresa e encontre o ID ao lado de ID da Organização do Salesforce.
Resolução de problemas
Clique num problema para revelar a solução.
O módulo do PandaDoc está em branco ou mostra a seguinte mensagem de erro: “Tentativa de desreferenciar um objeto nulo. Ocorreu um erro inesperado.
Isto acontece quando o objeto para o qual configurou variáveis, uma tabela de preços ou o mapeamento de destinatários é eliminado ou renomeado.
Pode corrigi-lo seguindo estes passos:
Certifique-se de que tem a versão mais recente da integração instalada
Vá a Configuração do PandaDoc, clique em Configurar Tokens e, em seguida, abra o objeto que mostra a mensagem de erro ou um ecrã em branco.
Adicione qualquer novo campo a partir da coluna da esquerda como um token/variável e, em seguida, clique em Guardar.
Se o problema persistir, vá a Definições de personalização do objeto na página de Configuração do PandaDoc e, em seguida, clique em Configurar ao lado do objeto onde o erro é mostrado.
Se uma página em branco abrir, remova o objeto da lista e, em seguida, adicione-o novamente.
O módulo do PandaDoc exibe o erro: “Token inesperado ‘DE’ em oportunidade”
Se vir esta mensagem, pode não ter permissões para determinados objetos do Salesforce relacionados à oportunidade. Os possíveis exemplos são de que os ficheiros não estão ativados para o seu perfil ou talvez a sua empresa tenha adicionado recentemente um novo objeto que ainda não foi ativado para o seu perfil.
Para corrigir isto, peça ao seu administrador do Salesforce para verificar as permissões para o seu perfil e certifique-se de que tem acesso aos objetos relacionados.
Os contactos não são transferidos como destinatários quando cria um documento a partir de uma oportunidade
Pode ter acabado de começar a testar a integração com os Contactos de teste. É possível que nenhum endereço de e-mail esteja associado a estes Contactos no Salesforce. Para corrigir este problema, adicione endereços de e-mail válidos aos Contactos no Salesforce e, em seguida, tente novamente.
O módulo do PandaDoc não está a carregar no Salesforce para alguns utilizadores na minha conta/ Alguns utilizadores na minha conta veem erro de Permissões insuficientes no módulo PandaDoc
Para começar, certifique-se de que o Acesso de Definição das Definições Personalizadas para dois objetos do PandaDoc (Definições do PandaDoc.pandadoc.PandaDoc e Mapeamento do JsonBuilder do PandaDoc.pandadoc.PandaDoc) está ativado. Poderá encontrar esta definição em Configurar > Perfis > Selecione o perfil em questão.
Depois disso, precisa de permitir a este utilizador total acesso a 7 objetos mencionados abaixo. Pode fazê-lo indo ao perfil em questão e pressionando a tecla Editar e, em seguida, rolar para baixo até às Permissões de Objetos Personalizados.
Estado do Documento
Tokens de Objeto
Documento do PandaDoc
Registo do PandaDoc
Mapa de Item de Preços
Mapa do Destinatário
Definição do Gatilho
Em seguida, verifique o acesso aos campos relacionados aos 7 objetos mencionados no passo anterior. Para tal, aceda ao perfil em questão e desloque-se para baixo até à opção Segurança ao Nível do Campo (Segurança ao Nível do Campo Personalizada) e, em seguida, prima Ver para cada um dos 7 objetos, Editar e permitir o acesso Só de leitura a todos os campos