Disponibilidade: planos Business e Enterprise
Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Integre o Pipedrive como PandaDoc para gerenciar o ciclo de vendas de ponta a ponta. Essa integração funciona nos objetos Organização, Pessoas e Negócio no Pipedrive.
Assista a um vídeo de visão geral:
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Funcionalidades
Variáveis: pode transferir informações do Pipedrive para documentos do PandaDoc de forma automática com a ajuda de variáveis.
Produtos: transferir informações do produto de transações no Pipedrive para tabelas de preços do PandaDoc.
Criar documentos: pode criar documentos do PandaDoc a partir de registos de transações, organizações e pessoas do Pipedrive.
Acompanhamento do estado: Pode acompanhar o estado de documento em Pipedrive.
2-way-sync: Quando o documento for assinado, um PDF assinado será anexado aos ficheiros do Pipedrive no negócio.
Instalar a integração
Aviso:
Cada utilizador no PandaDoc deve instalar a integração com o Pipedrive, individualmente. Se não tiver acesso às integrações no PandaDoc, utilize estaligação para instalar a integração do PandaDoc do Pipedrive.
Inicie sessão nas suas contas do PandaDoc e do Pipedrive.
No PandaDoc, aceda a Definições > Integrações > e clique em Pipedrive > Conectar. Ou aceda a Marketplace do Pipedrive, encontre o PandaDoc e instale a aplicação a partir daí;
Abra qualquer registo de Contacto/Pessoas, Organização ou Transação em seguida, clique no ícone de Extensões de Aplicações no canto superior direito; deve ver duas opções do PandaDoc: “Criar novo documento” e “Ver tokens”.
Esta integração pode ser utilizada em mais de uma área de trabalho. Se estiver a utilizar várias áreas de trabalho, instale a integração em cada área de trabalho. Tem de iniciar sessão na área de trabalho ligada a um Pipedrive CRM ativo para utilizar a integração.
Configurar Modelos para extrair informações do Pipedrive
Aviso:
Esta funcionalidade não está disponível para os utilizadores do plano eSignature.
Defina previamente um modelo do PandaDoc com variáveis que extrairão informações do Pipedrive assim que criar um novo documento a partir do Pipedrive utilizando este modelo.
Nota:
A formatação das variáveis de data depende do formato de data padrão configurado nas definições da sua área de trabalho.
A formatação da variável da moeda é baseada na localização onde o destinatário consulta os dados. Variáveis monetárias personalizadas passam para o documento sem um símbolo da moeda e a formatação.
Abra o seu modelo (clique aqui para saber como criar um novo) no PandaDoc;
Abra o Pipedrive num separador distinto. Na Organização, registo de Contacto/Pessoa ou Negócio, clique no ícone Extensões da aplicação no canto superior direito > Ver Tokens. Verá uma lista das variáveis disponíveis que mostra os campos de Negócio e os valores associados no Pipedrive. Alterne separadores para ver mais variáveis disponíveis;
Copie e cole estas variáveis com os parêntesis retos no seu modelo;
Crie um novo documento a partir do Pipedrive utilizando este modelo e as variáveis serão preenchidas com informações do Pipedrive.
Nota:
os campos personalizados do Pipedrive criados para negócios aparecerão na lista de variáveis juntamente com os campos Standard.
Transferir informações do Pipedrive para o PandaDoc (através de campos)
Pode transferir dados para campos do PandaDoc de forma similar às das variáveis. Contudo, ao contrário das variáveis, não é necessário incluir os parênteses retos.
Na lista de códigos, copie o código sem parênteses retos e cole-o no campo Fundir.
Assim que o documento seja enviado, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar este campo, desde que o campo tenha sido atribuído ao destinatário.
Utilize funções de modelo e variáveis de função
As funções ajudam a pré-definir campos para os seus destinatários assinarem. Também pode utilizar as variáveis de função para preencher automaticamente as informações de contacto (nome próprio, apelido, endereço de e-mail) no seu documento. Tenha em atenção que as variáveis não estão disponíveis para os utilizadores do plano eSignature.
No seu modelo, clique em Adicionar função/ Gerir funções no topo e adicione uma. Atribua campos à função
Clique no separador Variáveis, encontre o nome de função específico;
Clique num ícone de duplicação para copiar uma variável e adicione-a ao modelo. Exemplo: [Client.Name]
Quando criar um documento a partir do Pipedrive, ser-lhe-á pedido que atribua os participantes de transações às funções de modelo. Todos os campos serão automaticamente atribuídos aos destinatários do documento e às variáveis de função preenchidas com as informações de contacto.
No caso de se tratar de um destinatário pré-atribuído ao nível do modelo, o destinatário será automaticamente atribuído à função quando o documento for criado.
Enviar informações de produtos do Pipedrive para o PandaDoc
Importar informações de produtos para a tabela de preços do PandaDoc
Nota:
Os Produtos do Pipedrive estão disponíveis no Plano Gold do Pipedrive.
Que informações de produto pode extrair:
Nome do produto
SKU
Comentários do produto (clique aqui para saber como passar a descrição do produto)
Preço
Quant.
Desconto
Imposto (o PandaDoc suporta apenas a taxa sem impostos ao transferir produtos do PipeDrive para o documento)
Campos de produtos personalizados
Nota:
Ao escolher Preço ou Desconto como nome de campo na secção "se" da união de dados da Tabela de Preços, apenas "Contém" ou "Não contém" poderá ser selecionado como valor correspondente. Se utilizar "Igual" ou "Não é igual", os produtos não serão transferidos para a tabela de preços.
Tal como acontece com as variáveis/tokens, precisa de pré-definir um modelo para aceitar informações de produtos do Pipedrive.
No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, aceda a Propriedades da tabela no lado direito e ative o botão que diz Unir dados está ligado.
Certifique-se de que os seus produtos estão ligados ao seu Registo de negócios no Pipedrive;
Crie o seu documento a partir do seu Registo de negócios no Pipedrive (não se esqueça de selecionar o seu modelo!)
Verifique a sua tabela de preços para garantir que os seus produtos preencheram
Para apresentar o seu desconto, imposto ou campos de produtos personalizados, clique no sinal de mais no lado direito da tabela de preços e selecione Desconto/Imposto/Campos de produtos personalizados em Adicionar Oculto.
Nota:
O item de linha não será colado se o nome, preço ou quantidade for nulo ou nenhum.
Notas sobre descontos e impostos
Com a integração, pode transferir impostos e descontos de itens de linha. Tenha em atenção que o imposto especificado no registo do produto substituirá o imposto especificado na transação e será transferido para o PandaDoc.
No PandaDoc, os descontos e impostos são apresentados como uma percentagem no modo de edição da tabela de preços, enquanto o modo de visualização mostrará os descontos e impostos no valor da moeda.
Transferir a descrição do produto para a Tabela de preços
Pode transferir comentários de produtos para a descrição do produto na tabela de preços:
Introduzir a descrição do produto nos comentários
Criar um documento: os comentários de produtos são transferidos para a secção de descrição do produto na tabela de preços
Importe informações sobre produtos para a ferramenta de orçamentação do PandaDoc
Pode enviar informações sobre produtos para um bloco da ferramenta de orçamentação a partir de negócios no Pipedrive. Comece por adicionar um bloco da ferramenta de orçamentação ao seu modelo, depois crie um documento a partir de um negócio em Pipedrive.
Depois de ter criado um documento utilizando este modelo, as seguintes informações sobre o produto serão enviadas para o bloco de orçamento:
Nome do produto
Descrição (adicionada aos comentários)
Preço
Quantidade
Desconto
Duração (apenas semanal, mensal e anual)
Imposto (o PandaDoc suporta apenas a taxa sem imposto ao transferir produtos do PipeDrive para o documento)
Para mostrar os campos personalizados no seu documento recém-criado, clique no bloco da ferramenta de orçamentação, selecione Editar orçamento no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito da secção e, em seguida, selecione a sua coluna personalizada na lista pendente em Mostrar oculto.
Nota:
Se o seu bloco da ferramenta de orçamentação contiver várias secções, os produtos serão puxados para a última secção. Se o seu modelo contiver vários blocos da ferramenta de orçamentação, os produtos do seu negócio serão puxados para cada bloco.
Criar e monitorizar documentos a partir do Pipedrive
Assim que tiver configurado o seu modelo, continue e crie documentos a partir do Pipedrive:
Abra um registo de Organização, Contacto/ Pessoas ou Transação, clique no ícone de Extensões de Aplicações, clique em Criar documento;
Escolha o seu modelo na lista modelo;
Atribua destinatários a Funções e clique em Iniciar edição;
Reveja o seu documento e envie-o;
Monitorize o estado do documento no registo do Pipedrive em Notas;
Quando um documento é assinado e preenchido por todos os destinatários, é anexado um PDF em Ficheiros ao registo de negócios no Pipedrive.
Associar um documento a uma transação no Pipedrive
Se criou um documento no PandaDoc e gostaria de associá-lo a uma transação no Pipedrive, está tudo pensado!
Certifique-se de que tem sessão iniciada tanto no Pipedrive como no PandaDoc.
No seu separador PandaDoc, abra o documento e, em seguida, clique no ícone Pipedrive à direita.
Clique em Associar documento e será pedido para selecionar uma transação a partir da sua conta do Pipedrive. Escolha uma transação e clique em Associar. A lista apresentará todos os negócios a que tem acesso e os dez negócios que atualizou mais recentemente serão apresentados no topo.
À direita, em "Informações do Negócio", pode ver a data de criação do negócio, o estado e o montante total. Atenção, pode ser necessário atualizar as informações da transação apresentadas no PandaDoc para garantir que está a visualizar a atualização mais recente. Se o montante da transação ou a data de criação indicar “Desconhecido”, significa que este campo está vazio no Pipedrive.
Agora, aceda ao registo de negócios do Pipedrive. O documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do Pipedrive!
Para desassociar um documento de uma transação ou associá-lo a outro documento, selecione os três pontos junto ao nome da transação e selecione Desassociar a transação a partir do menu suspenso. Se criou o documento a partir de outro objeto (Organização, Contacto/Registo de pessoas), não poderá desassociá-lo desse objeto e também não poderá associá-lo a uma transação ou visualizar informações relacionadas.
Se a integração com o Pipedrive não estiver ligada à sua conta, verá um erro apresentado na captura de ecrã abaixo. Contacte o seu Administrador de Área de Trabalho PandaDoc para ligar a integração ou, se for o Administrador, ligue-o você mesmo em Definições > Integrações.
Atualizar um documento com valores a partir do Pipedrive
Nota:
Para utilizar esta funcionalidade, o estado do documento deve ser “Rascunho”.
Se atualizar as informações na sua transação depois do documento ter sido criado ou associado à transação, pode atualizar o seu documento com novos valores a partir da transação associada. Veja como:
Dentro do documento PandaDoc, aceda ao painel Integrações clicando no ícone Pipedrive à direita.
Em Dados do documento, clique em "Importar do CRM".
As variáveis serão atualizadas com as informações corretas do Pipedrive. Não poderá atualizar os campos do PandaDoc ou as variáveis da função.
As informações do produto na sua tabela de preços ou na ferramenta de orçamentação (quaisquer campos predefinidos ou personalizados mapeados) serão atualizadas com as informações corretas de Pipedrive. Se um item de produto tiver sido removido ou adicionado do/ao negócio, a alteração será removida da tabela de preço ou da ferramenta de orçamentação.
Para atualizar a moeda num documento do PandaDoc se não corresponder à moeda do Pipedrive, siga estas etapas:
Dentro do documento PandaDoc, aceda ao painel Integrações clicando no ícone Pipedrive à direita.
Em Dados do documento, clique em Importar a partir de CRM.
A moeda será atualizada na tabela de preços ou no criador de orçamentos e refletida no valor do documento.
Nota:
A funcionalidade funcionará para documentos criados a partir de um negócio do Pipedrive e aos que forem associados a um negócio do lado do PandaDoc.
Perguntas frequentes
Posso alterar o estado da transação após a assinatura automática do documento?
Pode utilizar a funcionalidade Automatizações externas para alterar o estado do negócio no Pipedrive quando o estado de PandaDoc documento muda.
Em alternativa, pode utilizar o Zapier para atualizar o estado do negócio depois de um documento ter sido assinado.
Resolução de problemas
Estou a receber o erro de integração
Se vir o erro na captura de ecrã abaixo à medida que cria um documento a partir do Pipedrive, é provável que precise de religar a nossa integração. Não se preocupe — não perderá nenhum dos documentos que criou!
Abra a sua conta do PandaDoc, vá a Definições > Integrações, encontre o Pipedrive, clique nele para desligar e, em seguida, clique em Ligar. Agora tente criar um documento novamente.
Vejo um erro na aplicação do Pipedrive no meu documento do PandaDoc "O PandaDoc não está ligado ao Pipedrive. Contacte o seu administrador do PandaDoc para configurar a integração.
Para utilizar a integração, tem de iniciar sessão na área de trabalho e estar ligado a um Pipedrive CRMativo. Aceda a Definições > Integrações, clique em Pipedrive e verifique se a integração está ligada ao área de trabalho na qual tem atualmente sessão iniciada.