Obs!
Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.
Du kan ställa in ett automatiserat internt arbetsflöde för att skicka dokument till utsedda godkännare innan du skickar dem till dina mottagare.
Tillgänglighet: Business och Enterprise
Hoppa till:
Videoöversikt:
Obs!
Kontoägare, administratörer eller chefer på en arbetsplats kan hantera arbetsflöden och fungera som dokumentgodkännare (om utnämnd som en godkännare).
Hur man använder arbetsflöde för godkännande
Arbetsflöde för godkännande aktiveras och hanteras på mallnivån.
Öppna en mall, klicka på sammanhangsmenyn Ställ in arbetsflöde. Använd växlingsknappen för att aktivera godkännandealternativet i mallen:
För att lägga till en godkännare börjar du bara med att skriva hens namn eller e-postadress i popup-fönstret.
För att lägga till en grupp av godkännare klickar du på “+Lägg till godkännargrupp", namnger den och lägger till dina godkännare.
När du är klar klickar du på “Spara”.
Obs!
En medlem i en godkännargrupp godkänner dokumentet för gruppens räkning.
Du kan ställa in en godkännandeordning och lägga till samma godkännare flera gånger om du vill att hen ska kontrollera dokumentet i flera steg.
Obs!
Du kan inte återanvända samma godkännandegrupp för andra mallar, du måste återskapa den.
Redigera/radera arbetsflöde och godkännare
För att granska, redigera eller radera ditt arbetsflöde går du till din mall och klickar sedan på sammanhangsmenyn Ställ in arbetsflöde.
Klicka på “Godkännandeinställningar" för att hantera dina godkännare och klicka på papperskorgsikonen för att radera en enskild godkännare eller en hel grupp:
Använd växlingsknappen för att stänga av godkännande i din mall:
Obs!
Du kan inte slå på/stänga av godkännanden i ett dokument.
Vad händer om en godkännare raderas från en arbetsplats?
Godkännaren bör avlägsnas från arbetsflödet innan hen tas bort från arbetsplatsen. Om detta inte görs kommer godkännaren att förbli i arbetsflödet för godkännande och dokumenten kommer att förbli oförändrade under godkännandeprocessen. Mejla [email protected] om ditt dokument inte går att ändra.
Skicka dokument för godkännande
När ett dokument har skapats kommer dokumentskaparen att skicka det för godkännande innan det skickas till mottagaren:
Dokumentets status kommer att ändras till “För godkännande” och godkännaren kommer att få ett e-postmeddelande. Hen kan öppna dokumentet och har då två alternativ: att godkänna eller avvisa.
Hen kan också lämna en kommentar till dokumentskaparen
När godkännaren avvisar eller godkänner dokumentet får dokumentskaparen ett e-postmeddelade med kommentaren (om tillämplig).
Dokumentets status kommer att godkännas eller avvisas. Om dokumentet godkänns kan dokumentet skickas.
Obs!
Godkännaren eller dokumentförfattaren kan skicka dokumentet när det är godkänt.
Om dokumentet avvisas måste dokumentet redigeras och återsändas för godkännande.
Den senaste aktiviteten i dokumentinformationen visar godkännandehändelser.
Villkorliga godkännanden
Tillgänglighet: Enterprise-abonnemang
Med vår funktion för villkorliga godkännanden kan du automatisera ditt arbetsflöde för dokumentgodkännande. Godkännare mottar endast ett dokument om villkoren som anges i mallen uppfylls. Om ett villkor inte uppfylls får dokumentet automatiskt godkänd status.
Du kan ställa in ett villkor för:
Dokumentvärde
Rabatt för radpost
Total rabatt
Rabattsumma för radpost
Hur man ställer in villkorliga godkännanden
För att ställa in villkor för ditt arbetsflöde för godkännande ska du börja med att öppna din mall och sedan följa dessa steg:
Tryck på menyn med de vertikala ellipserna högst upp på sidan och välj sedan Arbetsflöde i rullgardinsmenyn
I panelen Godkända slår du på växlingsknappen för att komma åt godkännandeinställningarna.
Lägg till enskilda godkännare eller en godkännargrupp
Klicka på knappen + Lägg till villkor och lägg sedan till ett eller flera villkor
Klicka på Spara
Tips:
Du kan ställa in olika villkor för enskilda godkännare separat, eller lämna vissa godkännare utan villkor om de behöver godkänna varje dokument.
Tips:
Ställ in en godkännadeordning om du vill att dokumentet endast ska skickas till en godkännare i taget.
Obs!
Eftersom valutan för villkorligt godkännande kontrolleras av dokumentets valutavärde kommer valutan för villkorligt godkännande att synkroniseras med den.
Spåra godkännanden
Både Detaljöversikten och panelen Senaste aktivitet spårar ett dokuments godkännandestatus, till exempel när ett godkännande automatiskt skickats vidare eller ett dokument har godkänts.
