Tillgänglighet: Business* och Enterprise

* Business användare kan skapa obegränsat antal rum, men publicera högst tre.

Denna funktion är för närvarande i sin tidiga åtkomstfas. Kontakta din Account Manager eller Customer Success Manager för att fråga om du kan använda den.

Med rum kan du skapa ett säkert samarbetsutrymme – ett centralt nav för att organisera resurser, dela dokument och samarbeta och förhandla med köpare.

Titta på en översiktsvideo:

Du kan skapa en rummall som du kan använda upprepade gånger.

Börja med att välja Rum i den högra panelen och välj sedan Mallar > +Mall uppe till vänster.

Om du vill ändra rummallens namn ersätter du "New room" i den vänstra panelen med det rumsnamn du vill använda.

Varje rum består av ett hem och två tillbyggnader:

Du kan alltid ändra tillbyggnadsnamn och deras ordning.

Du kan använda en av standardåtgärderna i en mall eller välja +Task för att lägga till en ny. Läs mer om uppgifter här.

Välj Dokument och filer och lägg till filer, PandaDoc mallar, eller länkar som du vill inkludera i en rummall.

Om du vill ta bort innehåll från rummallen håller du muspekaren över ett objekt och väljer den vertikala ellipsen (tre prickar) längst till höger och väljer sedan Ta bort från mall.

Alla användare på ditt konto kan skapa rum. Alla kontomedlemmar kan också granska befintliga rum som skapats av andra användare, men de kan inte granska dokument om de inte är dokumentdeltagare.

Välj Rooms i den vänstra navigeringspanelen, +Room längst upp till vänster, sedan en av dina rummallar eller +Blank för att skapa ett rum från början.

Alternativt kan du välja Mallar, klicka på mallen som du har skapat och välj sedan Använd denna mall för att skapa ett rum.

När du skapar ett rum kommer en ny dokumentmapp att visas i din dokumentlista. Alla dokument som du laddar upp till rummet flyttas automatiskt till den här mappen.

Om du vill ändra namnet på ett rum väljer du "Nytt rum" i det övre vänstra hörnet, lägg till det namn du vill använda och väljer sedan "Enter".

Du kan ge rummet en mer personlig prägel genom att ladda upp en logotypbild och lägga till en kort beskrivning som visas i rummet.

Du kan enkelt göra om ett rum till en rummall för framtida bruk. Öppna ett publicerat eller opublicerat rum, välj den vertikala ellipsen (tre prickar) längst upp till höger och välj Konvertera till mall i rullgardinsmenyn.

Användare med en Medlems- eller anpassad roll som inte har behörighet att skapa rummallar kommer inte att kunna konvertera ett rum till en mall.

När du har valt Konvertera till mall kommer du till den nyskapade mall, som kommer att ha samma namn som det ursprungliga rummet.

Dokument i ett rum som har skapats från början konverteras automatiskt till mallar.

När du har lagt till allt nödvändigt innehåll väljer du Publicera längst upp till höger för att dela rummet med alla medlemmar.

När du har bekräftat åtgärden genom att välja Publish får alla rumsmedlemmar ett e-postmeddelande med en länk till rummet. Rummets status ändras till "Publicerat" och alla PandaDoc-dokument i utkaststatus med åtkomstnivå inställd på "Endast undertecknare" eller "Alla i rummet" skickas automatiskt till sina respektive mottagare.

Innan du delar rummet via en länk ska du se till att rätt innehåll markeras som 'synligt för alla rumsmedlemmar'.

När du har publicerat ditt rum kan du dela länken till det med rumsmedlemmarna via den messenger-app eller textmeddelande (SMS) som du föredrar.

För att få länken till rummet, välj Kopiera länk längst upp till höger, eller välj Medlemmar längst ner till vänster > Kopiera länk.

När användare öppnar rummet via den delade länken går de in i förhandsgranskningsläget. Detta läge gör det möjligt för dem att se innehåll som är markerat som "synligt för alla rumsmedlemmar". För att signera ett dokument eller få tillgång till begränsat innehåll måste användarna välja Logga in och verifiera sin åtkomst via e-post.

Om du inte längre vill dela ett rum med rumsmedlemmar öppnar du ett publicerat rum och väljer Avpublicera längst upp till höger. När du avpublicerar rummet kan rummets medlemmar inte längre komma åt det.

Ett raderat rum kan inte återställas.

Håll muspekaren längst till höger i ett rum och välj sedan den vertikala ellipsen (tre prickar) > Delete.

Om du vill ta bort flera rum markerar du området till vänster om deras namn och väljer sedan Delete längst upp till höger.

Som rumskapare (ägare) kommer du att få e-postmeddelanden om aktivitet i rummet. Dessa meddelanden omfattar följande:

Du kan när som helst hantera rumsmeddelanden genom att välja "Rum" i den vänstra navigeringspanelen och sedan kugghjulsikonen längst ned till vänster. Avmarkera/markera sedan de meddelanden som du vill inaktivera/aktivera och välj slutligen Spara.

Du kan lägga till och redigera uppgifter och innehåll i ditt rum efter att du har publicerat det.

Hem är det som rummets medlemmar först ser när de öppnar en inbjudan att gå med. För att anpassa ditt rums hem, börja med att navigera till "Hem" på den vänstra panelen. Välj sedan Redigera sida och använd innehållsblock som text, bild, video och tabell för att utforma sidan. Du kan också skriva ett välkomstmeddelande, lägga till instruktioner och till och med bädda in en video eller bild. Skräddarsy ditt rums hem för att göra det inbjudande och informativt för alla medlemmar.

Om ditt rums hem är tomt utan block kommer fliken inte att vara synlig.

Med hjälp av åtgärdsplan kan du vägleda dina intressenter genom komplexa affärer som kan omfatta dokumentförberedelse, due diligence och hantering av tidslinjer, allt från ett och samma ställe.

Om inga uppgifter har skapats i rummet kommer åtgärdsplanfliken inte att vara synlig för medlemmarna.
​
​

Om du vill skapa en uppgift väljer du +Uppgift och börjar skriva i fältet "Uppgiftens namn".

Håll sedan muspekaren över uppgiften och välj Detaljer att Tilldela, Ange förfallodatum och Bifoga filer till uppgiften.

En uppgift kan tilldelas till:

Uppgiftens förfallodag:

Håll muspekaren över en uppgift, välj Detaljer, redigera uppgiften och stäng sedan Detaljer panelen.

Håll muspekaren över en uppgift och välj Ta bort.

Välj Dokument och filer och sedan Lägg till objekt/+Lägg till > Mapp från rullgardinsmenyn.

Ge den nya mappen ett namn och välj Spara.

Klicka på Add item/+ Lägg till och välj Skapa dokument från rullgardinsmenyn för att lägga till ett nytt dokument. Alternativt kan du också skapa ett dokument från en befintlig mall. När du har valt en mall eller valt Tomt dokument för att skapa ett dokument från början, fortsätter du genom att byta namn på dokumentet, tilldela mottagare och väljer Fortsätt.

Dokumentmottagare läggs automatiskt till som rumsmedlemmar, men de får endast tillgång till rummet om det är i statusen "Publicerat".

Du kan välja några av dina tidigare skapade dokument genom att klicka på Add item eller Add > Add document.

För att hitta ett befintligt dokument använder du sökfältet för att hitta den önskade filen, markerar den och klickar på knappen Lägg till objekt för att inkludera den.

När du publicerar rummet kommer deltagarna bara att se dokumentet i statusen "Skickat".

Du kan enkelt skicka ett dokumentutkast genom att hålla muspekaren över det i rummet och välja Skicka.

När du lägger till dina dokument kommer de att ha åtkomstnivån "Signerare" som standard, vilket innebär att när du bjuder in medlemmar och publicerar rummet kommer endast dokumentundertecknare att kunna se dem.

Du kan ladda upp vilken fil som helst till ditt rum, med en maximal filstorlek på 2 GB.

Om du vill ladda upp en fil till ett rum väljer du Lägg till > Ladda upp fil.

Genom att lägga till en publik länk till ett rum kan du enkelt dela olika typer av innehåll, t.ex. videor, kalendrar, marknadsföringspresentationer med mera. Detta gör att medlemmarna enkelt kan komma åt och engagera sig i ditt innehåll i ditt delade rum.

Du kan lägga till valfri länk i ett dokument genom att välja Lägg till objekt eller +Lägg till > Länk.

En användare kommer att kunna öppna en länk och interagera med den utan att lämna rummet.

Med hjälp av åtkomstnivåer i rum kan du styra hur synliga mappar, dokument och andra innehållsobjekt ska vara för varje inbjuden medlem.

Mappåtkomstnivåer styr vem som har åtkomst till specifika mappar och undermappar i ett rum.

Du kan välja mellan tre åtkomstnivåer:

För PandaDoc-dokument kan du välja mellan åtkomstnivåer som "Undertecknare", "Alla medlemmar" och "Interna medlemmar".

För andra innehållstyper, t.ex. uppladdade filer och länkar, är de tillgängliga åtkomstnivåerna "Alla rumsmedlemmar" och "Ingen".

I ett opublicerat rum väljer du +Bjud in längst upp till höger eller Medlemmar längst ner till vänster och skriver sedan en medlems namn eller e-postadress i fältet "Medlemmar".

I ett publicerat rum, välj +Bjud in längst upp till höger eller Medlemmar längst ner till vänster, skriv en medlems namn eller e-postadress i fältet "Medlemmar" och välj sedan medlem i rullgardinsmenyn. För en ny kontakt, välj Lägg till Medlem från rullgardinsmenyn, skriv ett meddelande för e-postinbjudan och välj sedan Publicera.

Om du behöver skicka en inbjudan på nytt väljer du Medlemmar längst ned till vänster, sedan medlem och slutligen välj Skicka inbjudan på nytt.

Navigera till Medlemmar i det nedre vänstra hörnet, markera namnet på den medlem du vill ta bort och välj sedan Ta bort medlem.

När du tar bort en medlem kommer den inte automatiskt att tas bort som mottagare av dokument som lagras i ett rum.

Om du vill ändra en medlems behörighetsinställningar väljer du Medlemmar längst ned till vänster och sedan medlemmens namn. Under "Medleminställningar" hittar du två behörigheter: "Kan bjuda in medlemmar" och "Kan lägga till innehåll".

När din dokumentdeltagare öppnar inbjudan att gå med i rummet för första gången kommer rummets skapare (ägare) att få ett e-postmeddelande.

Deltagaren kommer att skickas till rummets hem när de väljer Gå med i rum.

Om deltagaren är en undertecknare av ett dokument ser han eller hon Signera nu högst upp på sidan. När de har valt Signer dokument kommer de att uppmanas att granska och fylla i varje dokument individuellt.

Varje dokument kan signeras separat, vilket eliminerar den allt-eller-inget-strategi som vanligtvis förknippas med buntar.

Du kan enkelt se dokumentinformation utan att öppna dokument. För att göra detta, håll muspekaren över ett dokumentnamn och välj Dokument info för att se analyser och senaste aktivitet.

Logg är ett register över alla åtgärder som utförs i ett rum, inklusive vem som utförde en åtgärd, när den utfördes och vad åtgärden var. Denna information kan användas för att spåra användaraktivitet, felsöka problem och säkerställa efterlevnad av organisationens policyer.

För att se Logg för ett rum, välj fliken Logg i rummets sidofält. Loggen visas alla åtgärder som har utförts i rummet i kronologisk ordning.

Se till att ansluta din PandaDoc-arbetsyta till ditt HubSpot-konto. För mer information, gå hit.

Du kan skapa ett rum inifrån HubSpot. Öppna en affärs-, företags- eller kontaktenhet och hitta sedan PandaDoc Rooms avsnittet i den högra panelen. I det här avsnittet väljer du Skapa Rum.

Du kan också länka och avlänka ett rum till en HubSpot-affär från det högra reglaget.