Tillgängligt: Business- och Enterprise-abonnemang

PandaDocs avtalsarkiv effektiviserar avtalshanteringen, så att du enkelt kan samla in viktiga avtalsdatapunkter, till exempel avtalsvillkor, datum och skyldigheter. Du kan söka och filtrera dokument med hjälp av dessa avtalsdata.

Så här fungerar det:

Låt oss gräva djupare …

Endast användare med ett Admin- eller Manager-konto kan komma åt fliken Datainställningar i Inställningar.

Välj kugghjulsikonen eller din profilbild längst ner till vänster för att komma till Inställningar, välj sedan Data. Härifrån kan du skapa de ”Dokumenttyper” och ”Datafält” som du ska använda i dina mallar och dokument. Dessa kan fyllas i manuellt senare och användas för att filtrera sökningar och generera rapporter för att analysera avtal i hela organisationen.

Innan du börjar:

- Om du planerar att spåra olika datapunkter för olika dokumenttyper måste du först ta fram en lista över dokumenttyper. Hoppa över detta steg om uppsättningen datapunkter kommer att vara densamma för alla dokument.

- Tänk sedan på den lista med data som du kommer att spåra i dina dokument. När du har den informationen är du redo att gå vidare och skapa dina datafält och dokumenttyper.

Skapa först en lista över datafält. När dessa är på plats kan du gå vidare med att skapa dokumenttyper och länka dina datafält till olika dokumenttyper.

Klicka på knappen +Datafält för att skapa ett nytt fält. Ange fältnamnet och ange datatyp och formatering.

Med datatypen kan du validera användarinmatning när värden matas in i datafält. Om du till exempel skapar ett datafält för att spåra datum väljer du datatypen Datum för att se till att alla datum har samma format.

När ett fält har skapats kan du bara ändra dess datatyp om det inte innehåller några data som matas in i mallar/dokument.

Följande datatyper finns att välja mellan:

När du har konfigurerat inställningarna för datafältet väljer du Spara längst upp till höger eller väljer den lilla pilen bredvid knappen Spara för att välja Spara och skapa ett annat fält.

Gå sedan till fliken ”Dokumenttyper” och klicka på + Typ. Ange dokumenttypens namn och välj + Datafält för att länka de relevanta datafält som kommer att visas när denna dokumenttyp väljs i en mall eller ett dokument. Välj Spara längst upp till höger eller välj den lilla pilen bredvid knappen Spara för att välja Spara och skapa en annan typ.

Om du vill sluta samla in information för vissa fält eller dokumenttyper kan du enkelt ta bort dem.

Håll muspekaren över ett fält/dokumenttyp till höger och välj Arkiv.

Alternativt kan du klicka på fältet/typen du vill avaktivera och välja Arkiv längst upp till höger.

Om du vill arkivera flera fält/dokumenttyper samtidigt väljer du dem genom att markera dem till vänster om deras namn och väljer Arkiv längst upp till höger.

För att återställa arkiverade fält/dokumenttyper öppnar du fliken ”Arkiverat” i ”Datafält”/”Dokumenttyper”, väljer de fält/typer du vill återställa och väljer Återställ längst upp till höger. Alternativt kan du markera vertikala ellipser till höger om ett fält och välja Återställ.

Öppna en mall/ett dokument och välj Data i högerpanelen. Om du har ställt in dokumenttyper väljer du en och fyller i värdena i datafältet. Annars ser du den fullständiga listan över datafält som har ställts in i arbetsytans inställningar. Sedan kan du börja fylla i den med värden.

Användare med rollen Manager eller Admin kan endast välja dokumenttyper och lägga till värden i datafält i en mall/ett dokument. Användare med rollen Medlem kan endast välja dokumenttyper och datafält i skapade dokument. Användare med rollen Manager eller Admin kan definiera datafält för en dokumenttyp i Datainställningar.

Om du inte ser det fält du behöver väljer du Inställningar för datafält. Härifrån kan du antingen länka ett befintligt fält till en motsvarande dokumenttyp eller skapa ett nytt datafält om det inte redan finns.

För att filtrera dokument kan du använda dokumenttyp eller vilket datafält som helst som har ett inmatningsvärde. Välj bara ellipsmenyn, välj den dokumenttyp/det datafält som du vill filtrera baserat på och välj Använd.

När det valda fältet visas i listan över dina filter klickar du på rullgardinsmenyn Filter och skriver in eller väljer det värde som du vill filtrera efter. Välj Använd.

Du kan bara använda dokumentdatarapporter med PandaDocs nya utseende och känsla.

Ja, du kan lägga till datafält och dokumenttyper som anges i Datainställningar även i de uppladdade dokumenten.

Du kan skapa anpassade fältuppsättningar och tillämpa dem på dokument med hjälp av dokumenttyper genom att konfigurera fältuppsättningen per dokumenttyp och tillämpa den på ett dokument eller en mall.

Arkivera onödiga datafält för att ta bort dem från dokument, filter och rapportering.